Šta je automatizacija dokumenata? 9 početnih koraka

 

Za webinar koji raspravlja o pitanjima poput automatizacije dokumenata i još mnogo toga, pogledajte Bitrix24 video o CRM dokumentima i automatizaciji klijenata.

1. Identifikujte oblasti za automatizaciju

Uz pitanje “Šta je automatizacija dokumenata?”, prvo je potrebno definirati koje dokumente možete automatizirati. Ako ste novi u ovom polju, možda mislite da neka područja vašeg rada jednostavno nisu prikladna za automatizaciju. Međutim, želimo vam reći da se gotovo sve može automatizirati u većoj ili manjoj mjeri.

Pravni dokumenti

Posljednja stvar koju želite kada pišete službene ugovore je borba u posljednjem trenutku kako biste bili sigurni da ste pokrili svoju usklađenost. Korištenje predložaka s unaprijed odobrenim šablonskim jezikom može vam uštedjeti mnogo vremena i stresa – sve što trebate učiniti je da unesete imena, datume, lokacije i troškove i spremni ste za rad.

Ponude i fakture

Uklonite nagađanja iz vaših procesa naplate tako što ćete povezati ponude i fakture sa CRM-om i linijom proizvoda. Umjesto da kopate po detaljima svaki put kada trebate da izradite dokument, možete odabrati sve relevantne detalje i biti spremni za kratko vrijeme. Zatim ga pošaljite s unaprijed napisanom e-poštom i počnite raditi na svojim kreativnijim zadacima.

HR dokumenti

Ne mogu se automatizirati samo vaši napori okrenuti klijentima. Uštedite vrijeme na svakodnevnim zadacima ljudskih resursa tako što ćete dozvoliti svojim radnicima da sami obave dio posla. Ne govorimo o izradi čitavih dokumenata. Sve što treba da urade je da popune formular i njihovi zahtevi za odmor, službeno putovanje i troškovi mogu biti kreirani za nekoliko sekundi.

2. Automatizacija toka rada dokumenata za povećanu konzistentnost

Jedna od ključnih prednosti softvera za automatizaciju dokumenata je poboljšanje efikasnosti, ali to zahtijeva malu količinu organizacije u početku.

Tokovi posla su ključni za kontrolu kvaliteta jer uključuju sve korake koji su vam potrebni da označite svaki kvadratić. Sa softverom za upravljanje projektima, možete kreirati šablone sa koracima kao što su kreiranje, pregled, modifikacije, konačna provjera i slanje završenog dokumenta vašem klijentu. Sa čvrstim procesom na snazi, možete značajno smanjiti svoje margine za greške i uštedjeti svom timu muke da pamti svaki korak.

Zavisnosti su odličan odgovor na pitanje „šta je automatizacija dokumenata?“. Kada vaš tim završi jednu fazu vašeg toka posla, sljedeća se automatski dodjeljuje relevantnom radniku bez potrebe za dugotrajnim e-porukama ili telefonskim pozivima.

Na kraju lanca, vi kao menadžer dat ćete zeleno svjetlo za slanje dokumenata spremnih za klijente, sigurni da su u skladu sa vašim standardima.

3. Koristite dokumente koji se sinhronizuju na svim uređajima i korisnicima

Šta je automatizacija dokumenata bez odgovarajućeg softvera za to? Stvarni alati obično nisu previše komplikovani (mislite na obradu teksta i prezentacije), ali moraju imati prave karakteristike koje vam omogućavaju da izvučete maksimum iz vašeg softvera za automatizaciju dokumenata.

Uz kolaborativne fajlove zasnovane na oblaku , sva ažuriranja će se odmah sinhronizovati u cijelom vašem timu. Nema više slanja e-pošte naprijed-nazad s bezbroj verzija iste stvari, čak možete istovremeno raditi na istom dokumentu u udaljenim timovima. Nekada lijepo imati, a sada neophodnost, mobilna pristupačnost vam omogućava da sarađujete čak i kada ste u pokretu — odlično za putujuće prodajne timove.

Sinhronizovani dokumenti takođe omogućavaju brz proces pregleda, bez obzira da li ste u kancelariji ili ne. Nakon odobrenja, vaši kreativni timovi mogu primiti obavijest koja im govori da je OK i da je vrijeme da pređu na sljedeći korak u automatizaciji toka rada dokumenata.

