11 Prednosti implementacije sigurnog intraneta u vašoj organizaciji

Označavajući okvire zaštite podataka i povećane produktivnosti, siguran intranet brzo postaje potreba za kompanije svih veličina.

Izvan granica fizičkih kancelarija, intranet je privatno čvorište za saradnju, sigurnu komunikaciju, skladištenje podataka i odnose sa klijentima. Pokretanje tolikog broja aplikacija na jednoj platformi ima potencijal da pojednostavi i pojednostavi vaš rad i poveća produktivnost. Ali sa svim tim informacijama na jednom mjestu, povrede podataka mogu biti katastrofalne, zbog čega je sigurnost glavni prioritet.

To funkcionira za razumijevanje na površinskom nivou, ali želimo da kopamo malo dublje. Umjesto jednostavne liste funkcija intraneta, mi ćemo pogledati šta one znače za vaše poslovanje kroz naših 11 prednosti implementacije sigurnog intraneta u vašoj organizaciji.

FAQs

1. Komunicirajte efikasnije na privatnoj platformi

Možda je najočitija prednost sigurnog intraneta to što radi kao privatno komunikacijsko središte, slično kao platforme društvenih medija na internetu. Razlika je u tome što ne dobijate dosadne oglase u svom feedu ili prevare koje pune vašu pristiglu poštu. Umjesto toga, radi se o relevantnim ažuriranjima i najavama.

Kao interni komunikacijski alat , vaš intranet centralizira svu komunikaciju na radnom mjestu, olakšavajući razgovore jedan na jedan, kao i vijesti iz cijele kompanije. Uz to da ga svi koriste kao svoju kontrolnu tablu, možete komunicirati o predstojećim državnim praznicima i internim promocijama, sigurni da će svi dobiti poruku i putem obavještenja i na svom feedu vijesti.

Vodeće intranet platforme jačaju vaš intranet drugim komunikacijskim rješenjima, kao što su instant messengeri, video konferencije i razgovori unutar dokumenata za vrhunsku organizacijsku suradnju.

2. Ujedinite udaljene timove profesionalno i društveno

Timovi na daljinu imaju potencijal da pokrenu kompanije naprijed vrtoglavom brzinom – ali samo ako se njima efikasno upravlja. Jedna od najvećih prijetnji jedinstvu udaljenih timova je loša interna komunikacija, što dovodi do manjka produktivnosti i otuđenja zaposlenih koji nisu fizički bliski drugima.

Intranet vam omogućava da udaljene radnike držite uključenima i u toku, umjesto da ih ostavljate izolovane i bez smjera. Kada se pojedinci osjećaju da ih čuju i cijene, vjerojatnije je da će se baviti svojim zadacima i raditi najbolje što mogu.

Međutim, još jedna prednost je to što sigurni intranet oponaša društvene interakcije, bilo da se radi o razgovorima sa hlađenjem vode ili posvećenim grupama ujedinjenim zajedničkim interesom. Na primjer, možete postaviti Foodies Club — mjesto za razmjenu recepata, pa čak i video upute za lukave tehnike. Kanal za instant messenger Foodies omogućava početnicima u vašem timu da uspostave društvene veze koje pomažu da se razbiju barijere za saradnju.

3. Čuvajte svoje podatke bezbednim sa više nivoa sigurnosti

Zaštita podataka je od najveće važnosti za kompanije svih sektora, a ne samo one koje se bave brdima podataka o korisnicima. Kompanije koje se ponose pružanjem sigurnog intraneta to rade sa sigurnošću, jer postoji niz načina da se hakeri zaustave na putu.

Počevši od procesa prijave implementacijom provjere autentičnosti u dva koraka, što znači da čak i ako neko otkrije podatke za prijavu člana tima, ne može pristupiti računu. Također možete osigurati osjetljive datoteke ograničavanjem pristupa samo unaprijed odobrenim nalozima. Ovo također radi na sprječavanju lažnih zaposlenika da propuštaju štetne informacije. Ali na najosnovnijem nivou, činjenica da su intraneti po definiciji privatni, vaši zaposlenici su zaštićeni od mnogih tipičnih prevara koje se nalaze na širem internetu.

Sigurna komunikacija nije samo alat već i strateško sredstvo koje pomaže preduzećima da se pridržavaju zakona o zaštiti podataka i usklađenosti. Ovaj nivo mrežne sigurnosti također se može pretvoriti u pečat odobrenja koji možete integrirati u svoje marketinške kampanje.

