20 provjerenih savjeta za poboljšanje produktivnosti i efikasnosti vašeg tima kroz upravljanje projektima

Sadržaj

20 dokazanih savjeta za upravljanje projektima:

1. Postavite jasne ciljeve i ciljeve
2. Odredite prioritete zadacima kako biste postigli svoje ciljeve
3. Komunicirajte efikasno
4. Stavite svoje planove na softver za upravljanje projektima
5. Budite pedantni u pogledu plana projekta
6. Stalno pratite napredak projekta
7. Obratite pažnju na motivaciju tima
8. Neka fleksibilnost postane osobina ličnosti
9. Upravljajte rizicima od samog početka
10. Ne zaboravite proslaviti uspjeh
11. Delegirajte odgovornosti na pametan način
12. Usvojite agilne metodologije
13. Održavajte sastanke produktivnim
14. Koristite šablone i kontrolne liste
15. Držite dokumentaciju organiziranom u oblaku
16. Pratite vrijeme i troškove
17. Negujte kulturu učenja
18. Postavite teren za saradnju
19. Držite sve svoje zainteresovane strane u toku
20. Odvojite vrijeme da napravite poboljšanja

FAQ

---

1. Postavite jasne ciljeve

Teško je planirati rutu ako ne znate kuda idete. Početak naše liste savjeta za upravljanje projektima je postavljanje ciljeva projekta. Počnite tako što ćete identificirati i definirati svoje ciljeve sa svojim klijentom, a zatim se obratite svom timu i pobrinite se da su oboje dobro shvaćeni i mjerljivi.

Neka budu vidljivi tokom cijelog putovanja i neprestano se pitajte: radimo li na svojim ciljevima? Prelazeći sa strateškog nivoa na vaš svakodnevni, ovi ciljevi su stalni motivator koji može povećati produktivnost tima podsjećajući ljude na ukupnu svrhu.

2. Odredite prioritete zadataka kako biste postigli svoje ciljeve

Dok planirate svoj projekat, zabilježite koji su zadaci ključni za postizanje vaših ciljeva. Moraćete da odredite prioritete zadataka od samog početka, ali nemojte se plašiti da tokom projekta ponovo procenite ako se okolnosti promene.

Identifikujte najvažnije zadatke koje treba obaviti i u skladu s tim odredite prioritete. Kada vam bude teško, određivanje prioriteta će vam omogućiti da djelujete brzo i odlučno. Poslednja stvar koju želite da uradite u vreme stresa je da počnete da planirate od nule.

3. Efikasno komunicirajte (i ne pretjerujte)

Prekid u komunikaciji jedan je od razloga za neuspjeh projekata koji se najviše mogu izbjeći, ali se dešava alarmantnom brzinom. Da biste se borili protiv ovoga, isprobajte jedan od najjednostavnijih, ali najefikasnijih savjeta za upravljanje projektima: kreirajte komunikacijsku politiku.

U praktičnom smislu, ovo znači da unaprijed dogovorite sve svoje sastanke. Kombinacija dnevnih stajanja i provjera napretka dok dostignete prekretnice je odlično mjesto za početak. Ali više od toga, možete postaviti i smjernice za komunikaciju. Smanjite ogromne lance e-pošte i zatvorene trenutne poruke i umjesto toga zadržite sva uputstva u vezi sa zadacima, pitanja i ažuriranja u relevantnoj datoteci u softveru za upravljanje projektima.

Sa čvrstom politikom komunikacije projekta, vi, vaš tim i vaši klijenti bit ćete na istoj stranici tokom cijelog projekta. Ne tako tajno oružje za poboljšanu produktivnost.

4. Stavite svoje planove na softver za upravljanje projektima

Upravo smo spomenuli softver za upravljanje projektima , evo nas opet. Alat za upravljanje projektima je vaše sjedište u oblaku, osnova za sve zadatke, razgovore i analize koje će vam trebati.

