Sve više IT kompanija prelazi na Scrum metodologiju. Ovakav pristup radu omogućava im da ubrzaju poslovne procese, isporuče proizvode višeg kvaliteta, maksimiziraju svoj profit, kao i povećaju zadovoljstvo kupaca i zaposlenih. U ovom članku pokušaćemo da objasnimo suštinu Scrum upravljanja projektima i opišemo njegove primarne prednosti. Saznat ćete da li ova metodologija može odgovarati vašem poslovanju i zašto.
Suština upravljanja Scrum projektima
Prema Scrum metodologiji, puni obim posla je podijeljen na kratke sprintove. Tipično, sprint traje 2 sedmice. Ovisno o specifičnostima vašeg poslovanja i proizvoda, možda želite da vaši sprintovi traju od 1 do 4 sedmice. Čim se sprint završi, analizirate njegove rezultate, ispravljate svoje greške i nastavljate raditi u iterativnim ciklusima dok ne postignete jedan od sljedećih ciljeva:
● Ispoštujte rok
● Ispraznite budžet
● Popunite dovoljno radnih predmeta
Scrum timovi su međufunkcionalni, fleksibilni i karakterizirani su većom reakcijom na klijente. Tokom sprinta, oni vizualiziraju svoje radne tokove uz pomoć dijagrama i tabli koji im omogućavaju da mjere svoju efikasnost u pokretu. Scrum nije linearan proces, već fluidna praksa. Profesionalci koji usvajaju ovu metodologiju moraju uzeti u obzir mnoge dinamičke elemente.
Prije nego što je Scrum menadžment postao uobičajen, organizacije su se držale Waterfall pristupa. To bi unaprijed popravilo puni obim projekta. Prije nego što vaš tim počne razvijati proizvod, trebali biste pripremiti iscrpne zahtjeve za njega, dizajnirati dokumentaciju i izvršiti detaljnu analizu. Nedostaci Waterfall pristupa su:
● Prekoračenje budžeta
● Kašnjenja
● Nemogućnost određivanja prioriteta zadataka
● Podstandardni kvalitet proizvoda
● Previše funkcija proizvoda koje korisnicima jedva da trebaju
Scrum vam omogućava da izbjegnete ove nedostatke jer:
● Rastavlja sav posao na komade koji se lako mogu upravljati
● Olakšava proces određivanja prioriteta zadataka
● Podstiče komunikaciju i saradnju unutar vašeg tima i između vas i vaših klijenata
Nakon što pređete na Scrum upravljanje, isporučivaćete češće. Primat ćete redovne povratne informacije od svojih klijenata i prilagođavat ćete svoje tokove rada i proizvode prema komentarima vaših kupaca. To će povećati vašu ukupnu poslovnu vrijednost i klijenti će biti zadovoljniji vama.
Aktivnosti u Scrum projektnom menadžmentu
Profesionalci koji rade po Scrum metodologiji moraju obaviti sljedećih šest vrsta aktivnosti:
● Organiziranje zaostalih predmeta. Ovaj proces je također poznat kao “uređivanje zaostalih predmeta”. Zaostatak je lista zadataka koje treba obaviti tokom sprinta. Osoba koja je zadužena za to je poznata kao “vlasnik proizvoda”. Stalno su u kontaktu sa klijentom i prate tržište. Njihov krajnji cilj je osigurati da proizvod spreman za upotrebu bude u skladu s početnom vizijom proizvoda. Vlasnik proizvoda prima i obrađuje povratne informacije kako od programera tako i od klijenata. Oni daju prioritet zadacima, pazeći da nema kašnjenja ili pogrešnih tumačenja.
● Planirajte sprintove. Prije početka sprinta, Scrum master organizira sastanak cijelog razvojnog tima. Sveukupno, ovi profesionalci određuju cilj predstojećeg sprinta i dodaju relevantne korisničke priče iz zaostatka proizvoda. Ove priče bi trebale biti usklađene s ciljem i programeri bi trebali imati dovoljno resursa da ih implementiraju tokom sprinta. Do kraja sastanka, svako uključeno osoblje treba da jasno razume šta i kako treba da isporuči tokom sprinta.
