Znanje je ključna imovina uspješnih kompanija, sastavljena od različitih talenata, vještina i znanja njihove radne snage. Njihovi lideri, menadžeri i treneri snose odgovornost za prepoznavanje, iskorištavanje, prikupljanje i skladištenje ove imovine za buduću upotrebu. Ovo uključuje osiguranje da se znanje, posebno, čuva i održava bezbjedno i pouzdano, dok je takođe lako dostupno svima kojima je to potrebno.
Konsolidacija svega ovoga je ono što čini upravljanje znanjem. To je sveobuhvatan poduhvat za koji su svi u kompaniji na kraju odgovorni. Ako je ovo prvi put da čujete za pojam, čitate članak napisan samo za vas. Definisaćemo šta je upravljanje znanjem i rasvetliti mnoge razloge zašto je ono ključno za vašu organizaciju.
Čitajte dalje ako želite da shvatite više o upravljanju znanjem ili ako planirate da ga implementirate. Dok dođete do kraja, nećete se pitati koja je od sljedećih izjava o upravljanju znanjem istinita.
Šta je upravljanje znanjem?
Upravljanje znanjem obuhvata korake i procedure koje preduzeća preduzimaju da upravljaju i obrađuju znanje. To uključuje sortiranje, proizvodnju, korištenje i dijeljenje najvrednije imovine kompanije – kolektivnog znanja. Efikasno i efikasno upravljanje sadržajem i znanjem uključuje održavanje informacija u centralnim formatima za skladištenje kao što su timski disk, baza znanja kompanije ili intranet radi optimalne organizacije i pristupačnosti. Tada postaje bitno da se svako praktično razumijevanje relevantnih tema unaprijedi, ažurira i dijeli. Da biste ovo uspješno postigli, praćenje toka procesa upravljanja znanjem navedenog u nastavku može biti od pomoći:
- Kreacija – Ovo je dio u kojem se znanje stiče iz više izvora, ponekad ovisno o informacijama koje se nadate prikupiti. Nakon sticanja, treba odrediti svrhu ili upotrebu znanja.
- Organizacija – Ovdje su sve informacije i činjenice sortirane, uređene i strukturirane u sistemima upravljanja znanjem. Ovi sistemi nisu samo pomno katalogizirani, već su i zaštićeni od neovlaštenog pristupa, uređivanja i brisanja. Ovaj dio procesa je važan jer, bez reda ili strukture, znanje koje vam je potrebno može postati neupotrebljivo.
- Dijeljenje – Stjecanje, strukturiranje i osiguranje su završeni i sve što je preostalo je otvoriti sistem upravljanja znanjem za korištenje. Ovdje zaposleni mogu pogledati činjenice i informacije vrlo slično tome kako bi neko koristio biblioteku.
Prednosti upravljanja znanjem
Implementacija efektivnog upravljanja znanjem ne samo da poboljšava organizacionu efikasnost već i donosi brojne prednosti. Evo nekih od ključnih prednosti
- Niži troškovi – Smanjujete troškove obuke i prekvalifikacije svog tima, kao i informacije kada imate pametne ljude u svom poslu, dobro strukturiran sistem upravljanja znanjem i sveobuhvatne reference i smjernice. Možda ćete morati potrošiti novac na nabavku alata za razmjenu znanja ili softvera za bazu znanja, ali njihova funkcija, upotrebljivost i efikasnost to više nego nadoknađuju.
- Informacije se lako dobijaju – Kada ne morate da gubite vreme i energiju tražeći odgovore, više ste osnaženi, kupci su zadovoljni i vaš posao postaje prijatan.
- Držite izgaranje na odstojanju – dijeljenje znanja u kompanijama često ima za cilj poboljšanje različitih aspekata organizacijskog učinka, uključujući stvaranje prihoda. Istovremeno, uvelike pomaže u dobrobiti zaposlenih, prvenstveno u izbjegavanju odliva mozgova i izgaranja. Sve je u tome da znate da, iako vam je možda dodijeljen solo projekat, niste sasvim sami jer imate čitav sistem upravljanja znanjem vaše kompanije za korištenje, posao je mnogo lakši za dovršiti.
- Brže vrijeme obrade – pružanje izuzetne usluge i brige kupcima, klijentima, pa čak i vašim kolegama zaposlenima, bit će lakše i sve brže završiti kada je moguće organizacijsko učenje i podsticati prakse razmjene informacija.