Kao menadžer, možete pogledati napredak svog tima iz ptičje perspektive ili zaroniti pravo u sitne detalje. Ovo vam daje i strateško gledište i gledište zasnovano na zadacima, tako da možete pratiti napredak projekta i davati savjete o pojedinačnim slučajevima kada to zatražite.

5. Budite pedantni u pogledu plana projekta

Jedan od najboljih savjeta za upravljanje projektima je sagledavanje cjelokupnog plana na više nivoa. Prvo razmislite o ključnim kontrolnim točkama, kao što su dobivanje sredstava, puštanje proizvoda i završetak testiranja i postavljanje rokova za svaku od njih. Svakako, svaka kompanija ima svoje ciljeve i nedostatke, ovo je samo primjer. Za svaku kontrolnu tačku, možete dodatno fokusirati lupu i postaviti niz zadataka koji vam omogućavaju da dođete do svake kontrolne tačke.

Zatim se svodi na pojedinačne instrukcije zadatka. Kontrolna lista podzadataka je odlično mjesto za početak, ali ne zaboravite uključiti potrebne resurse kako bi svako imao ono što mu je potrebno prije nego što počne.

Kada kreirate plan projekta s punim detaljima, možete povećati produktivnost tima i svesti na minimum prepreke na putu.

6. Stalno pratiti napredak projekta

Najbolji softver za upravljanje projektima će standardno uključivati ​​analitiku. Odličan način za praćenje napretka projekta je postavljanje vremenskih trackera za svaki zadatak (više o tome kasnije) i u skladu s tim procijeniti svoj napredak. Ako ostanete strogi na mikro nivou, praćenje makro projekata činite gotovo bez napora.

Ali bez obzira koliko dugo provodite u fazi planiranja, morate zadržati agilan način razmišljanja. S vremena na vrijeme, vaš projekat će baciti krivulju. Ako ste fokusirani na praćenje napretka projekta, uočit ćete ove prepreke i moći ćete učiti iz svih grešaka, preusmjeravajući svoj projekt u skladu s tim.

7. Obratite pažnju na motivaciju tima

Menadžerske dužnosti idu dalje od postavljanja strategije i nestajanja u sjeni. Motivacija projektnog tima jedno je od područja upravljanja o kojima se najmanje govori, a većina ljudi na nju gleda kao na nešto što ili imate ili nemate.

Srećom, postoje načini na koje možete postati motivator najvišeg nivoa – sve dok uložite trud. Evo nekoliko ključnih savjeta za motivaciju projektnog tima kako biste započeli:

• Upoznajte svoje osoblje lično
• Postavite jasne i ostvarive ciljeve
• Prepoznajte dostignuća
• Dajte konstruktivne povratne informacije na individualnom nivou
• Obezbedite prave alate i obučite svoj tim da ih koristi

 

8. Učinite fleksibilnost crtom ličnosti

Kao što će postati jasno kroz našu listu savjeta za upravljanje projektima, fleksibilnost je ključni faktor za uspjeh svakog timskog rada. Uprkos vašoj obuci, iskustvu i stručnosti u industriji, tužna je činjenica da ne možete predvidjeti budućnost. Stoga je fleksibilnost jedna od najboljih osobina koje treba imati kao menadžer.

Možda zvuči lakše reći nego učiniti, ali čak i ako niste prirodno skloni fleksibilnosti, možete to učiniti dijelom svoje strategije. Odlična početna tačka je ostaviti praznine u svačijem rasporedu kako biste apsorbirali sve poteškoće koje se mogu pojaviti. Drugi veliki dio je — a to bi moglo povrijediti — držati svoj ego pod kontrolom i biti otvoren za prijedloge svog tima i klijenata.

9. Upravljajte rizicima od samog početka

Upravljanje rizikom je još jedna od onih oblasti koje se često zanemaruju i koje, kada se prihvate i pravilno implementiraju, mogu ozbiljno povećati efikasnost tima. Započnite tako što ćete pitati svoj tim za sve rizike (bez obzira koliko apsurdni) oni mogu uzeti u obzir, i smanjite ih na veličinu u sljedeće kategorije:

Prihvatljivi rizici su oni koje možete apsorbirati bez primjetnog efekta na vaš projekat.

