Sadržaj
10 koraka
1. Prihvatite izazov: navigacija po globalnom satu
2. Okupite svoj tim: identifikujte ključne učesnike
3. Ovladajte svojim alatima: oslobađanje moći planera sastanaka u vremenskoj zoni
4. Odredite svoje udarno vrijeme: pronalaženje savršenih vremenskih zona planera sastanaka
5. Postavite dnevni red: dajte prioritet ciljevima vašeg sastanka
6. Poštujte sat: balansirajte harmoniju između posla i života u vremenskim zonama
7. Stvorite komunikacijski centar: centralizirajte detalje sastanka
8. Delegirajte i sarađujte: maksimizirajte vrijednost planera vremenske zone sastanka
9. Zadržite fleksibilno: prilagođavanje neočekivanim promjenama
10. Razmišljajte i usavršavajte: stalno poboljšavajte svoje strategije planiranja
Pronalaženje planera sastanaka u vremenskoj zoni
10 koraka za zakazivanje sastanka tima u različitim vremenskim zonama
Svi želimo luksuz unajmljivanja elitnih timova iz cijelog svijeta, ali nijedan Jin ne dolazi bez Janga. Jedna loša strana međunarodne radne snage je ta što vrlo često morate zakazati timski sastanak u različitim vremenskim zonama.
Održavanje sreće može biti nedostižno, ali to vas ne bi trebalo spriječiti da tražite načine za poboljšanje! U Bitrix24 smo naučili iz buma rada na daljinu i međunarodnih sastanaka kako bismo napisali 10 koraka kako bismo postali pro-meeting organizator .
Dakle, ako se češete po glavi, pitajući se šta možete učiniti da pojednostavite proces, pogledajte ispod.
FAQs
Koji je najbolji način za zakazivanje sastanaka u različitim vremenskim zonama?
Najbolji način za zakazivanje sastanaka u različitim vremenskim zonama je korištenje alata za planiranje sastanaka u vremenskoj zoni, koji vam omogućavaju:
- Shvatite dostupnost članova tima
- Pronađite pogodno vrijeme za svakoga
- Prikupite bilješke prije i nakon sastanka
- Zadržite kontrolu nad svojim sastancima
Da li Google Kalendar automatski mijenja vremenske zone za sastanke?
Google kalendar automatski prilagođava vrijeme sastanka na osnovu vremenskih zona učesnika, osiguravajući da se sastanak tačno prikazuje za sve, bez obzira na njihovu lokaciju.
Da li Outlook kalendar automatski mijenja vremenske zone za sastanke?
Outlook kalendar automatski prikazuje vrijeme sastanka prema postavkama vremenske zone svakog učesnika, prikazujući tačno lokalno vrijeme za sastanak u kalendaru svakog učesnika.
1. Prihvatite izazov: navigaciju po globalnom satu
Kada je vaš posao da zakažete sastanak tima u različitim vremenskim zonama, prvi korak je da prihvatite da ćete morati biti pametni s globalnim satom. Nivo posla koji morate obaviti zavisi od toga koliko vremenskih zona pokriva vaša organizacija.
Ako se nalazite između Francuske i Ujedinjenog Kraljevstva, sve dok ne upadate u ukusni déjeuner ili tjerate svoj britanski kontingent da se budi sat vremena ranije, trebali biste biti dobri. Međutim, ako imate pojedince raštrkane širom svijeta, to je druga stvar. U potonjem slučaju, počnite tako što ćete procijeniti koji su sastanci striktno neophodni, jer će vam to pomoći da pojednostavite svoje napore oko planiranja i poštujete svačije vrijeme.
Postoji još jedna komplikacija: međunarodno ljetno računanje vremena. Ovo može biti malo zastrašujuće, jer ćete morati znati koje zemlje učestvuju i kada mijenjaju satove.
Ali ne brinite – ne morate biti gospodar svih vremenskih zona. Postoji mnogo alata za planiranje kalendara koji rade sav težak posao umjesto vas. Sa toliko toga što se dešava u vašem danu, ne možete provoditi vrijeme sa svojim abakusom i razmišljati ko bi mogao biti slobodan. Ovi alati za sastanke označavaju sve različite vremenske zone o kojima trebate znati kako biste mogli poslati svoje pozivnice u sekundi bez osjećaja krivice.