Dokumenti kreirani iz vašeg CRM-a, kao što su fakture, znače da ne morate čak ni da otvarate uređivač. Osim toga, sve vaše informacije se pohranjuju u oblaku, tako da im vaš tim može pristupiti s bilo kojeg mjesta, uz pouzdan zapis sačuvan da ga svi vide.

4. Kreirajte predloške dokumenata

Uz automatizaciju, želite da stvari budu brze, tačne i praktične, zbog čega je jedan od najčešćih odgovora na pitanje „šta je automatizacija dokumenata?“ je postavljanje šablona. Možda ćete potrošiti malo više vremena nego obično stvarajući svoju prvu iteraciju, ali sada imate pouzdanu datoteku, uštedjet ćete ogromnu količinu vremena za dalje.

Predlošci vaših dokumenata ne moraju biti urezani u kamen. Kada je potrebno izvršiti promjene, svakako to učinite, samo sačuvajte svoj predložak s istim imenom datoteke kako bi ga vaš tim počeo koristiti prirodno. Vjerovatno će vam trebati spremište sa nizom predložaka koje ćete koristiti, a kada kreirate novi, možete duplicirati postojeći predložak, umjesto da počnete od nule.

Međutim, kreiranje predložaka nije samo puna dokumenta. Sa najboljim CRM-ovima, možete sačuvati isječke — tekstualne predloške koje možete uključiti u e-poruke jednim klikom na dugme. Stoga, umjesto da morate ručno upisivati ​​dijelove koji se ponavljaju i potencijalno praviti greške, možete popuniti e-poštu unaprijed odobrenim segmentima za koje znate da će prenijeti vašu poruku.

5.Održite svoj brend dosljednim

Postavite svojim dizajnerima zadatak da kreiraju glatke šablone dokumenata kao osnovu na kojoj će kreirati dokumente. To bi moglo biti jednostavno kao zaglavlja pisma za jednokratne najave, ali također možete formatirati cijeli vodič s uputama, paket informacija o brizi o korisnicima ili internu prezentaciju za uključivanje.

Vaš logotip je najvažniji dio, stoga ga postavite kao zaglavlje na vrh svojih dokumenata kao trenutno prepoznatljivi marker vašeg brenda. Zatim možete dodati malo boje da oživite svoju poruku, umjesto jednostavnog crno-bijelog tekstualnog dokumenta. Također biste trebali razmotriti font koji želite koristiti. Times New Roman je testiran i istinit, ali da li je to ono što je vaš brend? Nakon odobrenja, svojim klijentima možete ispaliti elegantne, brendirane dokumente svih vrsta.

Dosljednost ovdje igra veliku ulogu. Ako klijent vidi drugačiji format svaki put kada dobije dokument, počeće da sumnja u nedostatak profesionalizma. Softver za automatizaciju dokumenata će svaki put proizvesti isti stil, samo će se mijenjati relevantni detalji.

6. Integrirajte svoje dokumente s drugim poslovnim alatima

Šta je automatizacija dokumenata sa integracijama?

Obrasci su najbolji način za prikupljanje podataka o klijentima. Dodajte ih kao widgete na svoju web stranicu, povežite ih sa svojim društvenim medijima i koristite ih za svoju prodaju. Vaši klijenti popunjavaju podatke koje zatim možete koristiti za kreiranje vaših dokumenata.

Menadžer odnosa s kupcima je mjesto gdje se pohranjuju svi podaci o klijentima prikupljeni iz obrazaca. To je baza podataka koja podupire sve vaše prodajne napore i integrira se s dokumentima kao što su fakture i marketinške kampanje.

Komunikacijski alati su neophodni za prenošenje vaše poruke do vaših kupaca. Možete automatski popunjavati e-poštu, SMS i poruke društvenih medija podacima iz vašeg CRM-a i unaprijed odobrenim isječcima teksta za besprijekornu komunikaciju.

Analitika vam daje detaljne izvještaje o tome koliko dobro rade vaši dokumenti. Integracija analitike je prvi korak ka osiguranju uspjeha vašeg rada, od vremena koje vaš tim potroši na kreiranje do toga koliko je efikasan u pretvaranju potencijalnih klijenata u kupce.

