Savjeti za jednostavno upravljanje dokumentima na mreži

Čak i ako mislite da imate sve svoje datoteke pod kontrolom, savjeti mogu biti korisni jer tehnologija napreduje tako brzo da uvijek postoje načini za poboljšanje.

Međutim, ako tražite članak o online upravljanju dokumentima, velika je vjerovatnoća da će vam trebati pomoć. Dakle, ako želite da očistite svoje fascikle, pojačate svoju sigurnost i date turbo podsticaj procesu kreiranja dokumenata, došli ste na pravo mesto.

Čitajte dalje za naše vrhunske savjete i pogledajte kako vaš pristup dokumentima može izazvati značajne promjene u vašoj kompaniji.

FAQs

Šta je sistem za upravljanje dokumentima na mreži?

1. Obučite svoj tim pravim alatima

Vaš glavni prioritet je da nabavite odgovarajuću platformu za upravljanje dokumentima na mreži na kojoj možete kreirati datoteke, čuvati ih, strukturirati svoj pristup poslu i još mnogo toga. Uz solidan proces i prave alate za posao , vaš tim može tretirati administratora kao drugu prirodu i koncentrirati se na kreativnost.

Povežite svoj sistem za upravljanje dokumentima na mreži sa sljedećim funkcijama:

• Zajednički uređivač dokumenata
• Disk u oblaku za pohranjivanje datoteka
• Alat za upravljanje projektima za organiziranje zadataka
• Tehnologija toka posla za sistematizaciju vašeg pristupa

Ipak, ovo nije kraj igre. Rim nije izgrađen za jedan dan i ne možete preko noći preći od pristupa upravljanju dokumentima koji je fokusiran na laser.

Prva datoteka koju treba kreirati je dokumentacija vašeg sistema za upravljanje projektima na mreži koja pomaže svima da prate isti proces za održavanje standarda kvaliteta. Ovo je fantastično kao uvodni fajl za onboarding, ali i za kontinuiranu obuku. Sa svima koji znaju kako da rade svoj posao, možete se baciti na posao.

2. Pohranite svoje dokumente u oblak

Prošli su dani držanja dokumenata na tvrdim diskovima ili na lokalnim računarima. Osim što čuvate svoje podatke daleko sigurnije i ne morate biti sigurni da sjedite za pravim stolom da biste pristupili datotekama, prednosti skladištenja u oblaku su brojne.

Najočigledniji primjer je da se ne morate oslanjati na fizički hardver u kancelariji da biste pohranili sve svoje datoteke. Više od toga što je glomazno i ​​teško, održavanje vaših servera na mreži može predstavljati ulogu s punim radnim vremenom koju možete lako izbjeći.

Ali to je čak i više od toga. Daljinski timovi imaju pristup 24 sata dnevno i sedam dana u nedelji da dođu na posao pritiskom na dugme. Bez obzira na kom računaru se nalazite, ako imate akreditive, možete pristupiti svemu što vam je poznato s bilo kojeg mjesta.

Online upravljanje dokumentima također omogućava mobilni pristup. Najbolji alati koji postoje jednostavni su za uređivanje dokumenata kad god vam je potreban odmor od stola. Kada su vaši fajlovi spremni, menadžeri primaju obavještenje na svoj telefon da provjere dokument i daju mu pečat odobrenja.

3. Strukturirajte proces kreiranja dokumenta

Važan dio upravljanja dokumentima na mreži je održavanje kontrole kvaliteta i pojednostavljenje vašeg procesa. Da biste to učinili, preporučujemo nabavku alata za upravljanje projektima kako biste mogli dodijeliti zadatke relevantnim ljudima i pokrenuti loptu.

Započnite sa radnim tokovima — nizom zadataka koji se kombinuju za projekat. Vaš tipičan radni tok kreiranja dokumenata može uključivati:

1. Inicijalni brifing
2. Kreiranje tekstualnog sadržaja
3. Kreiranje slike
4. Prva recenzija
5. Izmjene su napravljene
6. Druga recenzija
7. Konačne promjene
8. Konačno odobrenje

U vašem alatu za upravljanje projektima, svaka relevantna osoba dobija obavijest kada je njen zadatak spreman, tako da može početi s radom na vrijeme. Kada označe svoj zadatak kao obavljen, vi kao menadžer možete dodijeliti sljedeći, bilo ručno ili automatski.

Vjerovatno imate dosta projekata koji se ponavljaju koji će svaki put pratiti istu strukturu. Stoga možete spremiti predloške toka posla i pokrenuti svoj sljedeći projekat jednim klikom na dugme.