2. Okupite svoj tim: identifikujte ključne učesnike
Sada kada ste shvatili kako funkcionišu vremenske zone, drugi korak je da identifikujete svoje ključne učesnike. Pažljivo razmislite koji članovi tima moraju biti prisutni da bi postigli ciljeve sastanka i izbjegavajte pozivanje ljudi radi toga. Bićete zahvalni sebi što ste bili jednostavni kada počnete da planirate.
Nakon što odredite ključne igrače, odvojite trenutak da se predstavite, posebno ako su članovi tima novi ili nisu upoznati jedni s drugima. Ovo je bitan korak za svaki udaljeni tim , a isto vrijedi i za suradnju s vanjskim dobavljačima.
Neka svaki učesnik podijeli kratak uvod, uključujući svoje ime, ulogu, lokaciju i zabavnu činjenicu o sebi. To je bezobrazno, ali pomaže u stvaranju pozitivne i otvorene atmosfere u kojoj se svi osjećaju ugodnije izražavajući svoje mišljenje i ideje.
U potrazi za zakazivanjem timskog sastanka u različitim vremenskim zonama, morate maksimalno iskoristiti svaki minut. Ulažući vrijeme u izgradnju odnosa, otvorit ćete put glatkijoj komunikaciji i efikasnijoj saradnji.
3. Savladajte svoje alate: oslobodite snagu planera sastanaka u vremenskoj zoni
S vašim timom koji je spreman da se okupi, sljedeći važan korak kada zakažete sastanak tima u različitim vremenskim zonama je ovladavanje alatima koji su vam na raspolaganju. S obzirom na to da tehnologija čini svijet manjim, nije iznenađenje da postoji niz aplikacija i platformi za planiranje sastanaka u vremenskoj zoni dizajniranih da zakazivanje olakšaju.
Jedna moćna karakteristika ovih alata je mogućnost automatizacije vaših sastanaka. Postavljanjem ponavljajućih sastanaka, bilo da su sedmični, mjesečni ili prilagođeni vašim specifičnim potrebama, možete eliminirati gnjavažu ručnog zakazivanja svake sesije. Nema iznenađenja za vaš tim jednako pouzdanim sastancima.
Ovi alati će vam omogućiti da se fokusirate na sadržaj i ciljeve sastanka, umjesto da trošite energiju na logističke izazove. Zato prihvatite tehnologiju i učinite da ona radi za vas, jer je to ključ efikasne saradnje u globalizovanom svijetu.
4. Odredite svoje udarno vrijeme: pronađite savršene vremenske zone planera sastanaka
Četvrti korak uključuje određivanje vašeg udarnog vremena. Pronalaženje savršenih vremenskih zona planera sastanaka koje odgovaraju svima možda nije lako, ali je neophodno za osiguravanje maksimalne produktivnosti i angažmana vašeg tima.
Razmislite o pokretanju anketa za članove vašeg tima kako biste izrazili svoje preferencije za sastanke koji se ponavljaju. Ovaj inkluzivni pristup osigurava da se svačiji glas čuje i može vam pomoći da identifikujete najbolje termine za vaš međunarodni tim.
U slučajevima kada je nemoguće pronaći idealno vrijeme za sve, pokušajte rotirati vrijeme sastanaka kako biste ga barem učinili poštenim. Ovaj pristup pokazuje vašu posvećenost inkluzivnosti i priznaje žrtve koje su podnijeli članovi tima koji će možda morati prisustvovati sastancima van svog redovnog radnog vremena.
Pronalaženjem idealnih vremenskih zona planera sastanaka podstaćete pozitivno raspoloženje za besprekornu saradnju širom sveta.
5. Postavite dnevni red: dajte prioritet ciljevima vašeg sastanka
Kada zakažete sastanak tima u različitim vremenskim zonama, ne možete sebi priuštiti da zafrkavate ljude, tako da morate postaviti dnevni red i dati prioritet ciljevima sastanka. Uspostavljanje jasnog plana ne samo da pomaže u održavanju fokusa tokom sastanka, već i održava sve na istoj strani, bez obzira na njihovu vremensku zonu.