Prenosivi rizici pokrivaju zadatke koje možete prenijeti na druge. Razmislite o legalnim poslovima i poslovima koji ne spadaju u vašu specijalnost.

Rizici koji se mogu izbjeći su visoki ulozi, ali su nepotrebni za uspjeh vašeg projekta, stoga ih izbacite iz plana i vratite se na ono što je važno.

Rizici koje možete ublažiti su fleksibilniji, a povlačenjem nekoliko konce možete smanjiti rizik na prihvatljiv nivo.

10. Ne zaboravite proslaviti uspjeh

Tako je lako zaboraviti kada ste pod pumpom posla, da je proslava uspjeha sa svojom kompanijom odličan način za povećanje efikasnosti tima. Nemojte samo čekati da se završi kraj projekta. Proslavite male pobjede u malom obimu (možda uzvik na društvenim mrežama vaše kompanije) i organizirajte događaj za svaku završenu prekretnicu.

Nećemo vam savjetovati šta učiniti kada se vaš projekat završi. Samo… drži to iznad ploče.

11. Delegirajte odgovornosti na pametan način

Ako možete sami da se nosite sa cijelim projektom, čestitamo! Ali ti si možda više solopreduzetnik . Ako zaista izazivate sebe, morat ćete podijeliti odgovornost.

Daleko od priznanja slabosti, delegiranje je zreo odgovor na veliki posao. Ne samo da vam delegiranje daje malo prostora za disanje, već je i ozbiljan motivator onome ko primi novu odgovornost. Pobrinite se da rasporedite zadatke onima s odgovarajućim skupom vještina ili barem unaprijed obučite ljude.

12. Usvojite agilne metodologije

Agilne metodologije više nisu stvar igre za inovativne tehnološke timove i nijedna lista savjeta za upravljanje projektima ne bi bila potpuna bez njih. Da biste povećali timsku produktivnost, apsorbirajte ključne agilne tehnike kao što su:

• Dnevni standup sastanci
• Iterativni stil rada
• Dvonedeljni sprintovi
• Agilne vizualizacije kao što su Kanban ploče i Gantt grafikoni

Agilne metodologije će vam dati prednost čineći vaš projekat fleksibilnim i prilagodljivim.

13. Održavajte sastanke produktivnim

Pobrinite se da sastanci budu produktivni tako što ćete imati jasan dnevni red, ostati na temi i pratiti aktivnosti. Ovo je jedan od onih savjeta za upravljanje projektima koji će zahtijevati malo vježbe, ali ćete uskoro požnjeti plodove.

Jedna ključna stvar koju treba zapamtiti je da nikada ne šaljete zahtjev za sastanak bez skice onoga što ćete pokriti i vaš tim će stići spreman i spreman za rad. Održavanje vaših sastanaka produktivnim je odličan početak za nesmetanu komunikaciju projekta.

14. Koristite šablone i kontrolne liste

Čak i najpažljiviji imat će poteškoća s pamćenjem svakog malog aspekta projekta, pa uštedite vrijeme kreiranjem kontrolnih lista koje će vas podsjetiti. Slično tome, prilagodljivi predlošci vaših radnih tokova omogućavaju vam da pokrenete sekcije vašeg projekta jednim klikom na dugme i poboljšate svoju efikasnost.

Predlošci i kontrolne liste su siguran način da pojednostavite svoje zadatke koji se ponavljaju i poboljšate efikasnost.

15. Držite dokumentaciju organiziranom u oblaku

Jedan od najboljih savjeta za upravljanje projektima za organizaciju je postavljanje disk jedinice u oblaku sa svom dokumentacijom. Olakšavajući navigaciju, sav vaš tim može se obratiti vašim datotekama kada im zatreba pomoć. Kao menadžer projekta, umjesto da troši vrijeme na rješavanje pojedinačnih pitanja, svako može odgovoriti na mnoga svoja pitanja.