4. Postavite temelje za saradnju

Neće biti iznenađenje da timovi koji rade kao dobro podmazana mašina daleko nadmašuju one koji odlaze u svoje silose i rade samostalno. Međutim, ako nemate odgovarajuće alate i procese, često je težak zadatak okupiti svoje najbolje umove.

Pomoću dokumenata za saradnju postavljate okvir za zajednički rad vašeg osoblja. Klasičan primjer je da vaš tim pisaca šalje članke vašem content manageru koji onda predlaže nekoliko izmjena i šalje ih nazad. Uz prave alate, prijedlozi vašeg menadžera će se jasno isticati, tako da vaš tim neće morati da pretražuje dokument tražeći šta treba da uradi.

Ne samo da ovo potiče brzu i jednostavnu saradnju, već i poboljšavate svoju kontrolu kvaliteta smanjenjem uključenih pokretnih dijelova. Jedan članak o jednom dokumentu bez labavih verzija koje vam začepljuju disk san je za timove koji svakodnevno žongliraju s puno sadržaja.

5. Označite svoje dokumente i svoje foldere

Dok sarađujete, postoje razne vrste savjeta i trikova koji cijeli proces čine lakšim. Jedno od njih je označavanje — jednostavno dodavanje imena vašem komentaru koje upozorava ko god vam je potreban.

Označavanje unutar dokumenata je odlično za privlačenje pažnje onih koji nisu direktno uključeni u proces kreiranja. Ako vam je potrebna potvrda datuma, vremena, činjenica ili brojki, možete pozvati kolegu za jednu brzu potvrdu prije nego što nastavite pisati. Vaš kolega će dobiti obavještenje koje ih vodi ne samo do dokumenta, već i do tačne linije na kojoj treba da rade, a prije nego što vi to znate, vaš problem je riješen.

Međutim, vaši napori za označavanje mogu se protegnuti na to kako strukturirate svoje upravljanje dokumentima na mreži. Recimo da imate predstojeću reviziju i da morate grupirati gomilu fajlova. Premještanje datoteka znači da ih više nećete pronaći, dupliciranje može dovesti do ažuriranja jedne bez druge. Umjesto toga, označite svaku datoteku riječju “audit” i sve ih možete brzo pronaći brzom pretragom na vašem disku .

6. Čuvajte svaku verziju svakog dokumenta na jednom mjestu

Nekoliko puta smo na našoj listi spomenuli pohranjivanje samo jedne verzije svakog dokumenta, a ovdje ćemo objasniti važnost toga. Ako ste bili u radnom svijetu prije nego što je upravljanje dokumentima na mreži zaista počelo, sigurno ćete izgubiti barem nekoliko sati na sastancima raspravljajući koja verzija dokumenta ima sve promjene koje želite, a nijednu od onih koje ne želite.

Umjesto fascikli prepunih datoteka zbunjujuće imenovanih, dobar sistem za upravljanje dokumentima na mreži će uključivati ​​historije verzija. Svaki put kada neko radi na dokumentu, verzija se sprema unutar samog dokumenta. Dakle, ako trebate skočiti u prošlost i pronaći slobodne informacije iz oktobra prošle godine, možete doći do njih u samo nekoliko klikova.

Slično, ako prstom izbrišete cijeli pasus prije faze pregleda, znate da uvijek možete provjeriti zadnju verziju, kopirati taj pasus i vratiti ga na njegovo mjesto.

7. Komunicirajte u okviru online sistema za upravljanje dokumentima

Kada je u pitanju upravljanje dokumentima na mreži, jedna od najboljih praksi koje možemo preporučiti je da svu svoju komunikaciju držite unutar samog dokumenta. Ali šta mislimo pod ovim?

Komentari su kamen temeljac vaše komunikacije ovdje. Umjesto da priđete svom kolegi i kažete nešto poput „Hej, znate onaj red u kojem ste napisali stvar…“, možete ih povezati s tačnom frazom u diskusiji uz direktne upute u svojim komentarima. Oni jednostavno kliknu na vezu i dobiju sve informacije koje trebaju dodati u svoja dva centa.

Učinite komunikaciju unutar dokumenata dijelom kulture vaše kompanije, od procesa učlanjenja do držanja veterana pod kontrolom kada puste standarde da izmaknu. Sa svima na istoj stranici, uklanjate nagađanja o tome kako će promjene stići, tako da vaš tim može slijediti istu strukturu i poslati datoteku natrag što je prije moguće.

8. Zabranite ažuriranje putem e-pošte ili instant messengera

Kao proširenje komunikacije unutar vašeg dokumenta na mreži, preporučujemo da kada radite sa sistemom za upravljanje dokumentima na mreži, izbjegavate lance e-pošte ili diskusije u instant messengeru. Glavni razlog je taj što su svi ostali slijepi za vaše privatne kanale. Ne postoji dostupan zapis o tome šta se dogodilo, što često dovodi do frustracije među onima koji nisu u toku.

