Međufunkcionalna saradnja: otključajte uspjeh u upravljanju projektima

Saradnja je ključna. Potrebna je upornost, fokus i običan stari naporan rad da se upravlja timom i vodi projekat. Uvijek želite dati sve od sebe i proizvesti najimpresivnije rezultate kako biste pomogli u promociji vaše kompanije, bili sigurni da su klijenti zadovoljni i uspostavili vjeru i oslanjanje na vaš brend. Međutim, odabir stručnjaka iz drugih timova za stvaranje vlastitog super tima i njihovo usmjeravanje prema plodonosnoj međufunkcionalnoj suradnji dodaje novi nivo pritiska na vaša ramena.

Postoje stvari koje možete učiniti kako biste to uspjeli i otključali uspjeh u upravljanju projektima. Proći ćemo kroz neke od njih u ovom članku, a vi možete isprobati koji od njih rade za vas. Ovo su namjerni koraci koje morate poduzeti, usredsređujući se na činjenicu da je vaš super tim sastavljen od ljudi koji se smatraju majstorima u svojim oblastima. To znači da vaš pristup mora biti pažljiv i svrsishodan. Ako niste sigurni kako da postupite, čitajte dalje. Tu smo da pomognemo kako bi se vaš pohod na međufunkcionalnu saradnju završio snažnom pobjedom!

 

Ostvarite uspješnu međufunkcionalnu suradnju

 

Voditi projekt, djelovati kao menadžer i voditi tim može biti dovoljno težak posao bez dodatnog pritiska da se sastavljaju višefunkcionalni timovi. Za očekivati ​​je da želite specijalizovani tim koji radi sa vama ako želite da budete sigurni u uspeh projekta, a da istovremeno podižete reputaciju i brend vaše kompanije.

Ako ste na gubitku i niste sigurni gdje i kako sastaviti svoj višefunkcionalni tim, nastavite čitati. Donosimo vam neke ideje, savjete i strategije ne samo za to kako ljude iz više drugih timova i disciplina dovesti u jednu radnu grupu. Takođe ćemo vam pomoći da postignete efikasnu timsku saradnju kroz rad na zajedničkim ciljevima i konstruktivno upravljanje projektima.

 

1. Njegujte i inspirišite timsku saradnju

 

Kada gradite multifunkcionalni tim, morate obratiti pažnju na činjenicu da radite s najboljima od najboljih, da tako kažem. Možda jedva čekaju da odu, spremni da krenu na teren, ali takođe morate zapamtiti da ćete morati da se nosite sa egom zajedno sa znanjem, veštinom i kompetencijama. Mora postojati delikatan balans kako bi se izbjegle tenzije i zategnuti radni odnosi.

Nakon što sastavite svoj tim, odvojite vrijeme da se upoznate i malo se nasmijete i zabavite kao tim prije nego počne pravi posao. Dajući svima priliku da imaju osjećaj jedni za druge, sve će ih opustiti, čineći timski rad mogućim, a sam rad ugodnim izazovom za preuzimanje.

Također možete zakazati aktivnosti izgradnje tima kada je projekt u toku i iskoristiti to vrijeme za borbu protiv stresa i oslobađanje od pritiska na radnom mjestu. Tokom sastanaka tima, odvojite malo vremena za pizzu ili drugu hranu u kojoj možete uživati ​​dok razgovarate o ozbiljnijim stvarima. Počastite ih kafom ili večerom. Dati vašim višefunkcionalnim timovima vremena da se opuste i opuste, a istovremeno rade na zajedničkim ciljevima, učvršćuje grupu i povezuje svakog radnika s drugim, čineći jači tim koji može postići sve što zacrtaju.

 

2. Kreirajte plan saradnje za svoj višefunkcionalni tim

 

Sve dobro počinje sa dobro osmišljenim planom. Morate znati gdje sve ide, šta se očekuje od svake osobe i ko je za šta odgovoran, između ostalog. Plan postavlja vaš tim za uspjeh projekta jer imate nacrt kako to izgleda i kako to možete postići. Ako želite zagarantovan trijumf i plodnu međufunkcionalnu saradnju, počnite sa izradom plana saradnje. Ovo je važno jer:

• Dodjeljuje uloge i odgovornosti na osnovu specijalnosti članova tima
• Određuje rokove u skladu sa životnim vijekom projekta
• Delegira zadatke na osnovu snaga i slabosti svakog člana
• Upravljajte rizicima i navedite moguća rješenja
• Instalira načine komunikacije

Kada vaš plan bude gotov, provjeren i provjeren, sazovite sastanak da ga pokažete svima u timu. Provjerite razumijevanje prije nego dobijete njihov buy-in. Nakon toga, pohranite plan u oblak, centralnu pohranu kojoj mogu lako pristupiti svi uključeni u projekt. Na plan treba pozvati s vremena na vrijeme dok je projekat u toku.