● Sprint. Što je posao složeniji i što je više nepoznanica, sprint bi trebao biti kraći. Ako članovi vašeg tima shvate da se ne mogu nositi sa potrebnim obimom posla, trebali bi o tome obavijestiti menadžment. Programeri bi trebali razgovarati o situaciji s vlasnikom proizvoda kako bi postavili realnije ciljeve i rokove. Međutim, ne biste trebali mijenjati trajanje sprinta. Ako su dvije sedmice, ne bi trebalo da bude duže ili kraće. Dosljednost će vam omogućiti da učite iz prošlih iskustava i primijenite taj uvid u buduće sprintove.
● Dnevni scrum ili standup. Svako jutro, vaš tim bi se trebao sastati otprilike 15 minuta kako bi se uvjerio da svi dijele identičnu viziju onoga što treba učiniti danas. Izraz “standup” znači da ne morate ni da sednete. Da bi se pripremio za ovaj događaj, svaki član tima treba sebi da postavi sljedeća pitanja: “Šta sam radio jučer? Šta planiram danas? Ima li prepreka?”. Na ovom sastanku članovi tima mogu postavljati pitanja o današnjem radu i informirati druge o svim nedoumicama koje bi mogli imati.
● Pregled sprinta. Na kraju svakog sprinta, trebali biste zauzeti mjesto sa cijelim timom i dionicima. To bi trebao biti neformalni sastanak. Vaši klijenti bi trebali pregledati proizvod i podijeliti povratne informacije s vama. Vlasnik proizvoda će odlučiti hoće li pustiti povećanje ili ne. Optimalno trajanje pregleda sprinta ovisi o trajanju sprinta. Na primjer, ako je sprint trajao mjesec dana, njegov pregled ne bi trebao trajati više od četiri sata.
● Sprint retrospektiva. Retrospektiva se ne mora održati na kraju sprinta. Možete ga organizirati kada se vaš tim osjeća spremnim da razgovara o sprintu, ili određenim ceremonijama, ili alatima, ili projektu, ili ljudima i njihovim odnosima. Trebali biste se fokusirati na pozitivne aspekte svog rada, a ne na negativne. Vaš tim bi trebao identificirati vježbe i instrumente koje može nastaviti koristiti u sljedećim sprintovima.
Ponekad možete naići na liste glavnih Scrum aktivnosti koje uključuju samo četiri elementa: planiranje, dnevne sastanke, preglede i retrospektive. Zaostaci i sprintovi se tada mogu klasificirati kao artefakti.
Glavni artefakti Scrum menadžmenta
Već smo razjasnili značenje pojma “sprint backlog”. U Scrum menadžmentu se možete osloniti i na zaostatak proizvoda — ovo je lista funkcionalnosti koje treba dodati proizvodu. Vlasnik proizvoda daje prioritet zaostatku tako da programeri prvo počnu raditi na najvažnijim karakteristikama.
Osim toga, trebali biste koristiti grafikone sagorevanja. Oni otkrivaju koliko posla članovi vašeg tima još trebaju obaviti do kraja sprinta. Ovaj alat vam omogućava da na prvi pogled odredite da li ćete moći ispoštovati rok ili ne.
Još jedan koristan alat su korisničke priče. Takva priča opisuje dio softvera, ili karakteristike softvera, iz perspektive korisnika. Omogućava programerima da shvate koje karakteristike određeni tip klijenta želi da pronađe u proizvodu i zašto. Članovi vašeg tima moći će poboljšati kod proizvoda kako bi bolje zadovoljili potrebe vaše ciljne publike.
Na kraju treba spomenuti i vremenski okvir. Svi sprintovi unutar projekta imaju isto fiksno trajanje. Vremenski okvir može imati drugačije trajanje. To je unaprijed određen vremenski period u kojem programeri nastoje postići određeni cilj. Kao i sprintevi, vremenski okviri se ne mogu produžiti. Ako tim ne postigne cilj na vrijeme, pristup vremenskom okviru se zaustavlja. Ovaj alat pomaže Scrum kompanijama da analiziraju napredak i resetuju ciljeve.
Uloge u Scrum timu
Scrum upravljanje projektom uključuje tri glavne uloge:
● Vlasnik proizvoda
● Scrum master
● Programeri
Vlasnik proizvoda nije odgovoran za tehnički razvoj proizvoda — ali razumiju poslovnu vrijednost proizvoda bolje od bilo koga drugog. Oni su najobrazovaniji članovi tima. Oni su zaduženi za pisanje korisničkih priča i njihovo određivanje prioriteta, kao i za sređivanje zaostalih proizvoda. Vlasnik proizvoda služi kao posrednik između razvojnog tima, dionika i klijenata.