4. Centralizirajte svoje ključne resurse za jednostavnu navigaciju

Siguran intranet ubija dvije muhe jednim udarcem kada je u pitanju upravljanje resursima. Prvo, izbjegavate neorganizirani nered koji dolazi s timovima koji slijede niz različitih standarda kada je u pitanju skladištenje. Ali što je najvažnije, sa svojim dokumentima i materijalima za obuku na jednom mjestu, možete se u potpunosti usredotočiti na zaštitu svoje vrijedne imovine bez rizika od krađe koji dolaze s neorganiziranim sistemima.

Naravno, sistemi za skladištenje zasnovani na oblaku se ne mogu pregovarati za udaljene ili hibridne timove. Sa svim vašim informacijama sinhronizovanim u realnom vremenu, možete održavati glatku organizacionu saradnju bilo da radite za stolom u kancelariji ili sa svog mobilnog telefona u pokretu.

Ali ne radi se samo o dokumentima na kojima radite. Jedna od bezbroj prednosti intraneta je imenik kompanije. Učitajte ključne informacije o svim svojim zaposlenima u organizacijski dijagram i olakšajte pronalaženje prave osobe za svaki zadatak.

5. Pojednostavite proces uključivanja zaposlenih

Unajmljivanje je rijetko laka vožnja, kako iz vremenske tako i iz perspektive troškova. Međutim, možete skinuti ogroman teret s uma implementacijom intranet rješenja u svoj proces onboardinga .

Sa svim vašim informacijama o osoblju i instrukcijama na jednom mjestu, jednostavna kontrolna lista korak-po-korak dovodi nove regrute do brzine uz minimalno uloženo vrijeme iz perspektive menadžera. Uključite vezu do relevantnih dokumenata u svaki korak, vodeći čitaoca do relevantnih priručnika i dokumenata.

Onboarding ni u kom slučaju nije jednokratan proces, naravno. Stavljajući materijale za obuku, politike kompanije i vodiče sa uputstvima dostupnim svima u vašem timu, uvijek im se možete obratiti za osvježenje.

6. Inspirirajte odličnu kulturu kompanije

Kada implementirate intranet, možete odabrati kako će izgledati i koja mu je svrha. Ovo je savršena prilika da udvostručite osnovne principe kulture vaše kompanije, pokazujući da prakticirate ono što propovijedate.

Na primjer, koristite funkcije intraneta kao što su forumi za promoviranje otvorenog razgovora. Ako neko u vašoj kompaniji naiđe na blokade ili ima prijedlog za poboljšanje, može postaviti objavu na oglasnu ploču i podijeliti je s cijelim timom. Otvoreni dijalog poput ovog pomaže višem rukovodstvu da se pozabavi problemima koje ne vide u svakodnevnom životu, a zaposleni se osjećaju cijenjenim i saslušanim.

Siguran intranet takođe promoviše organizacionu saradnju, razbijajući silose između različitih odeljenja i timova. Omogućujući međufunkcionalne projekte i diskusije, pomaže u razvoju kulture timskog rada. Na osnovu različitih perspektiva međuodjelske saradnje , često možete pronaći jedinstvena rješenja za uporne probleme.

7. Motivirajte svoj tim nagradama i priznanjima

Da bismo motivisali na visokom nivou, svima nam je potrebno malo ohrabrenja s vremena na vrijeme. Zbog toga sve veći broj kompanija udvostručuje svoj siguran intranet sistem kao internu platformu društvenih medija.

Menadžeri mogu da objavljuju pohvale ili dodjeljuju značke za odličan rad, dok ostatak kompanije ostavlja lajkove na poruku. Iako može izgledati simbolično, pozitivno pojačanje lajkova primaocu daje pogodak dopamina, hormona dobrog osjećaja koji je povezan sa tjelesnim sistemom nagrađivanja. Ovo ne samo da pruža trenutno zadovoljstvo, već i motiviše pojedince da traže slično priznanje u budućnosti.

Lideri su uvijek u potrazi za organizacijskim prednostima, a isticanje dobrog rada je jednostavan način da se timovi održi najboljim radom. Ovo posebno važi za udaljene zaposlene. Fizički izolovani od svojih kolega, još uvijek mogu dobiti to priznanje putem sigurnog intraneta.

8. Upravljajte svojim troškovima ulaganjem u jednu platformu

Prednosti intraneta povezane s troškovima uvijek će biti privlačne malim preduzećima s ograničenim budžetom, pa pogledajmo neke primjere.

Troškovi komunikacije, kao što su telefonski pozivi i poslovna putovanja za sastanke, mogu biti suze za oči. Uz intranet, vaši pozivi su besplatni, a umjesto toga možete voditi video sastanke. Ovo vam štedi mnogo nepotrebnih troškova, kao i dodaje dodatnu sigurnost mreže.

