Sadržaj
10 najboljih liderskih alata za uspješno upravljanje
- Kalendar
- Pohrana u oblaku
- Task manager
- Vizualizacije upravljanja projektima
- Automatizacija
- Vremenski pratioci
- Video konferencije
- Instant messenger
- Alati HR asistenta
- Alati za timsku procjenu
Menadžment i rukovodstvo su u posljednje vrijeme u intenzivnom fokusu pažnje. Količina knjiga napisanih na ovu temu mogla bi ispuniti olimpijski bazen, a predložene strategije mogu biti suprotnosti jedna drugoj.
Ali ono što se ne nalazi prečesto na listi najprodavanijih su knjige o alatima koji čine velike lidere.
Ne kažemo da strategija upravljanja nije važna – daleko od toga. Međutim, ovaj članak će se u potpunosti fokusirati na alate za liderstvo. Dok su lične vještine nešto što se teško steče i zahtijeva sedmice predanog učenja, potreban vam je samo minut da se naoružate analitikom učinka, unajmljivanjem asistenata i automatizacijom kako bi sve funkcionisalo kao sat.
Dakle, bez daljeg odlaganja, ući ćemo u naših 10 najboljih alata, sve sa praktičnim primjerima scenarija.
1. Kalendar
U osnovi uspješnog upravljanja je dobra organizacija, a nema ništa bolje od oprobanog kalendara . Naravno, donekle su napredovali od knjige od dvanaest stranica sa malom kutijom za svaki dan. Ali princip je isti: zašto koristiti svoju vrijednu moć mozga u uzaludnom pokušaju da zapamtite sve što morate učiniti?
Kalendari postaju alati za liderstvo kada ih podijelite sa svojim timom. Kao menadžer, možete provjeriti svačiji posao jednim klikom na dugme. Gledajući na drugi način, vaš tim može vidjeti kada imate slobodno radno vrijeme, tako da vam ne pokucaju na vrata kada ste u dubokom poslu.
Ali što je najvažnije, kalendar je način da strukturirate svoj dan i ispunite svoje obaveze. Kada ste na vrhuncu stvari, ulivate povjerenje, povjerenje i profesionalizam kod onih oko vas.
2. Skladištenje u oblaku
Još jedan bitan hak za organizaciju je kategorizacija vašeg sadržaja u oblaku. Počnite postavljanjem hijerarhije za svoje fascikle. Na primjer, ako ste marketinški tim, napravite jednu mapu za društvene mreže, jednu za sadržaj, jednu za suradnju i onoliko više koliko vam je potrebno da bi se vaš tim brzo identificirao.
Zaboravite na format u SAD ili ostatku svijeta – najbolji način da datirate svoje datoteke je da prvo stavite godinu, zatim mjesec, a zatim dan. To je jednostavan trik koji previše menadžera zanemaruje.
Ali zašto je toliko važno biti u oblaku?
Danas su svi alati vrhunskog rukovodstva bazirani na webu, a pohrana datoteka nije ništa drugačija. Uz toliki broj timova koji se razvijaju u udaljene ili hibridne formate, jednostavno ne možete dozvoliti da datoteke budu van dosega. Bez obzira da li se vaš tim povezuje na svom ličnom laptopu ili čak na svom telefonu, mora u trenu pronaći ono što traže.
3. Task manager
Softver za upravljanje zadacima je vjerovatno ono što vam prvo padne na pamet kada razmišljate o alatima za procjenu liderstva. Struktura je naziv igre ovdje. Umjesto da se krećete od jednog zadatka do drugog, dajete jasnu listu obaveza koje, ako su ispunjene na zadovoljavajući način, predstavljaju uspjeh.
Kada koristite prave alate za rukovođenje za upravljanje zadacima svog tima, možete postaviti pošteno, nepristrasno mjerilo na kojem oni mogu raditi. Unutar svake kartice zadatka unesite jasne upute, kontakte za relevantne dionike i nekoliko metrika za mjerenje učinka. Uglavnom govorimo o rokovima i očekivanom vremenu, ali ne zaboravite da dodate kontrolne liste i ciljeve — sve što će ljudima omogućiti da rade najbolje što mogu.
Tokovi posla su proširenje softvera za upravljanje zadacima i služe za postavljanje očekivanja na duži period. Ukratko, tokovi posla su niz pojedinačnih, ali međusobno povezanih zadataka, koji se kombinuju da bi se postigao cilj. Tamo gdje siromašni lideri mogu ponuditi nejasna pravila i mamutski cilj, dobri lideri će smanjiti putovanje na manje komade koji ne izazivaju osjećaj tjeskobe.