Posjedovanje dobrog plana saradnje koji će služiti kao zvijezda Sjevernjače za vaše međufunkcionalne timove garantuje ne samo pobjedu za vaše kolektivne napore već i opći uspjeh projekta.

 

3. Jasno i efikasno komunicirajte sa svojim timom

 

Posao će teći glatko sve dok sa svojim timom komunicirate jasno i efikasno . To uključuje otkrivanje koji stilovi komunikacije funkcioniraju za članove vaših međufunkcionalnih timova i njihovo korištenje u svoju korist. Neki ljudi bi možda više voljeli razmjenu e-pošte, dok bi drugi mogli više voljeti instant poruke. Iskoristite svoj resurs alata da uvijek držite kanale komunikacije otvorenim.

Ove komunikacijske tehnike, načini i rasporedi trebali bi biti postavljeni u vašem planu suradnje, osiguravajući da svi u timu budu svjesni i otvoreni za kontinuirani dijalog dok je projekat u toku. Provjerite je li svima jasno kada i kako se od njih očekuje da komuniciraju. Ovo bi trebao biti vaš glavni prioritet; u suprotnom, posao će patiti.

 

4. Ravnomjerno i pošteno delegirajte zadatke

 

Glavna svrha sastavljanja međufunkcionalnih timova za određene projekte je da se dobro iskoristi stručnost svake osobe, određeni skup vještina i specijalizirana znanja. Ovo diktira kako se zadaci distribuiraju i dodjeljuju . Važno je da svi doprinesu ukupnom timskom radu. Vaš zadatak kao menadžera projekta je da kreirate plan koji to omogućava bez preopterećenja jedne osobe nerealnim opterećenjem.

Za daljnju međufunkcionalnu suradnju, možete koristiti Kanban ploče ili Gantt grafikone za agilniji pristup upravljanju zadacima. Koristite softver za planiranje projekta koji vam omogućava da ilustrirate zavisnosti zadataka, rokove i prilagođene faze projekta. Čineći to, članovi vašeg tima ostaju svjesni kako njihova pravovremenost direktno utiče na sljedećeg saigrača ili zadatak.

U svom planu suradnje dobro pogledajte kako su zadaci ravnomjerno raspoređeni kako biste spriječili izgaranje ili demotivaciju. Potvrdite da su svi uključeni svjesni svojih rezultata i rokova, kao i rezervnih planova ako naiđu na prepreke koje ih sprečavaju da predaju svoje dodijeljene zadatke na vrijeme.

 

5. Uspostavite provjere kvaliteta za rezultate

 

Niko, koliko god mi to želimo, nije savršen, bez obzira na dugogodišnje kolektivno iskustvo ili stručnost vašeg tima. Zato je odgovorna stvar uvijek postaviti provjere osiguranja kvaliteta u različitim fazama projekta. Ako već imate predložak, možete ga koristiti da uporedite ishod vaše međufunkcionalne saradnje sa projektnim standardom kvaliteta i izvrsnosti kako biste vidjeli da li ispunjavaju zahtjeve klijenta.

Nakon što su provjere obavljene, možete proći kroz sve završene rezultate i provjeriti njihov sadržaj na osnovu sveobuhvatnosti, usklađenosti sa mjerilom zasluga i efikasnosti klijenata. Temeljito prosijavanje svih završenih radova omogućava rafiniranje rezultata i osiguravanje najvišeg kvaliteta. Nakon toga, klijentu će biti dostavljeni samo najbolji doprinosi vašeg tima.