Da biste maksimalno povećali efikasnost vašeg sastanka, pošaljite bilješke i materijale unaprijed . Većina kalendarskih aplikacija će vam omogućiti da priložite datoteke tako da možete izbjeći beskrajno slanje e-pošte naprijed-nazad. Ovo omogućava učesnicima da pregledaju sadržaj i dođu spremni sa svojim razmišljanjima i doprinosima.
Prilikom izrade dnevnog reda, dajte prioritet najkritičnijim temama i isplanirajte dovoljno vremena za diskusiju. Kada osjetite da stvari odlaze prema nepotrebnim tangentama, možete ih lagano vratiti na pravi put kako biste izbjegli kašnjenja.
Vaš dnevni red također služi kao plan za vaše bilješke nakon sastanka koje možete poslati svima koji nisu uspjeli.
6. Poštujte sat: balansirajte harmoniju između posla i života u vremenskim zonama
Usko povezano sa prethodnim korakom, menadžeri uvek moraju da paze na sat tokom sastanaka. Naravno, može biti teško zakazati sastanak tima u različitim vremenskim zonama, ali ipak morate poštovati ravnotežu između posla i privatnog života. Čak i ako je usred dana, ljudi imaju druge zadatke za obavljanje, stoga nemojte ometati njihovu produktivnost .
Potrudite se da izbjegnete zakazivanje sastanaka tokom nezgodnih sati, kao što su kasne noći ili vikendi, kad god je to moguće. Ako član tima mora da prisustvuje sastanku tokom ovog vremena, izrazite zahvalnost za njihovu fleksibilnost i spremnost da se prilagode.
Pored toga, nastojte da sastanci budu sažeti i efikasni . Počnite i završite sastanke na vrijeme i pridržavajte se utvrđenog dnevnog reda. Ovo pokazuje da cijenite vrijeme svog tima i sprječava da se sastanci preliju u lično vrijeme.
Nagrade su dalekosežne. Ne samo da vam poštivanje vremena pomaže da pojednostavite svoj posao, već vam pomaže i da održite visoku motivaciju za sve uključene.
7. Kreirajte komunikacijsko čvorište: centralizirajte detalje sastanka
Bilo da ste lično ili ste rašireni po cijelom svijetu, sigurno će biti mnogo posla iza kulisa. Ovdje ne možete uzeti šamar pristup, zbog čega bismo preporučili stvaranje komunikacijskog čvorišta za centralizaciju detalja sastanka . Uspostavljanje centralnog spremišta za sve informacije vezane za sastanke daje članovima tima lak pristup osnovnim dokumentima i resursima.
Dakle, kada zakažete sastanak tima u različitim vremenskim zonama, sačuvajte svoje bilješke prije i nakon sastanka, kao i sve relevantne materijale, na disk baziranom na oblaku . Ovo omogućava članovima tima da pristupe i doprinose zajedničkim dokumentima kada im odgovara, pojednostavljujući saradnju i promovišući transparentnost.
Ako snimate video sastanke , snimke možete sačuvati u istom prostoru za pohranu. Ovo omogućava članovima tima koji su možda propustili sastanak ili trebaju pregledati diskusiju kako bi nadoknadili sadržaj bez opterećenja drugih rezimeom.
8. Delegirajte i sarađujte: maksimizirajte vrijednost planera vremenske zone sastanka
U osmom koraku vaše misije da zakažete sastanak tima u različitim vremenskim zonama, ključno je delegirati i efikasno sarađivati kako biste maksimizirali vrijednost planera vremenske zone sastanka. Pametno delegiranje i standardizirane procedure smanjuju haotično nagađanje i značajno poboljšavaju ukupnu efikasnost i produktivnost vaših sastanaka.
Započnite dodjeljivanjem zadataka i odgovornosti članovima tima na osnovu njihovih snaga i stručnosti. Na ovaj način osnažujete pojedince da preuzmu vlasništvo nad svojim ulogama i osiguravate da svi značajno doprinose sastanku. Ne samo da pojednostavljujete proces donošenja odluka, već i omogućavate uravnoteženiju distribuciju posla.