4. Vizualizacije upravljanja projektima
Otkako su agilne metodologije poput scrum-a izbile na scenu, došlo je do priliva vizualizacija koje su idealni alati i tehnike vođenja. Kao menadžer, morate ukloniti što je moguće više blokera kako biste olakšali put vašem timu da napreduje.
Pa kako oni rade?
Uzmite Kanban ploče kao primjer. U svom najjednostavnijem obliku, prikazujete jednu kolonu sa poslom koji treba obaviti, drugu sa onima u toku, a treću za završene zadatke. Kako vaš tim napreduje, oni mogu povući i ispustiti zadatak u relevantnu kolonu, a svako u timu ih može vidjeti na prvi pogled.
Također možete pretvoriti iste zadatke u Ganttov grafikon. Ova inovativna vizualizacija nalazi se na vašem kalendaru, jasno pokazujući vremenski okvir za svaki zadatak. Ne samo da možete vidjeti kada se poslovi približavaju krajnjem roku, Gantt grafikoni su izvrsni kao alati za liderstvo jer možete brzo prepoznati ko ima slobodnog vremena, a ko može biti prezaposlen.
5. Automatizacija
Automatizacija je jednostavno neophodna za moderne menadžere. Koncept je jednostavan: izbacujete male zadatke koji se ponavljaju tako da se svi mogu koncentrirati na one koji zahtijevaju kreativan ljudski dodir.
Jednostavan primjer je sistem obavještavanja za pregled izvršenih zadataka. Kada neko od vašeg tima označi nešto kao završeno, odmah ćete dobiti ažuriranje kako biste ga mogli pregledati što je prije moguće. Ako su vaši alati za rukovođenje sinhronizirani s mobilnom aplikacijom, ova obavještenja mogu čak iskočiti na vašem telefonu ako niste često za svojim stolom.
Također možete automatizirati dodjelu zadataka. U tokovima rada upravljanja projektima možete povezati zadatke s ovisnostima. Zavisnosti će automatski dodijeliti sljedeći zadatak kada se prethodni završi. Kada kombinujete obavještenja sa ovisnostima, možete nastaviti s fazom pregleda, a da vaši zaposlenici ne moraju čekati da im dodijelite sljedeći korak. God mod: aktiviran.
6. Vremenski pratioci
Uređaji za praćenje vremena spadaju u kategoriju alata za procjenu liderstva, ali ih možete koristiti i za upravljanje opterećenjem zaposlenika. Pažljivo predstavite koncept svom timu radi potpune transparentnosti, objašnjavajući da je to način predviđanja vremena za zadatke kako ne biste preopteretili svoj tim.
Budite sigurni da ne dozvolite da uređaji za praćenje vremena zažive svoj vlastiti život. Neki menadžeri upadaju u zamku da se previše oslanjaju na podatke i istiskuju kreativnost iz svog tima. Srušiti čekić svaki put kada se rok propusti je mikromenadžment u najgorem izdanju.
Međutim, ako primijetite obrasce propuštenih rokova, pokušajte s poštovanjem razgovarati sa svojim zaposlenicima o mogućem uzroku. Može biti da se situacija promijenila i da su prvobitni rokovi prekratki, ili je to zbog ličnog problema. Veliki dio vodstva odnosi se na upravljanje ljudima, pa poradite na tome da postignete pravu ravnotežu između asertivnosti i razumijevanja.
7. Video konferencije
U ovom digitalnom dobu, nema opravdanja za nesposobnost za video pozive. Da, svaka aplikacija je malo drugačija, ali morate se uvježbati ako želite da budete ozbiljno shvaćeni kao vođa.
Prvo gledajući prema van, posjedovanje pouzdanog softvera za video pozive omogućava vam da komunicirate s klijentima širom svijeta i pokažete svoju ambiciju. Želite da inspirišete profesionalizam u svom timu, a najbolji način je da date dobar primer. S vremenom ćete pokupiti neke lične najbolje prakse, ali evo savjeta za početak: nabavite dobro osvjetljenje.
Aplikacije za video pozive su osnovni alati za liderstvo za naše moderne, fleksibilne radne formate. Omogućavaju vam da olakšate sastanke sa ljudskim dodirom kada ste van kancelarije. Video konferencije su najbolja zamjena koju imamo za sastanke licem u lice, tako da bez obzira da li se hvalite ili opisujete načine za poboljšanje, vaši zaposlenici će cijeniti video poziv. Opet, ovo se vraća na to da pokažete da ste voljni podržati svakog pojedinca, bilo da se radi o improviziranoj diskusiji ili tromjesečnoj procjeni.
8. Instant messenger
Instant messenger aplikacije su sjajni alati za rukovođenje: svako vam može poslati poruku da dobije pojašnjenje i nastavi s radom s povjerenjem. I na desktop računarima i na telefonu, dobićete obavještenje kako biste mogli biti tamo kada vas zatrebaju. Pokušajte odgovoriti pristojno, profesionalno i što je prije moguće. Ovo će podržati i uvjeriti vaše osoblje. Ne želite da hodaju po ljusci jajeta, nadajući se da vam neće smetati.
