Ključne prednosti mobilnog softvera za upravljanje zadacima

Sadržaj

7 ključnih prednosti mobilnog upravljanja zadacima

1. Kreirajte i upravljajte cijelim projektima na dlanu
2. Držite alat za listu obaveza u džepu
3. Komunicirajte na pametan način – i to u realnom vremenu
4. Budite fleksibilni u svom poslu (u razumnim granicama)
5. Smanjite admin, ubrzajte rezultate
6. Radite efikasnije na uređaju koji vam odgovara
7. Stavite svoj tim i sve saradnike na istu platformu

Svako ko je uključen u upravljanje projektima zna vrijednost posjedovanja prave aplikacije za posao. Ali jeste li znali da možete napraviti korak dalje tako što ćete se osloboditi stola sa mobilnim softverom za upravljanje zadacima?

Da, samo jedna aplikacija za pametni telefon vam omogućava da budete u toku sa svojim zadacima od početka do kraja — sve na dlanu. Nema više sjedenja na istom mjestu cijeli dan. Možete raditi dok ste na putovanju, na putu za susret s klijentima ili sa jutarnjom kafom u ruci.

U ovom članku ćemo detaljno objasniti najnovije funkcije koje nude najbolji mobilni menadžeri zadataka i kontekstualizirati kako mogu poboljšati vaše poslovanje. Ali ne radi se samo o vašoj krajnjoj liniji. Kao što ćemo vidjeti, možete iskoristiti mobilno upravljanje zadacima kako biste smanjili stres u kancelariji i van nje. Uz jednu tehnološku nadogradnju, možete stvoriti moderno radno okruženje koje koristi svima.

1. Kreirajte i upravljajte cijelim projektima na dlanu

Glavna svrha softvera za upravljanje zadacima je kreiranje zadataka, tako da ćemo tu početi našu listu. Čak i pre nekoliko godina, svako ko je pokušao da pokrene projekat sa telefona rekao bi vam da se ne trudite – to je više problema nego što vrijedi.

Ali na modernim mobilnim sistemima za upravljanje zadacima, možete postaviti projekte na isti nivo kao i na desktop verziji. Kako sve više ljudi koristi pametne telefone kao svoj primarni uređaj, tehnologija sustiže potražnju. Ovo nas je dovelo do tačke da vam jednostavno nije potreban računar za kreiranje zadataka, praćenje njihovog napredovanja i odgovaranje na poruke i obaveštenja.

Uz minimalnu praksu, ove intuitivne aplikacije oponašaju vaš desktop softver za upravljanje projektima i otvaraju novi svijet fleksibilnosti. Funkcije prevlačenja i ispuštanja čine mapiranje projekta lakim kao pokretom palca, a možete zumirati sitne detalje ili umanjiti za veću sliku.

Najbolji mobilni menadžeri zadataka sada su moćni kao i njihovi desktop kolege, tako da bez obzira da li vam se baterija laptopa isprazni, da ste na jutarnjem putu na posao ili samo želite promjenu krajolika, nećete doživjeti pad produktivnosti.

Držite alat za listu obaveza u džepu

Kako se mobilna tehnologija poboljšava, način na koji je koristimo drastično se mijenja. Ako se sećate, nekada su mobilni telefoni služili samo za pozive!

Ali sada je sve u tome da stvari budu zgodne. Mobilni softver za upravljanje zadacima odličan je primjer kako smo stekli navike praktičnosti kako se tehnologija razvijala. Čak i menadžeri koji se i dalje osjećaju ugodnije da koriste desktop prikaz za pregled svojih projekata, preći će na mobilni za svoje liste obaveza.

A zašto ne bi? Mnogo je lakše nego otvoriti laptop, prijaviti se i pokrenuti pretraživač, a mnogo je teže izgubiti od komadića papira.

Najbolji mobilni sistem za upravljanje zadacima će vam dati niz opcija za vašu alatku za listu obaveza. Naravno, želite da imate opsežne detalje, uputstva i rokove na glavnoj kontrolnoj tabli, ali vaši podsjetnici bi trebali biti nešto sasvim drugo.

Ako ste jedan od onih koji voli taj osjećaj da svoje zadatke označavate kao “gotove”, kontrolne liste su najbolja opcija. Jednostavan u dizajnu i upotrebljivosti, možete zadržati svoje prioritete na prednjoj strani vašeg uma tokom dana kako biste ostali na pravom putu. Tada možete krenuti kući sa zadovoljstvom koje samo produktivan dan može donijeti.

