Efikasano planiranje postavlja temelje za uspješan projekt. To zahtijeva pažljivu analizu ciljeva projekta, vremenskog okvira, te resursa i sposobnosti zaposlenika. No, i ovakav pristup nosi određene rizike, uključujući ljudske pogreške.
Ako se osjećate pomalo uplašeno cijelim procesom i niste sigurni gdje ili kako da počnete, imate sreće! U ovom članku izlažemo najbolje prakse za zakazivanje i pružamo vam potpuni vodič za efikasno zakazivanje, stoga nastavite čitati.
FAQs
Koje prakse bi pojedinci trebali usvojiti za efikasno planiranje?
Pojedinci treba da usvoje sljedeće prakse za efikasno planiranje:
- Napravi plan
- Dovršite svoju WBS (strukturu raščlambe posla)
- Uparite prave vještine sa zadacima
- Dozvolite smjenske ponude i trgovine
- Unaprijed objavite novi raspored
- Koristite odgovarajuće alate za planiranje
Kako preduzeća mogu osigurati optimalno korištenje rasporeda?
Preduzeća mogu osigurati optimalno korištenje rasporeda:
- Analiza potreba projekta
- Upoznavanje sa vještinama osoblja
- Ravnomjerna podjela posla
- Biti fleksibilan sa zamjenama
- Planiranje za hitne slučajeve
- Redovno rotiranje dnevnika
Koji alati i tehnike mogu poboljšati efikasnost planiranja?
Najbolji alati i tehnike za poboljšanje efikasnosti planiranja uključuju:
- Alati za zakazivanje na mreži – Ovi omogućavaju potpunu vidljivost, integraciju s drugim alatima i lak pristup
- Alati za upravljanje zadacima – Oni pomažu u vizualizaciji i administraciji zadataka i odgovornosti
- Online kalendari – Oni omogućavaju dijeljenje bez napora, efikasno upravljanje kalendarom i jednostavno zakazivanje sastanaka
- Alati za upravljanje ljudskim resursima – Oni pružaju put za zahtjeve za odsustvo, praćenje vremena i praćenje izostanaka
Sve što trebate znati o efikasnom rasporedu
Oslobodite se živaca izazvanih izazovima planiranja i pripremite se da se bavite izradom strategije i planiranjem. Uklonite rizik od grešaka, duplikata i preklapanja tako što ćete pročitati i pratiti našu listu najboljih praksi za zakazivanje. Imamo i alate kao i listu softvera koji vam mogu pomoći da bolje obavite posao.
1. Shvatite svoje rezultate i ciljeve
Ratnik nikada ne ide u bitku, a da prvo ne odredi neprijatelja. Prije nego što počnete, shvatite šta se očekuje od vas i vašeg tima, cijenite ciljeve i rokove koji su postavljeni pred vas i pregledajte sve svoje rezultate kako biste mogli u skladu s tim planirati. Uključite svoje klijente, dionike i tim kako biste kreirali sveobuhvatan plan koji pokriva sve aspekte i ne ostavlja kamen na kamenu. Ponovite specifičnosti projekta svom timu i osigurajte njihovo razumijevanje prije nego što dobijete njihovu predanost i nastavite sa planiranjem.
Kada sve bude u redu, vrijeme je da se upoznate sa svojim timom, a zatim možete preći na osvajanje planine i završetak projekta koji je pri ruci.
2. Upoznajte svoj tim
Želite da uparite prave ljude sa poslom koji treba da se obavi, tako da je ključno znati koga imate u svom timu, šta oni mogu da urade i koliko brzo to mogu da urade. Efikasno planiranje znači uparivanje zaposlenih sa pravim veštinama, znanjem i temperamentom sa specifičnim zadacima u okviru projekta za optimalne rezultate. Kao svojevrsnu rezervnu kopiju, postrojite one zaposlenike koji trenutno možda nisu toliko vješti ili obrazovani, ali su voljni biti obučeni i spremni da uče.