Upozorenje: ovo ne znači da morate biti na raspolaganju svima i zvati svake sekunde u danu. U interesu transparentnosti, postavite realna očekivanja tokom procesa onboardinga i ponovo ih potvrdite ako smatrate da vam poruke izmiču kontroli.
Na primjer, ne biste željeli da steknete naviku slanja potpunih instrukcija putem messengera — previše je lako izgubiti pojam o tome šta se dešava. Sačuvajte informacije vezane za zadatke za svoj softver za upravljanje projektima i koristite messenger za ona brza pitanja koja ne zahtijevaju odgovor veličine eseja.
9. Alati HR asistenta
Možda izgleda očigledno, ali najbolje timove čine odlični ljudi. Ali tim prosječnih pojedinaca koji dobro rade zajedno je bolji od grupe svih zvijezda koje ne žele razgovarati jedna s drugom. Stoga, morate iskoristiti informacijske sisteme ljudskih resursa (HRIS) ne samo da zapošljavate za vrhunske vještine, već i da uzmete u obzir kulturnu sposobnost svakog kandidata. HRIS pruža okvir tako da možete raditi brzo i efikasno kroz proces zapošljavanja i izgraditi tim koji se zbližava od samog početka.
Prednosti alata za upravljanje ljudskim resursima daleko prevazilaze prvobitno zapošljavanje. Pomoćnik za ljudske resurse može biti jedan od vaših najboljih alata za procjenu liderstva za procjenu učinka i nudi personalizirane radionice obuke. Uz malu investiciju i strukturiranu prirodu vašeg HRIS-a, možete ojačati vještine svakog pojedinca, a time i tima u cjelini.
Ali ako se vratimo na ideal ujedinjenog tima, vaši treninzi takođe pokazuju da ste uloženi u svakog pojedinca. Kratkoročno, ovo je ogroman poticaj motivaciji, a dugoročno, ljudi vide budući napredak s vama, što može smanjiti fluktuaciju.
10. Alati za timsku procjenu
Za praćenje poboljšanja potrebni su vam podaci i analitika. Već smo spomenuli neke od najboljih alata za procjenu liderstva — alate za upravljanje zadacima koji postavljaju izazove i praćenje vremena koji mjere učinak. Ali postoji još mnogo metrika koje vam mogu pomoći da definirate uspjeh, sve dok imate pravi sistem iza sebe.
Na primjer, menadžeri prodaje mogu mjeriti osvojene poslove i izvlačiti mjesečne ili tromjesečne izvještaje o učinku . Slično tome, možete pogledati vrijeme provedeno na telefonskim pozivima, analizirati rezultate i raditi na načinima da pojednostavite svoje radne tokove. Sa mentalitetom stalnog poboljšanja, možete stvoriti žurku tako što ćete obarati nove rekorde.
Ali da biste najbolje iskoristili svoje alate za rukovođenje, uvijek ih trebate kombinirati sa svojim međuljudskim vještinama. Da, podaci vam govore da neko zaostaje za svojim ciljevima, ali kako se nosite s tim? Hoće li to biti reakcija koljena? Ili ćete ponuditi strukturirane, ostvarive korake za podršku svom zaposleniku?
Kao što možete vidjeti kroz primjere u ovom članku, kombinacija alata i tehnika vođenja može imati dubok učinak na vaš tim. Omogućuju vam da pokrenete svoje ideje i strategiju, umjesto da očajnički trčite okolo i gasite požare.
A najbolji dio je što svi ovi alati već postoje na jednoj platformi prilagođenoj korisnicima.
Bitrix24 je mjesto za sve-u-jednom rješenje za vaše poslovne potrebe. Softver za komunikaciju i planiranje projekata? Imamo ga. Alati za upravljanje ljudskim resursima i analiza učinka? Da biste saznali šta još Bitrix24 nudi i da vidite kako vam može pomoći da postanete bolji lider, prijavite se na Bitrix24 besplatno .
FAQ
Šta su alati upravljanja za liderstvo?
U današnje vrijeme, alati za upravljanje za liderstvo su digitalni hakovi koji vam omogućavaju da budete najbolji šef koji možete biti. Njihova uloga je da olakšaju vašu organizaciju, stratešku viziju, međuljudske vještine i sve ostalo.
Koje je najefikasnije oruđe liderstva?
Najefikasniji alat za liderstvo je kvalitetan alat za upravljanje projektima. Kroz njega postavljate pozornicu za uspjeh vašeg tima i identificirate sve probleme s performansama čim se pojave.