Ulaganje u aplikacije često raste kako vaše poslovanje raste. Međutim, dobar intranet sadrži niz alata koji obično zahtijevaju odvojene platforme, održavajući troškove niskim i pojednostavljujući vaše IT upravljanje.

Automatizacija između aplikacija na vašem intranetu omogućava vam da obavite isti posao za mnogo manje vremena (da ne spominjemo trud!). Skraćivanje zadataka koji oduzimaju vrijeme znači da vaš tim može biti efikasniji sa svojom produktivnošću.

Kršenje podataka je ozbiljno skupo, sa novčanim kaznama za plaćanje, kupcima koje treba nadoknaditi i reputacijom koju treba popraviti. Siguran intranet smanjuje rizik od hakovanja, omogućavajući vam da bolje upravljate svojim sredstvima.

9. Smanjite nered e-pošte i sastanaka

Radno okruženje iz ničijeg snova sastoji se od cjelodnevnih sastanaka i trajno punog inboxa. Siguran intranet sistem može smanjiti gubitak produktivnosti uzrokovan komunikacijskim preopterećenjem.

Jedan od načina na koji to funkcionira je kroz neformalnije, ali ipak sigurnije komunikacijske kanale. Na primjer, instant messenger je odličan za brze povratne informacije o određenom problemu. Ovo smanjuje ometanje sazivanja sastanka i zaobilazi ciklus odgođenog odgovora povezan s e-porukama.

Slično, cijeli timovi mogu istovremeno raditi na zajedničkim datotekama. Zaboravite na stvaranje dugih i neurednih lanaca e-pošte. Umjesto toga, unesite predložene izmjene i komentare unutar samog dokumenta. Ne samo da je brži i intuitivniji za recenzenta, već je i mnogo jasniji i relevantniji za primaoca.

10. Povećajte svoju produktivnost prilagođavanjem vašeg intraneta

Naravno, moglo bi biti potrebno mnogo vremena i truda za postavljanje intraneta na prvom mjestu. Ali možete postaviti siguran intranet prema vašim tačnim specifikacijama, sa svime što vam je potrebno i ništa što ne trebate. Pored pregleda učinka, tražite periodične povratne informacije od članova vašeg tima kako biste radili na efikasnosti na terenu.

Čuvanje bezbroj šablona za povećanje produktivnosti, od isječaka e-pošte i zaglavlja pisma na osnovnijem kraju, do dizajna kolaterala i cijelih tokova rada projekta na složenijem kraju. Pokreni čitave projekte iz prethodnog predloška sa svim zadacima, rokovima i odgovornim ljudima na mjestu, spremnim za rad. Naravno, možda ćete morati da napravite nekoliko podešavanja tu i tamo, ali u poređenju sa pisanjem celog projekta, nema poređenja.

11. Analizirajte interne podatke za stalno poboljšanje

Da biste imali najbolje šanse za analizu i poboljšanje vaših procesa, morate dobro upravljati podacima koje proizvodi vaša kompanija. Jedna od najboljih organizacijskih prednosti intraneta je da automatski bilježe ključne metrike iz mnoštva aplikacija, kao što su vrijeme provedeno na zadacima, izvršene konverzije i zadovoljstvo korisnika.

Siguran intranet neprimjetno prikuplja podatke iz svakog aspekta vašeg poslovanja bez oslanjanja na pomoć integracija trećih strana. Kako se podaci stalno unose u sistem, izvještaji u realnom vremenu dostupni su sa vašeg intraneta pritiskom na dugme. Bilo da vaš prodajni tim kasni sa svojim ciljevima ili su vaši sastanci preopterećeni, možete dijagnosticirati problem i pronaći rješenje brzo i efikasno, sve unutar vašeg intraneta.

Bitrix24: Vaš novi bezbjedni intranet sistem

U ovom trenutku u članku, možda ćete se zapitati kako sve ove intranet funkcije staviti pod jedan krov.

Pa, u Bitrix24 smo naporno radili na stvaranju sveobuhvatnog intranet rješenja koje podržava timove svih veličina, a da nije pretjerano komplikovano. Uz upravljanje projektima, dokumentima, klijentima i još mnogo toga dostupnog čak i u našoj besplatnoj verziji, ostat ćete povezani sa svojim timom i kontrolirati svoje procese.

Štaviše, možete birati između niza hiper-sigurnih metoda kako biste zaštitili svoje podatke. Uz autentifikaciju u dva koraka, jednokratne lozinke, pa čak i verziju koja se hostuje samostalno, sigurnost je naš glavni prioritet.