Scrum master osigurava da se tim pridržava Scrum metodologije. Uloga ovog profesionalca djelomično se preklapa s odgovornostima tradicionalnog menadžera projekta. Međutim, za razliku od projekt menadžera, Scrum master ne distribuira zadatke među članovima tima i ne daje svakodnevne smjernice programerima. Umjesto toga, fokusirani su na otkrivanje problema koji bi mogli usporiti napredak tima i pronalaženje načina za njihovo uklanjanje.
Idealan Scrum razvojni tim se sastoji od 5-9 članova. Dizajniraju proizvod, pišu kod za njega, analiziraju i testiraju proizvod. Vlasnik proizvoda pruža programerima korisničke priče koje služe kao osnova za tehničku komunikaciju. Scrum timovi su samoorganizovani. Svi njihovi članovi su kolektivno odgovorni za obavljanje posla.
Sve u svemu, ovi profesionalci rade na dizajnu i upravljanju proizvodom, kao i na komunikaciji s ključnim dionicima i članovima tima. Vlasnici proizvoda, Scrum majstori i programeri učestvuju u svih šest tipova Scrum aktivnosti koje su gore navedene.
Razlika između Scrum Mastera i Project Managera
Bilo bi pogrešno misliti da vam ne treba menadžer projekta ako već imate Scrum mastera u svom timu. Predstavnici organizacija koje su nedavno prešle na Scrum metodologiju ponekad misle da su ove dvije uloge zamjenjive ili se barem u velikoj mjeri preklapaju. Zapravo, to su dvije različite pozicije.
Uloga projekt menadžera je tradicionalna. To je tipično za organizacije koje rade zajedno sa konvencionalnim Waterfall pristupom. U međuvremenu, Scrum sugerira da bi posao trebao poremetiti staromodan način organizacije tokova posla. Menadžer projekta djeluje kao konačni donosilac odluka, preuzima odgovornost za sve neuspjehe i osigurava da programeri ispune sve postavljene ciljeve. U ovom aspektu, uloga projekt menadžera je sličnija onoj vlasnika proizvoda u Scrum-u. Scrum master, nasuprot tome, izbjegava preduzimanje odluka ili pružanje odgovora na probleme. Oni djeluju kao treneri i fasilitatori. U međuvremenu, menadžeri projekata donose odluke i pružaju rješenja.
U Scrum metodologiji, dužnosti tradicionalnog menadžera projekta mogu se podijeliti između programera, vlasnika proizvoda i Scrum mastera. Međutim, to ne znači da svi Scrum timovi rade bez projekt menadžera. Ovaj profesionalac radi nešto što niko drugi ne može: utiče na projekat, procese i ljude.
Menadžeri projekata organizacija koje se drže Waterfall metodologije mogu se protiviti prelasku na Agile jer se boje da će izgubiti posao. Umjesto da ih otpuštaju, menadžeri bi ih trebali obučiti kako bi im pomogli da brže prihvate Agile vrijednosti. Nakon završetka obuke, projekt menadžeri treba da se postaraju da svi ostali članovi tima budu u skladu sa Scrum standardima i da se ne vraćaju svojim starim radnim navikama. Trebali bi podsjetiti druge da bi trebali kontinuirano učiti. Scrum podstiče stalni razvoj i poboljšanje.
Sama formulacija uloga “tim proizvoda” i “vlasnik proizvoda” sugerira da su ovi stručnjaci fokusirani na proizvod, a ne na projekat. Menadžer projekta u Scrum-u bi trebao pomoći timovima u pitanjima usklađenosti i izvještavanja. Među svim industrijskim standardima koje programeri moraju poštovati, oni koji se odnose na sigurnost podataka su najvažniji. Menadžer projekta može izvršiti reviziju programera kako bi identifikovao i analizirao potencijalne rizike.
Prednosti i nedostaci Scrum-a
Preduzeća prelaze na Scrum menadžment zbog sljedećih prednosti ove metodologije:
● Poboljšana transparentnost i vidljivost projekta. Tokovi rada postaju transparentniji zahvaljujući jasno definisanim ulogama članova tima, rutinskim prijavama i svakodnevnim sastancima. Menadžeri mogu lako predvidjeti potencijalna uska grla ili nesporazume i izbjeći ih.