Ovo je također dobar trenutak da saznate dostupnost vašeg tima. Obavijestite ih da nije zajamčeno da će dobiti željeni raspored, ali će oni biti uzeti u obzir kada počnete sa sastavljanjem rasporeda.
3. Razvijte svoju strukturu raščlambe posla
Pre nego što uspete da razbijete santu leda na komade, morate da ga odsečete jedan po jedan komadić. Tek tada se cijela stvar može raspasti i postati lakša za upravljanje. Ovo je isti koncept kao i projekat koji imate pred sobom.
To se zove struktura raščlambe posla (WBS) kada uzmete cijeli projekat i srušite ga na male podprojekte i podzadatke i dodijelite ih svom timu. Udubite se u projekt i ravnomjerno rasporedite svaki dio među svim članovima vašeg tima. To ih drži na nogama, izazovima, ali daleko od toga da budu izgorjeli ili pretjerano umorni od posla.
Koristite softver za upravljanje zadacima prilikom zakazivanja zadataka koji će vam pomoći da pratite ono što ste dodijelili svom timu, vremenski okvir i rok koji ste postavili za svaki od njih. Mogućnost da sve ovo uradite, kao i da izmerite količinu vremena potrebnog da se svaki zadatak obavi, jedna je od najboljih praksi za zakazivanje.
4. Odredite dostupnost tima
Prilikom zakazivanja, također morate obratiti pažnju na raspoložive sate i dane vašeg tima (ako radite 24 sata dnevno), kao i na vrijeme u danu kada su oni najproduktivniji. Ne obazirući se na to može dovesti do značajnog gubitka motivacije tima jer će se vaši zaposleni osjećati kao da se o njima ne brinu i da je samo posao važan.
Takođe morate da se pobrinete da neko radi u važnim danima kao što su praznici, kada bi svi drugi radije ostali kod kuće i odmarali se. Ako je projekat velik i trebate imati ljude koji rade na njemu 24 sata dnevno, dodirnite svoje najdostupnije zaposlenike prije bilo koga drugog.
5. Koristite šablon za planiranje da automatizujete proces
Pojednostavite zakazivanje automatizacijom procesa i upotrebom šablona. Investirajte u online kalendar koji možete dijeliti sa svojim timom, a koji sadrži svačije rasporede i zadatke. Također možete ohrabriti svoje zaposlenike da kreiraju vlastite kalendare sa preciziranim listama obaveza, pružajući svima jasan uvid u njihov radni dan. Ovim zajedničkim kalendarima mogu se dodati i javni i privatni događaji kako bi se osigurala krajnja transparentnost.
Dajte svom osoblju prava pristupa kako bi mogli prilagoditi svoje kalendare i pregledati svoje rasporede, posebno ako imate rotirajući plan koji se mijenja tokom vremena. Uverite se da vaš softver podržava sinhronizaciju sa drugim onlajn aplikacijama za efikasno upravljanje kalendarom.
6. Držite kanale komunikacije otvorenim
Dobrodošli u otvoreni dijalog i komunikaciju oko zakazivanja čak i prije nego što počnete sa planiranjem svojih timova. Bilo da se odlučite za razmjenu trenutnih poruka, pozive, e-poštu ili čak video konferencije, vaši zaposlenici bi trebali imati mogućnost da međusobno razgovaraju. Vaši klijenti ili viši službenici također bi trebali biti u mogućnosti da se uključe, pregledaju i daju vam povratne informacije o dostupnosti osoblja i delegiranju zadataka.
Obavijestite svoje zaposlenike da mogu doći kod vas ako im nešto zatreba – bilo da se radi o promjenama rasporeda ili dodijeljenim zadacima. Usvojite politiku otvorenih vrata kako bi vam mogli pristupiti ako smatraju da neće moći ispravno raditi s obzirom na njihov raspored ili ako želite izbjeći sukobe u rasporedu.
7. Koristite poseban alat za planiranje
Odbacite stare štampane listove radi beleženja rasporeda; moderno zakazivanje se oslanja na namjenske alate. Razmislite o postavljanju Ganttovih grafikona ili Kanban ploča kako bi zadaci, podzadaci i ovisnosti bili vidljivi cijelom timu. Ovakvi vizuelni alati olakšavaju zakazivanje sastanaka svima koji su uključeni.