- Operativne procedure su standardizovane – Najzamornija stvar u bilo kojoj kompaniji je potreba da uvek gledate preko ramena da biste bili sigurni da svi rade sve što bi trebalo da rade. Uz postojeće strategije upravljanja znanjem, možete biti sigurni da će vaši zaposleni uvijek biti svjesni kako stvari treba da se odvijaju na radnom mjestu.
Zašto je upravljanje znanjem ključno za vašu organizaciju?
Udubimo se u nekoliko ključnih razloga koji naglašavaju važnost upravljanja znanjem u racionalizaciji poslovanja, osnaživanju donošenja odluka i osiguravanju dugoročne konkurentnosti.
Poboljšava donošenje odluka
Kada neko nema sve informacije ili sve činjenice, nije u stanju da pregovara, objasni bilo šta ili efikasno traži rešenja. To je kao da se osjećate uokolo, pokušavate pronaći put u mračnoj prostoriji kada nemate sve relevantne informacije koje vam mogu pomoći da donesete zdravu procjenu.
Upravljanje znanjem omogućava pristup velikom broju informacija i stručnosti, omogućavajući bolje i informiranije procese donošenja odluka. Ljudi su samouvjereniji, ravnodušniji i, što je najvažnije, veoma odlučni kada imaju sve činjenice o nekoj temi na dohvat ruke. Kada kompanija ima softver za bazu znanja, njeni zaposleni imaju spreman pristup svakoj informaciji koja im je potrebna da bi obavili svoj posao u bilo kojem trenutku.
Povećava produktivnost i efikasnost
Pazite na pravovremenost rezultata rada kada nemate sistem upravljanja znanjem. Možete reći da ljudi često polako napreduju ka završetku, ponekad neodlučno i sa strahom. Rokovi se često propuštaju jer vaš tim nije siguran kako da obavi svoje zadatke i ne može postavljati pitanja koja ih ponekad mogu zaglaviti, pomjerajući rokove još više.
Racionalizirajući pristup informacijama i resursima, planovi i programi upravljanja znanjem smanjuju vrijeme potrošeno na traženje informacija, značajno poboljšavajući produktivnost i operativnu efikasnost. Vaš tim neće imati problema da se pridržava vremenskih rokova projekta i završi svoje zadatke jer ih osnažujete svim znanjem koje će im ikada trebati za to.
Podstiče inovacije i učenje
Stvari se mijenjaju – ovo je univerzalno poznata činjenica i uključuje činjenice zajedno s drugim teorijskim i praktičnim razumijevanjem koje ste možda stekli tokom vremena. Stoga, stalno učenje treba uvijek podsticati na radnom mjestu. Redovna obuka i prekvalifikacija vašeg osoblja izgleda kao dobro rješenje, ali može postati kontraproduktivno nakon nekog vremena.
Upravljanje znanjem stvara okruženje koje inspirira razmjenu znanja i ideja, što dovodi do inovacija i kontinuiranog učenja unutar organizacije. Kada nema prepreka između kolega, sesije razmišljanja su plodonosnije i možete vjerovati da se vaša baza znanja stalno poboljšava. Problemima se pristupa na uzbudljiv, kreativan i inovativan način i otkrit ćete da vaš tim uvijek dolazi do novih rješenja.
Poboljšava zadovoljstvo kupaca
Nekoliko stvari može biti više frustrirajuće za kupca nego kada ste suočeni s navodnim „stručnjakom“ koji je očigledno izvan njihove dubine i ne može pomoći. Osoblje koje se suočava s klijentima ponekad ima problema u pronalaženju rješenja za probleme jer nemaju sve resurse na raspolaganju. Čak i najbolji agenti zaborave stvari s vremena na vrijeme. Imati mjesto u koje se zaposleni mogu vraćati s vremena na vrijeme za odgovore, smjernice i drugi izvori mnogo će pomoći. Ovo ne samo da će vaše zaposlenike potaknuti da budu bolji, već će u istom trenutku učiniti klijente sretnijima.
Uz sveobuhvatno znanje na dohvat ruke, zaposleni mogu pružiti kvalitetniju uslugu i podršku, što dovodi do maksimalnog zadovoljstva i lojalnosti kupaca. Osoblje, posebno oni koji se svakodnevno bave klijentima, bit će motiviraniji da rade dobro jer znaju da uvijek mogu koristiti vaš trezor za upravljanje znanjem za informacije i smjernice.