Komunicirajte na pametan način — i to u realnom vremenu

Do sada smo se bavili radnjama koje možete poduzeti za upravljanje pojedinačnim zadacima. Ali timski rad čini rad iz snova, a brza, jasna komunikacija je bitan dio toga.

Kada su na scenu stigli najbolji mobilni menadžeri zadataka, riješili su dva odvojena, ali usko povezana problema. Prvo, omogućili su menadžerima da obrišu svoje sandučiće e-pošte tako što su svu komunikaciju u vezi sa zadacima prenijeli na odgovarajuću karticu zadatka. Ovo je riješilo problem koji izaziva stres da prvo treba razraditi o čemu se radi u e-poruci, a zatim dešifrirati šta ažuriranje pokušava reći. Kada upravljate zadacima na mobilnom uređaju, možete napraviti brze promjene rokova bez dugotrajne e-pošte i ažurirati upute u kontekstu kartice sa zadacima.

Ali ono gdje je mobilno upravljanje zadacima zaista došlo na svoje mjesto jesu obavijesti u realnom vremenu. Svako ažuriranje zadatka dolazi direktno na vaš telefon i odmah vam pokazuje šta treba da preduzmete.

To je kao nepogrešivi lični asistent, a čak možete odabrati i vrstu obavještenja koja ćete primati. Na primjer, kada pratite zadatak, možda nećete morati vidjeti svaku poruku između vašeg tima, ali svakako želite znati kada ste primili spominjanje — to je vjerovatno poziv za pomoć ili završen zadatak.

4. Budite fleksibilni u svom poslu (u razumnim granicama)

Da, čuli ste to ranije. „Fleksibilni uslovi rada“ je omiljeni marketinškim odeljenjima širom sveta, ali šta to zapravo znači?

U pogrešnim rukama, fleksibilnost može značiti mikromenadžment u svakom trenutku, gušenje timova i izazivanje ljutnje. Ali sa postavljenim pravim granicama, mobilno upravljanje zadacima može dati slobodu vašem timu bez preopterećenosti.

Idite na jutarnje putovanje. Omogućavanje vašem osoblju da stigne 30 minuta zakašnjenja, sve dok upravlja zadacima na mobilnom telefonu dok se kreće na posao, odličan je način da preskočite špicu bez gubljenja sati od dana. To daje vašem timu vremena da planira svoje dnevne zadatke u kalendaru i stigne u kancelariju spreman za rad.

Ova fleksibilnost se širi i na sam ured. Niko zaista ne može mirno sjediti u stolici do osam sati dnevno i dati 100%. Ljudi jednostavno nisu stvoreni za to. Ali brza šetnja van, ili čak samo do kancelarijske kuhinje može biti sve što vam treba da unesete malo inspiracije u svoj dan.

Kao menadžeru, praćenje zadataka je idealno kada se obavlja sa malo svježeg zraka oko sebe. Umjesto da budete zalijepljeni za ekran, možete izaći van, izvaditi telefon i pratiti napredak vašeg projekta u mirnijem okruženju.

5. Smanjite administraciju, ubrzajte rezultate

Top menadžeri znaju da je ruta mobilnog upravljanja odlična prilika da poboljšaju svoju efikasnost. Laički rečeno, mislimo na smanjenje zadataka koji se ponavljaju i oduzimaju vrijeme i više koncentriranja na strateško planiranje i interakcije usmjerene na kupca.

Prilikom odabira pravog softvera za upravljanje zadacima za vas, svakako provjerite automatizaciju u ponudi. Možete ozbiljno ubrzati prodajne timove automatskim dodjeljivanjem novih potencijalnih klijenata svom timu bez ručne intervencije. Dva efikasna načina su slanje različitih tipova kontakata relevantnom stručnjaku, ali ih također možete dodijeliti jedan po jedan za jednaku raspodjelu u timu.

Ali ove automatizacije idu dalje od jednostavnog dodjeljivanja zadataka. Uz malo mudrosti i planiranja unaprijed, možete kreirati čitave radne tokove koji su cementirani zajedno s automatima. Ovdje ovisnosti dolaze u igru. Povežite dva zadatka tako da kada se jedan završi, odmah se dodjeljuje sljedeći kako bi vaš tim mogao zadržati zamah. U međuvremenu, vi kao menadžer ćete dobiti poznatu vibraciju u džepu koja vam govori da pregledate rad kada budete imali trenutak.