Ključ je dostupnost i sveobuhvatnost. Kao i vi i vaš hibridni tim, vaš kalendar bi trebao moći prihvatiti različite funkcije, kao što je više gledatelja u isto vrijeme, prikazivati odsustva i odsustva i slati podsjetnike i obavještenja.
8. Ravnomjerno podijelite posao među članovima tima
Samo postoje ljudi kojima težimo na radnom mjestu, čak i menadžeri, pa bismo možda željeli da ih rasporedimo za posao što je češće moguće, što nije sasvim fer. Ovo nije usklađeno ni sa jednim vodičem za efikasno planiranje. Rizikovaćete da iscrpite jednog zaposlenog dok ne iskoristite ostatak svog tima.
Dovedite u službu svakog člana svog tima i ravnomjerno rasporedite opterećenje na sve njih. Na ovaj način posao se završava, oni koji nisu toliko vješti ili obrazovani uče na poslu i svi su produktivni.
9. Dozvolite smjenjive ponude, trgovine i zamjene
Mora postojati malo fleksibilnosti kada je u pitanju zakazivanje. Ostavite malo prostora za pomicanje za svoje osoblje i dozvolite im da mijenjaju rasporede između sebe ako je potrebno ili ako neko neće moći da radi određenog dana. Zamjena rasporeda može biti korisna kada imate puno posla da završite, a neko treba da se pozabavi nekom drugom stvari koja nije vezana za posao ili je nedostupna.
Ako bilo koji član tima nije zadovoljan rasporedom koji mu je dat i ako je našao nekoga s kim će se zamijeniti, razmislite o tome da i to dozvolite. Bolje je imati dvoje ljudi koji mijenjaju rasporede nego da zaposlenik razmišlja o odlasku iz kompanije jer imaju problema s balansiranjem profesionalnog i privatnog života zbog radnog dnevnika.
Također možete koristiti pravo licitiranja u smjenama kao poticaj za najbolje izvođače. Ako se član vašeg tima kvalifikuje, on može izabrati svoj željeni raspored. Ovo će motivisati vaše zaposlene da naporno rade kako bi imali privilegiju da biraju svoj raspored ili dnevni red.
10. Uzmite u obzir sezonske promjene
Ovo je posebno korisno za prodajne timove i trgovce na malo. Sviđalo se to vama ili ne, poslovna ponuda i potražnja mogu pasti i teći u zavisnosti od sezone. Postoje mršave sezone, a postoje i vrhunske sezone. Obavezno uzmite u obzir ove vremenske periode prilikom planiranja za bolje upravljanje kalendarom i kako biste izbjegli višak članova tima koji sjede oko ograde bez posla.
Možete zadržati spisak sezonskih agenata i natjerati ih da se pridruže vašem timu baš kad je špica sezone na početku. Zatim, kada potražnja za vašim proizvodima i/ili uslugama počne da se smiruje, možete ih pustiti ili staviti njihove ugovore na pauzu dok vam ponovo ne zatrebaju.
11. Napravite mjesta za hitne slučajeve
Ponekad nije važno koliko ste detaljni ili pažljivi kada je u pitanju upravljanje vremenom i rasporedom. Hitni slučajevi mogu podići svoju ružnu glavu kada to najmanje očekujete. Možda je nemoguće planirati svaku pojedinačnu mogućnost, ali plan B u slučaju krize, nesreće ili katastrofe na radnom mjestu pomaže da se osigura da sam posao nikada ne strada, da se rezultati predaju na vrijeme i da se rokovi uvijek poštuju.
Osim što dozvoljavate zamjene i trgovine, držite pri ruci listu agenata na poziv. Čak i kada nemate nikoga u svom stvarnom timu za popunjavanje, i dalje ćete imati zaustavne radnike koje možete pozvati.