Imate priliku da osnažite svoje klijente na isti način. Recimo da šaljete u inostranstvo i imate kupce iz cijelog svijeta. Međutim, vi (još!) nemate mogućnosti da ponudite 24/7 pomoć kako potrošačima tako i potencijalnim klijentima. Nikad se ne plašite! Takođe omogućavate da softver baze znanja i kontakt centar rade zajedno gde se samouslužni odgovori i vodiči izvlače iz vaših sistema.
Omogućava bolju komunikaciju
Komunikacija okuplja ljude, gradi reputaciju brenda i omogućava nesmetan i lak protok prihoda u kompaniju. Ako kombinirate stalnu i pouzdanu komunikaciju s dobro održavanom strukturom upravljanja znanjem, imate siguran pogodak za uspjeh u industriji. Naročito u onome što nazivamo digitalnim dobom, premošćavanje jaza kako bi se komunikacija i upravljanje znanjem susreli je vrlo izvodljivo i korisno.
Upravljanje znanjem promoviše kulturu otvorene komunikacije i saradnje , razbijajući silose i prihvaćajući timski rad u cijeloj organizaciji. Evo nekoliko koraka koje možete poduzeti kako bi vam komunikacija pomogla u poboljšanju vašeg arsenala upravljanja znanjem i obrnuto:
- Držite uho na zemlji – metaforički, naravno. Slušanje razgovora koji se vode oko vas može biti neprocjenjiva praksa. Ne postoji način da saznate šta možete propustiti. Postoji mnogo korisnih sitnica koje možete odabrati iz poziva klijenata, transkripata razgovora uživo, pa čak i e-pošte.
- Pozovite povratne informacije – pitajte ljude šta misle ili imaju li nešto da dodaju. Iznenadit ćete se kakvim ćete idejama na kraju rudariti. Oni se mogu koristiti za mnogo bolju komunikaciju i upravljanje znanjem.
- Zagovarajte kontinuirano učenje – Učiniti vaš sistem baze znanja robusnijim mnogo je lakše kada imate kulturu kompanije koja je pogodna za stalno učenje. Kada nema prepreka, prenošenje znanja je neometana aktivnost na redovnoj osnovi.
- Koristite komunikacijske alate – Različiti ljudi više vole da komuniciraju koristeći različite načine koji im odgovaraju. Pronađite komunikacijski softver koji vam daje licencu za korištenje svih načina koji su vam potrebni, bilo da se radi o e-pošti, razgovorima uživo ili telefonskim pozivima.
- Vodite dijalog – pustite svoje zaposlenike da razgovaraju, posebno kada se pojave problemi ili kada primijetite blokadu ili nešto u SOP-u ne funkcionira kako bi trebalo. Ohrabrite svoje timove da odbijaju ideje jedni od drugih.
- Inovirajte i stvarajte – Izazovite svoj tim da bliže pogleda vaše trenutne procese i procedure kako biste vidjeli da li mogu stvoriti bolji način. Predstavite im probleme s kojima ste se ranije suočavali i navedite ih da pronađu inoviraju rješenje.
Čuva organizaciona znanja
Organizaciono znanje je svo znanje unutar kompanije koje je od vrijednosti za poslovanje. Ovo uključuje informacije o kupcima, prodajne tokove, marketinške kampanje i profile zaposlenih, da spomenemo samo neke, a sve se to čuva u posudama za upravljanje intelektualnim kapitalom. Organizaciono znanje je podeljeno na četiri glavna tipa. Oni su:
- Prešutno – vještine ili sposobnosti koje nije lako objasniti ili naučiti
- Eksplicitno – informacije uhvaćene u dokumentima i drugim sličnim oblicima medija
- Pojedinac – Vještine, sposobnosti, učenje i komunikacijske preferencije specifične za određenu osobu u kompaniji
- Kolektiv – način na koji se znanje prikuplja, širi i čuva unutar organizacije
Upravljanje znanjem osigurava da vrijedna znanja i stručnost budu prikupljeni i dokumentirani, sprječavajući gubitak znanja zbog fluktuacije zaposlenih ili odlaska u penziju.