Uz pametnu upotrebu automatizacije, možete zadržati sve na zadatku i smanjiti mrtvo vrijeme čekanja drugih. A uz mobilno upravljanje zadacima, umjesto da tjerate sve u kancelariju u svakom trenutku, svi vaši zadaci i ažuriranja će stići vašem timu bez ikakve intervencije s vaše strane.

6. Radite efikasnije na uređaju koji vam odgovara

Kada ste pod pumpom sa svojim projektima i trebate djelovati brzo, morate biti upoznati s alatima koje koristite. Sada kada većina ljudi koristi svoj pametni telefon kao produžetak svog tijela, možete ubrzati svoje zadatke osim slanja obavještenja direktno u nečiji džep.

Ljudi se uvijek najbolje ponašaju u okruženjima u kojima se osjećaju ugodno, a nigdje to nije tako istinito nego sa pametnim telefonima. Čak iu školama sada, mnogi nastavnici su prestali da vode izgubljenu bitku protiv upotrebe mobilnih telefona u nastavi i počeli su ih koristiti kao alat za učenje.

Ista logika se lako može pretvoriti u profesionalne timove. Kako ljudi koriste svoje telefone kao dio svog svakodnevnog života, znaju kako se snalaze i mogu brzo reagirati kada im je potrebno. Uzmimo za primjer prebacivanje između aplikacija. Na nepoznatom računaru, zatvaranje Kanban ploče i otvaranje video poziva može biti naporan proces — da ne spominjemo ispravne postavke videa. Ali na ličnom pametnom telefonu gdje ljudi rade takve stvari svaki dan, to je trenutni zadatak.

Tokom projekta, omogućavanje vašem timu da pozove mobilno upravljanje zadacima kad god im je to potrebno, uštedit će vam iznenađujuće mnogo vremena.

7. Stavite svoj tim i sve saradnike na istu platformu

Kada pokrećete projekte za koje je potrebno mnogo različitih saradnika, poslednja stvar koju želite je da gubite vreme pokušavajući da naterate sve da preuzmu isti program na svoj laptop. Neko neće imati ažurirani operativni sistem, drugi neće imati dozvolu za instaliranje bilo kakvog softvera, a vi ćete gledati kako vam prolaze jedan rok za drugim dok sređujete apsolutne osnove.

Ako ste ikada bili sputani zbog tehničkih problema, znat ćete koliko to može biti frustrirajuće. Ali prelaskom na mobilnu vezu, zaobilazite sve to i prelazite direktno na ono što je važno.

Sve dok su alati koje koristite dostupni za iOS i Android , možete početi raditi s kolegama i saradnicima u trenu. Jednostavno zamolite svoj tim da ga preuzme na prvom sastanku i 30 sekundi kasnije, svi ste zajedno na mreži.

Naravno, davanje pune dozvole vašim klijentima da uređuju kako žele je problem na drugom kraju spektra. Ali s prilagodljivim pristupom za svaki zadatak, možete postaviti privilegije ovisno o potrebama. Na primjer, možete dati pristup za uređivanje svom timu kreativaca, način predlaganja za klijente i stručnjake i način pregleda za svakoga ko treba da da konačno OK.

Prebacite se na mobilno upravljanje zadacima već danas!

Evo ga! Sedam opipljivih načina na koje mobilni softver za upravljanje zadacima može poboljšati vaše poslovanje i kulturu vaše kompanije.

Svi znamo da je vrijeme novac, a ako su naši proračuni tačni, to znači da je izgubljeno vrijeme izgubljen novac. Dakle, ako ste se ikada našli kako bezumno listate časopis u zubarskoj ordinaciji ili sjedite u vozu želeći da iskoristite svoje mrtvo vrijeme na najbolji način, možda će vas zanimati Bitrix24.

Bitrix24 sadrži sve funkcije upravljanja mobilnim zadacima koje smo pokrili u ovom članku i još mnogo toga. Kao sveobuhvatna poslovna platforma, omogućava vam da pokrenete projekte, organizujete video sastanke, radite na dokumentima, analizirate svoj učinak i još mnogo toga — sve iz jedne mobilne i desktop aplikacije.

Većina alata se fokusira samo na jednu uslugu i razumljivo je ako ovo zvuči previše dobro da bi bilo istinito. Stoga vas pozivamo da se besplatno prijavite na Bitrix24 danas i revolucionirate svoje poslovanje pametnim rješenjima za sve vaše poslovne potrebe

FAQ