Ali više od toga — navigacija je noćna mora! To što morate pretraživati ​​sve svoje kanale da biste otkrili zašto ste morali da izbrišete tu rečenicu je glavobolja koja nikome nije potrebna. Čuvajući sve svoje izmjene u dokumentu, imate evidenciju o tome šta, zašto, kada i ko od svake adaptacije.

Naravno, možda radite s vanjskim dobavljačima koji ne poznaju vaše procese, ali preporučujemo da ih uključite ili barem kopirate svaku promjenu e-pošte u svoj dokument radi dosljednosti.

9. Koristite prava pristupa u svoju korist

Češće nego ne, vaše dokumente je najbolje čuvati u tajnosti, barem dio njihovog životnog ciklusa. Bilo da se radi o uzbudljivoj najavi ili nekim strogo povjerljivim planovima za vaše poslovanje, kontrola ko može vidjeti vaše datoteke veliki je dio upravljanja dokumentima na mreži.

Srećom, većina najboljih alata za saradnju sa dokumentima ovih dana će vam omogućiti da definišete prava pristupa kako biste svoj posao držali podalje od znatiželjnih očiju. Ovo je dodatni nivo sigurnosti, tako da čak i ako neko ima link do vašeg dokumenta, neće moći vidjeti šta je unutra. Dakle, kada radite s vanjskim dobavljačima, budite oprezni prije nego što podijelite i dozvolite pristup samo određenim adresama e-pošte.

Ali prava pristupa nisu samo za sprečavanje ljudi. Oni također igraju ključnu ulogu u lakom upravljanju dokumentima na mreži, posebno kada je u pitanju davanje dokumenata u redu. Gotovo sve što kreirate morat će proći kroz proces pregleda, a posljednje što želite su neke izmjene koje se učine nakon što je sve odobreno. Stoga, nakon što dobijete svoj konačni nacrt, isključite sve prste koji vas svrbe u želji da napravite posljednju promjenu i na dobrom ste putu ka efikasnom, strateškom upravljanju dokumentima na mreži.

10. Šaljite linkove do datoteka umjesto preuzimanja

Sada vam je prijatno da koristite funkcije za verzionisanje na zajedničkim dokumentima, možete sa zadovoljstvom zaboraviti da priložite datoteke svom alatu za upravljanje zadacima na tradicionalan način. U prošlosti smo slali dokumente koji su bili skoro zamrznuti u vremenu. Ako neko iz vašeg tima ode na odmor, po povratku dokument će ostati isti.

Umjesto toga, umetanje veze do dokumenta znači da će se, čak i ako su bili na odmoru 10 mjeseci, vratiti i uvijek otvoriti najnoviju verziju vašeg dokumenta. Isto važi i za eksterne korisnike. Ako ste im dali prava pristupa, mogu izbjeći spremanje vaših datoteka i zbunjivanje svog foldera za preuzimanje. Umjesto toga, odmah se odvode na sjajnu novu verziju vašeg dokumenta.

11. Postavite administratora da upravlja vašim sistemom

Kao naš konačni savjet, toplo preporučujemo da imenujete nekoga tko će pokrenuti administratora. Naravno, kreirali ste dokumentaciju sistema za upravljanje projektima na mreži, ali ljudi postaju zaboravni i stvari se opuštaju, tako da je neophodno imati nekoga da vam održava kuću u redu.

Vaš administratorski radnik bi trebao identificirati i objediniti duplicirane datoteke, kreirati i ažurirati mapu vašeg diska i biti osoba koja se obraća svakom ko ima pitanje. Oni će također biti odgovorni za održavanje vodiča za nove regrute kako bi dobili ideju o tome kako funkcionira vaše upravljanje dokumentima na mreži. Ima li novih najboljih praksi ili informacija koje nedostaju? Unesi ga tamo.

Osim što će sve biti lako za navigaciju, bit ćete zaista zahvalni što ste imenovali administratora kada dođe vrijeme za reviziju. Umjesto da odbacite sve svoje uobičajene zadatke i da se trudite organizirati svoje dokumente, imat ćete gotov vodič za svakoga kome je potreban pristup.

Uz naših 11 savjeta za jednostavno upravljanje dokumentima na mreži, već biste trebali imati dobru ideju o tome kako ukloniti zabunu i pustiti svoj tim da zablista.

Ali bez pristupa najboljim alatima za upravljanje projektima, zajedničkim dokumentima i pogonu, uskoro ćete se naći u problemima. Bitrix24 vam daje sve ove alate i još mnogo toga.

Vlad Kovaskiy