Trebali biste datirajte svoje datoteke i mape pametnim formatom GGGGMMDD da biste uštedjeli vrijeme na pronalaženju datoteka, a ako imate bazu podataka koja se može pretraživati, pobjednik ste.

16. Pratite vrijeme i troškove

Oslobodite se nagađanja o praćenju vremena i troškova uz elegantne automatizacije. Praćenje vremena je posebno efikasno za saradnike trećih strana jer možete pratiti sate koje se naplaćuju. Kada je u pitanju fakturisanje, možete odmah provjeriti zapise jedni s drugima i ubrzati još jedan zadatak koji oduzima mnogo vremena.

Kada kreirate plan projekta, morat ćete postaviti vrijeme za svaki zadatak. Zatim, dok analizirate svoj napredak, možete odmjeriti predviđeno vrijeme i stvarno potrebno vrijeme. Sa svojim rezultatima, možete ili intervenirati kako biste ubrzali rad ili prilagodili svoja očekivanja za buduće projekte.

17. Negujte kulturu učenja

Kada postavljate ciljeve projekta, lako je misliti da ako samo zaposlite prave ljude sa talentima koji su vam potrebni, završili ste pola bitke. Ali čak i sa najboljim HR timom, ne možete garantovati da ćete pronaći prave profile ili da će se oni koje nađete uklopiti u vaš tim.

Stoga, fokusirajte više napora HR-a na interno učenje. Ne samo da vam kultura učenja daje dodatne vještine za buduće projekte, već i podstičete motivaciju uključenih pojedinaca.

18. Postavite teren za saradnju

Saradnja je tamo uz najbolje savjete za upravljanje projektima, bez obzira na vašu industriju. Pored vaše komunikacijske strategije, možete koristiti i kolaborativne dokumente da pojednostavite svoje radne prakse — posebno korisno za udaljene timove.

Sada kada imate alate na mjestu, vrijeme je da negujete kulturu saradnje i timskog rada među članovima vašeg tima. Proslavite pobjede kao tim i istaknite kako vam je suradnja pomogla da stignete do toga, a taj uspjeh će se početi replicirati.

19. Držite sve svoje zainteresovane strane u toku

Savjeti za upravljanje projektima često zanemaruju važnost da ostanete u kontaktu sa svim svojim dionicima. Neki projektni menadžeri će se previše fokusirati na klijente dok rade svoj tim do kostiju. Ali stidljiviji lideri su u opasnosti da posvete premalo pažnje klijentima, dok se previše fokusiraju na interni tim.

Slobodna, otvorena komunikacija je idealan način da svi budu svjesni napretka vašeg projekta. Uz pomoć svih, možete reagovati brzo i na agilan način kako bi vaš projekat bio na zadatku.

20. Odvojite vrijeme za poboljšanja

Posljednji od naših savjeta za upravljanje projektima je onaj koji možete implementirati tokom svog projekta, ali što je još važnije, kao refleksiju na kraju. Sa svim podacima sačuvanim u vašem alatu za upravljanje projektima i CRM-u ako radite sa klijentima, možete izvući izveštaje koji vam govore koliko ste dobro uradili.

Otkrijte šta radi, a šta ne, i ažurirajte svoje predloške projekta kao rezultat. Čestim poboljšavanjem malih stvari, uskoro ćete vidjeti velike promjene.

Povećajte svoju produktivnost već danas!

Dvadeset savjeta za upravljanje projektima zaredom može biti dosta za probaviti, ali ako imate poteškoća da smislite odakle da počnete, isprobajte Bitrix24.

Registracija je super jednostavna i odmah ćete dobiti sveobuhvatnu poslovnu platformu sa:

• Softver za upravljanje projektima
• Analitika učinka
• Komunikacijski alati
• Vremenski pratioci
• Sistem za skladištenje podataka zasnovan na oblaku

FAQ

Zašto je važno povećati produktivnost i efikasnost tima?