Podstaknite saradničko okruženje podsticanjem otvorene komunikacije , aktivnog slušanja i konstruktivnih povratnih informacija među članovima tima. Stvaranjem prostora u kojem se svi osjećaju cijenjeni i saslušani, promovirate osjećaj jedinstva i timskog rada koji nadilazi geografske granice.
9. Neka bude fleksibilan: prilagođavanje neočekivanim promjenama
Uprkos vašim najboljim naporima, uvijek će biti neočekivanih iznenađenja dok zakazujete sastanak tima u različitim vremenskim zonama. Zato je od vitalnog značaja zadržati fleksibilnost i prilagoditi se neočekivanim promjenama.
Izbjegavajte izmjene u posljednjem trenutku kad god je to moguće , jer to može izazvati konfuziju i frustraciju među članovima tima. Međutim, ako je promjena neizbježna, saopštite ažurirane detalje što je prije moguće kako bi svi bili obaviješteni i spremni da se prilagode.
Kada se suočite s neočekivanim promjenama, pristupite situaciji s razmišljanjem orijentiranim na rješenje. Potencijalne alternative mogu uključivati:
- Ponovno zakazivanje sastanka
- Koristeći drugu platformu
- Delegiranje zadataka drugim članovima tima
Ohrabrite svoj tim da razumije i podrži ove prilagodbe, jer će to omogućiti otpornije i prilagodljivije radno okruženje. Spoj pozitivnog razmišljanja i fleksibilnog stava dva su ključna elementa uspjeha za zakazivanje timskog sastanka u različitim vremenskim zonama.
10. Razmišljajte i precizirajte: stalno poboljšavajte svoje strategije planiranja
Naš posljednji korak je lekcija stara koliko i vrijeme. Učite iz grešaka i gradite na uspjesima. Provedite vrijeme povremeno, možda nakon svakog sastanka u prvim danima, i jednom mjesečno kako rastete u samopouzdanju, da razmislite i poboljšate svoje strategije planiranja. Kako se vaš tim razvija i okolnosti se mijenjaju, uvijek ćete morati prilagođavati svoj pristup kako biste osigurali da vaši sastanci ostanu djelotvorni i efikasni.
Jedan od načina za prikupljanje vrijednih uvida je putem anonimnih formulara za povratne informacije. Ovo može potaknuti stidljive ili introvertne članove tima da podijele svoje misli i prijedloge bez straha od presude ili posljedica. Međutim, važna je težnja za atmosferom u kojoj se svi osjećaju ugodno i otvoreno govore svoje mišljenje, podstičući više kolaborativnije i inkluzivnije okruženje.
Redovno provjeravajte povratne informacije koje dobijete i kombinirajte ih s vlastitim zaključcima kako biste identificirali područja poboljšanja. Možda ćete morati prilagoditi vrijeme sastanaka, pojednostaviti dnevni red ili istražiti nove alate kako biste bolje zadovoljili potrebe vašeg tima. Uz ovu vrstu razmišljanja o rastu, kad god trebate zakazati sastanak tima u različitim vremenskim zonama, pripremit ćete se sa svježim uvidima i boljom praksom.
Pronalaženje planera sastanka u vremenskoj zoni
Iako su sastanci u suštini fokusirani na ljude, potrebno je mnogo posla iza kulisa da bi oni mogli nesmetano funkcionisati u vremenskim zonama. Već smo istražili kalendare, zakazivanje i automatizaciju, ali šta ako vam kažemo da ima još toga?
Bitrix24 nudi poslovni alat od 360 stepeni tako da se možete pripremiti za svoje sastanke, pokrenuti video poziv, pohraniti sve svoje bilješke i snimke na disk i još mnogo toga. S vama i vašim timom na istoj platformi, minimizirate mogućnost tehničkih poteškoća i umjesto toga upravljate brodom koji glatko radi.
Dakle, ako trebate promijeniti način na koji planirate sastanke tima u različitim vremenskim zonama, ne tražite dalje od Bitrix24 .
Vlad Kovalskiy