 

6. Omogućite pristup resursima, referencama i drugim izvorima informacija vezanih za posao

 

Ništa ne sprečava izuzetan, kvalitetan rad i međufunkcionalnu saradnju bez premca kao nedostatak pristupa potrebnim resursima. Za svaki poduhvat treba postojati mnoštvo referenci i izvora informacija na koje se tim može pozvati i konsultovati tokom cijelog životnog vijeka projekta. Oni bi trebali biti sažeti u planu saradnje kako bi svi znali gdje da traže i koji referentni materijal da traže kada je potrebno.

Nabavite sebi skladište u oblaku koje nije samo dostupno svima koji rade na projektu, već i sigurno i pouzdano. Na ovaj način, vaš tim će moći da obavi posao koji treba da završi kad god i gde god da se nalazi. Ovo je ključno za osiguravanje produktivnosti čak i kada imate udaljene radnike u timu ili one koji su možda neraspoloženi dan ili dva, ali i dalje žele raditi na mreži.

Održavajte integritet vaših projektnih resursa, referentnih materijala i izvora informacija ograničavanjem prava na uređivanje. Ovo osigurava da se mogu pregledati i koristiti bez nepotrebnih izmjena ili ažuriranja. Čuvajte svaki dokument specifičan za projekat u zaštićenoj fascikli za maksimalnu sigurnost i bezbrižnost.

 

7. Koristite pravu tehnologiju i alate za svoj projekat

 

Uspjeh projekta je gotovo nemoguće postići bez pravih alata i tehnologije koji su na raspolaganju vašem timu, a u današnje vrijeme visoke tehnologije, koji su alati savršeni za vaš projekat? Ponovo ispitajte svoj plan saradnje i napravite listu alata koji bi vam mogli biti potrebni za završetak posla.

Nakon što to učinite, možete početi kupovati oko dobavljača koji vam nudi svako tehnološko rješenje i alat koji će vam omogućiti da uspješno završite projekt koji je pri ruci. Ovo je jedan dio poduhvata na kojem ne biste trebali štedjeti svoj budžet. Budući da već imate veliki broj stručnjaka okupljenih da zajedno rade na vašem projektu, trebali biste im dati i sredstva da koriste samo najbolje alate, bilo da se radi o komunikaciji, upravljanju zadacima ili skladištenju datoteka.

Pronađite platformu za saradnju koja vam omogućava da nadgledate produktivnost, poštovanje rokova i završetak zadatka, a istovremeno pružate svom timu prednosti fenomenalnih radnih pomagala. Ni ovi alati ne moraju slomiti banku. Postoje besplatni do kojih možete doći. Međutim, ako želite maksimalno iskoristiti ono što imate za svoju konkretnu upotrebu, isplati se uložiti novac, pogotovo ako ionako imate dovoljno prostora u svom budžetu.

 

Međufunkcionalna saradnja uz Bitrix24

 

Bitrix24 nudi siguran softver za upravljanje dokumentima za sve vaše važne papire, kao što je plan saradnje, zajedno sa svim vašim projektnim resursima, referencama i izvorima informacija. Nabavite sigurnu pohranu za neograničene korisnike i uživajte u potpunoj sinhronizaciji, spremnom pristupu svim uređajima i operativnim sistemima (savršeno za udaljene radnike) i mogućnostima dijeljenja. Čuvajte svoje arhive putem dijeljenja ograničenog vremenom i lozinkom, pomno nadgledanih prava pristupa i prilagođenih diskova zaposlenika ili timova.

Komunikacija je ključ koji otključava sav potencijal vašeg višefunkcionalnog tima. Čak i uz stručnost člana vašeg tima, sve će se urušiti ako niko ne komunicira dobro. Bitrix24 omogućava efikasnu komunikaciju koja daje efektne rezultate. Softver nudi video konferencije, razmjenu trenutnih poruka, kao i e-poštu i glasovne pozive.

Jednostavno pratite svoje delegirane zadatke i razne rokove uz Bitrix24 online platformu za timsku saradnju. Ne samo da ih možete koristiti za korištenje s timovima na licu mjesta, već i sa udaljenim radnicima. Možete biti mirni tokom cijelog trajanja projekta, znajući da se posao koji treba obaviti obavlja čak i bez gledanja preko svačijih ramena.

Ostvarite impresivne rezultate i dovršite svoj projekat pomoću alata i radnih rješenja koje vam donosi Bitrix24. Postignite uspjeh projekta kroz efikasnu i efikasnu međufunkcionalnu saradnju uz pomoć Bitrix24.

FAQ