● Odgovornost među timovima. U Waterfall pristupu, menadžeri određuju koji obim posla svaki tim i svaki profesionalac treba da završe u određenom vremenskom periodu. U Scrumu, timovi sami odlučuju o svom radnom opterećenju. Takav pristup im omogućava da postave realnije ciljeve i rokove. Tokom radnog procesa, profesionalci mogu postavljati pitanja i slobodno iznositi svoje mišljenje. Vaše osoblje će cijeniti poboljšanu komunikaciju i mogućnosti saradnje.
● Fleksibilnost. Timovi koji rade zajedno sa Scrum metodologijom mogu lako prihvatiti promjene zahvaljujući stalnim povratnim informacijama i kratkim iteracijama. Na redovnim sastancima, stručnjaci mogu razgovarati o svom napretku i identificirati mogućnosti za promjene.
● Smanjeni troškovi. Timovi koji preferiraju Waterfall metodologiju često se suočavaju s istim izazovom: kada je konačna verzija proizvoda skoro spremna, otkrivaju ozbiljnu grešku u njoj. Da bi popravili ovu grešku, moraju se vratiti na početne faze radnog procesa. Možda će im trebati previše vremena i sredstava da riješe problem. Scrum, nasuprot tome, omogućava programerima da otkriju greške mnogo ranije. Kada otkrijete problem, možete ga riješiti tokom sljedećeg sprinta.
S druge strane, Scrum upravljanje ima nekoliko nedostataka:
● Skalabilnost. Skaliranje bi moglo postati izazov ako ciljevi ostanu fluidni i promjene se otvoreno podstiču. Zainteresovane strane možda žele postaviti nove ciljeve za programere kako bi proširili funkcionalnost proizvoda. Timovi se moraju prilagoditi novim zahtjevima bez kompromisa po pitanju kvaliteta.
● Izazovi vezani za upravljanje velikim timovima. Kao što smo već rekli, optimalna veličina Scrum razvojnog tima varira od 5 do 9 profesionalaca. Ako je vaš tim veći, može biti teško upravljati njime prema Scrum principima.
● Iskustvo i posvećenost. Da biste radili produktivno, svi članovi vašeg tima bi trebali vrlo dobro poznavati Scrum principe i cijeniti ih. Ako određeni profesionalci ne dijele ovu ideologiju ili nemaju tehničku stručnost, tim neće biti efikasan.
● Stručnost Scrum majstora. Kvalitet proizvoda, zadovoljstvo klijenata i prihod kompanije u velikoj mjeri ovisi o ovom profesionalcu. Da bi postao dobar majstor, osoba treba da stekne iskustvo rada u dobro uigranom Scrum timu. Trebali bi izbjegavati kontrolu tima i nastojati da ih nadziru. Scrum master i programeri moraju izgraditi međusobno povjerenje i uspostaviti savršen odnos.
● Nepreciznosti uzrokovane nedefiniranim zadacima. Na svakom sastanku, članovi tima trebaju precizno definirati svoje zadatke. Ako to ne učine, moglo bi im trebati previše vremena da finaliziraju projekat i troškovi će naglo porasti. Planiranje će se pretvoriti u izazov i programeri će možda morati obaviti previše sprintova.
Kao što vidite, nedostaci Scrum menadžmenta nisu previše brojni, a prednosti ih daleko nadmašuju.
Razlika između Scrum-a, Kanbana i Agile-a
Profesionalci koji ostaju lojalni konvencionalnoj Waterfall metodologiji često koriste termine Scrum, Kanban i Agile naizmjenično, ali to je greška. Scrum je Agile okvir dok je Kanban drugačiji okvir. Kako bi maksimalno iskoristili oba okvira, neke kompanije ih spajaju u jedan i svoju metodologiju napravljenu po mjeri nazivaju “Kanplan” ili “Scrumban”.
Kanban i Scrum imaju dvije zajedničke karakteristike:
● Timovi dijele složene zadatke na manje dijelove posla kojim se može upravljati
● Profesionalci vizualiziraju svoje radne tokove na pločama
Ipak, ove dvije metodologije se značajno razlikuju po načinu postizanja ciljeva.