12. Nametnite striktno pridržavanje rasporeda
Sada kada je zakazivanje obavljeno i dnevni red objavljen, pozovite svoj tim da ga se pridržava. Ako to ne učinite, na prvom mjestu se gubi svrha efikasnog rasporeda, a to ne bi bilo fer prema ostatku radne snage. Neka vaš tim shvati šta izostanci i kašnjenja mogu učiniti cijelom kalendaru, a ne samo njihovom. Ovo je osim onoga što njihov neuspjeh u planiranju pridržavanja može učiniti samom projektu.
Omogućite svojim zaposlenima lak pristup njihovim rasporedima i ponovite svoje politike zamjene smjena. Ako primijetite da neko nedostaje ili kasni, požurite da uhvatite ponašanje kako biste ga mogli odmah ispraviti. Budite sigurni da uvijek pratite sve prekršaje u svojoj platformi za upravljanje ljudskim resursima .
13. Redovno pregledajte raspored
Kao i sa bilo čim na radnom mjestu, rasporedi timova moraju se s vremena na vrijeme prilagoditi ili čak potpuno revidirati. U idealnom slučaju, rekonstrukciju rasporeda projekta trebalo bi raditi svakih 3 do 6 mjeseci kako bi raspored bio efikasan. To čini posao svježim i zanimljivim, a zaposlenike budnim i motiviranim za rad.
Rotiranje liste ili liste klijenata među vašim osobljem pomaže da posao ostane zanimljiv, pa biste mogli razmisliti o tome dok pregledavate trenutni raspored i razmišljate o promjenama.
Možete uzeti u obzir pridržavanje rasporeda, prisustvo, efikasnost i produktivnost kada pregledavate trenutni spisak i dnevnik. Dodajte ovo svojim zahtjevima za vrhunskim izvođačima kako biste stvorili osjećaj FOMO-a i podstaknuli svoje zaposlenike da dosljedno rade dobro.
14. Uvedite novi raspored sedmicama unaprijed
Navikavanje na novi obrazac rada ili rutinu može potrajati. Čak i tijelo treba da se prilagodi promjenama na radnom mjestu. Dajte svom timu priliku da se prilagodi novim kalendarima i zadacima tako što ćete najaviti i prikazati raspored tima sedmicama unaprijed. To će im omogućiti vrijeme da izbrišu svoje lične kalendare i pozabave se drugim stvarima izvan radnog mjesta koje mogu uticati na njihov učinak. Tada se mogu fokusirati na posao koji im je pri ruci.
15. Procijenite svoje metode planiranja i poboljšajte ih
Uvijek postoji prostor za poboljšanje, čak i kada je u pitanju efikasno zakazivanje. Potrebno je neko vrijeme da se stvari isprave, a to ne garantuje savršenstvo u ovom pitanju. Takođe ne možete sami. Uvijek je dobra ideja da neko drugi pregleda cijeli raspored da vidi hoće li sve funkcionirati i pošalje ga svima koji su uključeni.
Odvojite vrijeme za procjenu trenutnog rasporeda, posebno kada primijetite da se neki od vaših zaposlenika ne pridržavaju tog rasporeda. Ako postane očigledno da ono što trenutno imate ne funkcionira, možda je vrijeme da se vratite na ploču za crtanje, ponovite cijelu stvar i dodatno pojednostavite proces.
Još nešto treba staviti na listu
Za efikasno planiranje je potrebno pažljivo razmišljanje i strpljenje. Vi samo trebate biti u stanju izbalansirati opterećenje, ravnomjerno ga rasporediti i pridržavati se projektnih rokova. Uštedite vrijeme, novac i resurse tako što ćete nabaviti alat za planiranje koji pruža sve što vam je potrebno za efikasno upravljanje kalendarom, kao i pouzdano planiranje zadataka i tima.
Bitrix24 je promišljeno izgradio online kalendare i sofisticirane alate za planiranje koji su vam na raspolaganju koji nadilaze uštedu vremena i truda i sprečavanje grešaka. Prijavite se danas i budite bolji u planiranju najboljih praksi!