7. Automatizacija vaših ponuda i faktura

Kada se zapitate „šta je automatizacija dokumenata“, lako je usredsrediti se na datoteke zasnovane na sadržaju, ali brzo kreiranje brendiranih ponuda i faktura je fantastična ušteda vremena i zarada.

Uz prave alate, automatizacija obrade dokumenata omogućit će vam da brzo sastavite ponude s nekoliko prilagodljivih polja za odabir proizvoda, količine i još mnogo toga. Samo nekoliko klikova na dugme i spremni ste za slanje. Ovo oslobađa izvanrednu količinu vremena kada imate posla s više klijenata.

Počnite sa svojim izgledom. Možete dizajnirati sve svoje ponude i fakture tako da budu u skladu s vašim brendom i stvoriti dosljedan stil koji je odmah prepoznatljiv. Logos i ton glasa su glavni ovdje.

Možete dodati sve vrste dodatnih funkcija, kao što su posebni popusti za nove kupce, i povezati to sa svojim CRM-om tako da ne morate ručno pronaći njihov datum akvizicije. Međunarodne kompanije također mogu imati koristi od polja koja automatski popunjavaju lokalne procedure oporezivanja i valute, što vam pomaže da održite usklađenost bez sati istraživanja (i velikog stresa).

8. Automatizirajte komunikaciju s klijentom

Prednosti automatizacije poslovnih dokumenata nadilaze jednostavno kreiranje samog dokumenta.

Uzmimo ponude i fakture kao primjer. Nakon što prilagodite svoja polja i izradite dokument, možete automatizirati način na koji ga dostavljate svojim klijentima. Bilo da se radi putem e-pošte ili SMS-a, možete dodati korak u svoj radni tok i učiniti ga dijelom procesa automatizacije dokumenata.

Ako radite na dokumentu kojem su potrebne povratne informacije, možete otvoriti dozvole kako bi vaši klijenti mogli predložiti promjene unutar samog dokumenta. Ovo pomaže da se složene upute za nabrajanje sačuvaju u e-poruci kojoj možete lako izgubiti pojam. Umjesto toga, dobit ćete obavještenje koje vas vodi do dokumenta da prihvatite ili odbijete promjene.

Dakle, kada razmišljate “šta je automatizacija dokumenta?”, nemojte to ograničavati samo na automatizaciju samog dokumenta. Razmislite šta se dešava prije ili poslije i potražite više načina da pojednostavite svoj radni tok.

9. Primijenite analitiku na svoje dokumente

Ali čemu u konačnici služi automatizacija dokumenata? Da, odlično je za smanjenje vremena i povećanje dosljednosti u vašem radu, ali sve to na kraju dovodi do povećanja prihoda. A kada je u pitanju mjerenje vaših napora, morate ući u suštinu analitike.

Softver za praćenje vremena vam omogućava da izmjerite koliko je vremena potrebno da se automatizirani dokumenti dovrše u usporedbi s ručnim metodama, a zatim možete produktivnije uložiti ušteđeno vrijeme.

Na potpuno drugačiji način možete analizirati performanse vaših online dokumenata koristeći web analitiku. Saznajte koliko dugo su vaši korisnici ostali na stranici, koji su kliknuli, a koji su odbili, i sastavite automatske izvještaje koje možete analizirati i koristiti za poboljšanje.

Integracija analitike koristi prednosti automatizacije dokumenata izvan oslobađanja vremena za korištenje na produktivnije načine. Postaje temelj mjerenja vašeg uspjeha koji možete predstaviti dionicima kao dokaz vašeg napretka.

Sa ovih devet koraka, sigurni smo da ste odgovorili na pitanje „šta je to automatizacija dokumenata?“ i već ćete imati nekoliko ideja na umu kako možete preduzeti efikasniji pristup.

Međutim, bez pravih alata, vaša automatizacija vas nikuda neće odvesti. Za maksimalni učinak, preporučujemo sveobuhvatan alat kao što je Bitrix24 koji povezuje vašu automatizaciju obrade dokumenata s vašim CRM-om, softverom za upravljanje projektima i tokovima posla. Na ovaj način, sve je integrirano od samog početka i možete se fokusirati na jednu platformu.

A najbolji dio je to što možete iskoristiti prednosti automatizacije dokumenata i više bez narušavanja novca. Prijavite se danas besplatno i otkrijte kako Bitrix24 može pojednostaviti vaše kreativne radne procese.

FAQ

---