U Scrum-u, puni obim posla podijeljen je na male iteracije, od kojih sve imaju isto trajanje. Čim se sprint završi, tim proizvoda će odlučiti koje će inkremente objaviti u ažuriranoj verziji proizvoda. Ako tim ne ispoštuje rokove za odabrane zadatke, može ih premjestiti na sljedeći sprint. U Kanbanu, tim planira zadatke ili rad koji je u toku, prije nego što započne radni ciklus. Programeri ne izračunavaju unaprijed koliko će im vremena trebati da završe ove zadatke. Oni će izračunati vrijeme koje su potrošili na ove zadatke nakon što ih završe.
U poređenju sa Scrumom, Kanban je manje strukturiran. Ograničenje rada u toku je vjerovatno jedini kruti element koji ovaj okvir ima. Ostalo je otvoreno za tumačenje. Za razliku od Scrum-a, ovoj metodologiji nedostaju komponente kao što su dnevni standup, recenzije i retrospektive. Osim toga, Scrum timovi moraju biti međufunkcionalni — to znači da ne moraju ovisiti o vanjskim članovima kako bi postigli svoje ciljeve. Kanban metodologija ne zahtijeva da timovi budu međufunkcionalni.
Ukratko, Kanban bi mogao biti lakši za usvajanje. Prelazak na Scrum zahtijeva fundamentalnu promjenu u misaonom procesu i funkcioniranju razvojnog tima.
Koji softver koristiti za svoje Scrum projekte
Da biste mogli raditi zajedno sa Scrum metodologijom, trebali biste instalirati softver za upravljanje zadacima i projektima. Preduzeća svih veličina i iz svih industrija visoko cijene Bitrix24. Ovaj proizvod je dostupan kao cloud i lokalno rješenje, kao i aplikacija za iOS i Android. Možete besplatno isprobati njegovu osnovnu funkcionalnost, a zatim se prebaciti na jedan od plaćenih planova. Najpristupačniji košta 39 dolara mjesečno i može primiti 5 korisnika. Najskuplji košta 159 dolara mjesečno i prima neograničen broj korisnika.
Bitrix24 vam omogućava da kreirate neograničen broj zadataka i distribuirate ih među članovima vašeg tima. Možete kreirati zavisnosti zadataka kao i podzadatke za svaki zadatak. Ovaj softver vam omogućava da vizualizirate sve svoje radne tokove, što je neophodno za Scrum. Moći ćete otkriti uska grla mnogo prije nego što se pojave i izbjeći ih racionalnijom preraspodjelom resursa. Ako želite, softver vam može slati automatska obavještenja o potencijalnim problemima.
Za planiranje sastanaka i drugih događaja možete se osloniti na Bitrix24 kalendare. Možete ih učiniti privatnim ili javnim. Ako je kalendar privatan, moći će mu pristupiti samo oni korisnici koji imaju relevantna prava pristupa. Lako ćete organizirati događaje i pozivati ljude na njih.
Bitrix24 nudi odlične mogućnosti za saradnju i komunikaciju. Njegov ugrađeni kontakt centar omogućava vam da ostanete u kontaktu kako sa svojim osobljem, tako i sa vanjskim kontaktima (kao što su dioničari, izvođači ili slobodni radnici). Možete upućivati audio i video pozive, kao i slati e-poštu i tekstualne poruke direktno sa kontrolne table ovog softvera. Članovi vašeg tima mogu dijeliti datoteke i uređivati ih zajedno.
Čini se da je Bitrix24 savršen alat za organizacije koje su prešle na Scrum metodologiju.
Završna misao
Nadamo se da vam je ovaj članak bio informativan i da sada bolje razumijete Scrum metodologiju sa njenim prednostima i nedostacima. U poređenju sa konvencionalnim pristupom vodopada, ovaj koncept je mnogo fleksibilniji. Sav obim posla će biti podijeljen na kratke sprintove (obično jedan sprint traje dvije sedmice). Nakon što se vaše poslovanje prebaci na Scrum, trebali biste se pobrinuti da se svi članovi vašeg tima pridržavaju ove metodologije. Kada se pravilno implementira, ovaj pristup upravljanju trebao bi vam pomoći da svoje radne tokove učinite transparentnijim, povećate produktivnost vaših razvojnih timova, isporučite bolje proizvode i povećate svoj prihod.