Podržava usklađenost i upravljanje rizikom
Nijedan projekat nije siguran niti bez rizika. Međutim, sa uspostavljenim čvrstim sistemom, razumijevanje gdje i kako nastaju ovi rizici kroz korištenje upravljanja znanjem je najefikasnije sredstvo za njihovo upravljanje ili potpuno eliminisanje. Ovo je jedan od razloga zašto je važno održavanje okvira upravljanja znanjem bilo koje kompanije.
Procesi upravljanja rizicima su povezani i stoga im upravljanje znanjem može pomoći na sljedeće načine:
- Podaci – upravljanje informacijama i znanjem podataka može istaći rješenja čim se uoče problemi i područja problema
- Procesi – Razmjena učenja, procesa i stečenih lekcija korisni su za ublažavanje rizika
- Politike – Potraga za problemima i rješenjima koristeći upravljanje znanjem o trenutnim politikama omogućava vašim timovima da mnogo lakše izvrše prilagođavanja
U istom smislu, upravljanjem i centralizacijom znanja, organizacije mogu lakše da se pridržavaju propisa i upravljaju rizicima povezanim sa lošim upravljanjem informacijama.
Omogućava brže rješavanje problema
Kada se suočite s problemom, bilo velikim ili malim, otkrit ćete da ste sposobniji doći do rješenja kada imate sve informacije pri ruci. Važno je sagledati sve uglove i moći odmjeriti prednosti i nedostatke. Ključ za rješavanje problema je razumijevanje i sve postaje lakše kada imate robusnu šemu upravljanja znanjem.
Pristup centraliziranoj bazi znanja omogućava bržu identifikaciju rješenja problema, smanjenje zastoja i poboljšanje nivoa usluge. Posjedovanje sistema upravljanja znanjem također znači da kompanije imaju način da dokumentuju događaje tako da budući timovi uvijek mogu pogledati u arhive kada istražuju istorijska pitanja i njihova rješenja.
Optimizirajte obuku i uključivanje
Kompanije obično ulažu mnogo vremena i novca u sticanje talenata, obuku i razvoj. Najbolja strategija zapošljavanja je da odgovara potrebama zapošljavanja, što znači da zapošljavate osobu koja je najpogodnija za to radno mjesto na osnovu njenog iskustva, vještina i znanja. Drugi način da to učinite je da s vremena na vrijeme ažurirate svoj sadržaj upravljanja znanjem kako biste mogli usmjeriti svoje polaznike da tamo pretražuju ako im zatrebaju odgovori ili vodiči.
Sistemi upravljanja znanjem mogu pojednostaviti proces obuke i uključivanja, olakšavajući novim zaposlenima da uđu u brzinu i postanu produktivni članovi tima. Također ih možete uključiti u buduće sesije brainstorminga kako biste mogli učiti od njih i razmjenjivati ideje kao jedna grupa.
Jača konkurentsku prednost
Znanje je neophodno za sticanje i održavanje konkurentske prednosti. Ako želite da zauzmete nišu u odabranoj industriji, vaša kompanija će biti uspješnija ako imate zaposlenike koji su sposobni da brzo uče i primjenjuju stečeno znanje efikasnije i efikasnije u odnosu na konkurenciju. Kao preduzeće, takođe biste trebali biti u mogućnosti da poboljšate svoje postojeće vještine, a istovremeno ovladate novim. Nema šanse da ne uspete ako ne znate šta radite ili ako ste prestali da učite nove stvari na poslu.
Efikasnim korištenjem organizacijskog znanja, kompanije mogu brže inovirati, brže se prilagođavati promjenama i održavati konkurentsku prednost u svojoj industriji. Pobrinite se i da ohrabrite svoje zaposlenike da daju doprinos razvoju novih strategija, stvaranju inovativnih rješenja za postojeće i očekivane probleme i obogaćivanju odnosa sa kolegama, klijentima i/ili kupcima.
Ostvarite svoje ciljeve upravljanja znanjem pomoću pravih alata
Poboljšanja korporativne memorije mogu ići tako daleko bez odgovarajućih alata. Pored gadgeta i sprava, trebat će vam dovoljno prostora za pohranu i pouzdan provajder usluga. Uđite u Bitrix24 i njegov sveobuhvatni paket dobro napravljenih alata prilagođenih vašim potrebama upravljanja znanjem.
Pokrijemo vam skladištenje, upravljanje zadacima, pouzdane timske diskove, komunikacijske alate, postavljanje baze znanja i još mnogo toga. Isprobajte ga danas. Prijavite se za Bitrix24 i unaprijedite svoj put upravljanja znanjem.