Strategija za povećanje efikasnosti toka posla je u središtu razmišljanja o ‘graničnoj dobiti’, čiji je uspjeh započeo u sportu, ali se brzo proširio na sva područja poslovanja. Teorija koju je kreirao biciklistički trener Dave Brailsford, zasniva se na ideji da poboljšanjem mnogih različitih aspekata za samo jedan posto promovirate cjelokupno povećanje produktivnosti tima . Baš kao što je Dave Brailsford u tren oka doveo britanski biciklistički tim do slave, i vi možete uspjeti povećati efikasnost tima.
Ova hiperfokusirana nauka oslanja se na znanje kako da izmjeri efikasnost toka posla, pa se uverite da vaš softver za analizu performansi prikuplja podatke u pozadini. Uz to, pridružite nam se dok istražujemo naših osam dokazanih strategija za povećanje efikasnosti toka posla.
Pokrićemo elemente koji dovode do neefikasnosti, pre nego što pogledamo strategije od poboljšanih sistema komunikacije i obuke tima do automatizacije rutinskih zadataka i izvođenja redovnih revizija. Kada počnete da implementirate ove strategije, uskoro ćete početi da vidite da se margine od jedan posto povećavaju kako bi se povećala i vaša produktivnost i krajnji rezultat.
Šta uzrokuje neefikasnost toka posla?
Prije nego što budemo mogli implementirati strategije za povećanje efikasnosti toka posla, moramo znati gdje su zamke. Identifikujući ove osnovne uzroke, možemo bolje razumjeti kako poboljšati efikasnost timskog radnog toka.
Bez jasne politike, timovi lako mogu skliznuti u loše navike u komunikaciji. Kada članovi tima nisu na istoj strani zbog loše komunikacije, oni izazivaju nesporazume, kašnjenja i skupe greške.
Kako tehnologija nastavlja da napreduje velikom brzinom, kompanije iz svih industrija moraju biti u toku s najnovijim promjenama kako ne bi zaostajale za konkurencijom.
Procesi s previše koraka ili složenosti dovode do uskih grla na radnom mjestu. Ne samo da ovo otežava produktivnost, već može dovesti i do frustracije među timovima i toksičnog okruženja.
Najkraća udaljenost između dvije tačke je prava linija. Bez jasnih i opravdanih ciljeva i zadataka, timovi imaju tendenciju da krivudaju, gube vrijeme i resurse prije nego što postignu uspjeh.
Neobučeni zaposlenici rade sporije i često osjećaju sindrom prevaranta – dva katastrofalna uticaja na efikasnost toka posla.
Bez strateškog raspoređivanja ljudskih i tehničkih resursa, timovi postaju previše tanki ili se ne koriste kada su najpotrebniji, što zahtijeva hitnu implementaciju tehnika optimizacije toka posla.
Sada imamo kontrolu nad nekim od ključnih krivaca koji utiču na efikasnost, zaronimo u strategije koje se koriste za borbu protiv njih.
1. Implementacija integrisanog komunikacionog sistema
Efikasna komunikacija je okosnica uspjeha svakog tima i osnovna strategija za povećanje efikasnosti toka posla. Međutim, bez uspostavljenih sistema, i veliki i mali timovi podložni su gubitku vremena i resursa zbog nesporazuma.
Iz strukturalne perspektive, uvođenje svih u isti komunikacijski sistem je odličan početak. Omogućava svim članovima tima da kontaktiraju jedni s drugima bez prebacivanja između više aplikacija i čuva evidenciju interakcija na koje se mogu osvrnuti u budućnosti.
Strateški, trebali biste postaviti smjernice za savjetovanje radnika o tome koje alate koristiti u određenim situacijama. Na primjer, instant messenger je odličan za brzu komunikaciju naprijed-nazad, ali oni koji nisu uključeni u razgovor ne mogu pristupiti informacijama, što ga čini lošim izborom za donošenje važnih odluka.
Zapamtite da su komunikacijski alati više od standardnih e-poruka, telefona i video poziva. Ima smisla kanalisati svu komunikaciju zasnovanu na zadacima preko relevantne kartice u softveru za upravljanje projektima. To je sistem u kojem sve relevantne strane mogu vidjeti ažuriranja i komentare tamo gdje očekuju da ih vide — i to bez traženja potrebnih informacija kroz prošle e-poruke.
Integrirani komunikacijski sistem je, stoga, jedna od najboljih praksi za poboljšanje timske efikasnosti, jer možete smanjiti vrijeme i trud utrošen na upravljanje komunikacijama i umjesto toga ga usmjeriti na produktivnije zadatke.
2. Automatizacija rutinskog zadatka
Od pojednostavljenja komunikacije između ljudi do potpunog zaobilaženja ljudi, automatizacija je imala revolucionarni uticaj na to kako poboljšati efikasnost timskog radnog procesa. Mnogi zadaci u toku posla zahtijevaju malo ili nimalo ljudske kreativnosti, a oni su zreli za malo algoritamske intervencije.
Automatizacije dolaze u različitim oblicima, od automatskog dodjeljivanja novih potencijalnih klijenata do slanja obavještenja o odobrenju menadžeru. Ali ako budete više tehnički, možete automatizirati cijele tokove posla s ovisnostima. Ovo je metoda za dodjeljivanje zadataka na osnovu okidača, kao što je završetak prethodnog zadatka ili odgovor od klijenta. Kada se sastavljaju strateški, ovisnosti drže radnike na zadatku i angažiraju te sprječavaju menadžere da dodijele svaki zadatak i mikroupravljaju svojim timovima.
Ne samo da automatizacija povećava efikasnost toka posla uklanjanjem vremena utrošenog na zadatke i ljudske greške, već promoviše sretnije radno mjesto. Umjesto da dane provode radeći sitne poslove kao što je unos podataka, zaposlenici svoju pažnju usmjeravaju na ispunjenije elemente svog posla.
3. Unapređenje timske saradnje
Svaki tim zna da je saradnja tajni sos iza svih efikasnih strategija upravljanja timom, ali može biti teško implementirati. Bilo zbog razjedinjenog tima koji teži da radi u silosima, ili jednostavno zbog nedostatka planiranja, saradnja se lako može raspasti u neefikasne radne prakse.
Kako biste osigurali da svi zajedno radite koherentno, počnite tako što ćete imati centraliziranu jedinicu za pohranu svih vaših informacija. Najbolje predstavljen u obliku diska baziranog na oblaku , to bi trebao biti dobro organiziran, logičan prostor u kojem ljudi mogu pronaći informacije koje su im potrebne što je brže i efikasnije moguće. Obučite svoj tim o smjernicama za hijerarhiju datoteka i običaje imenovanja i vidjet ćete lako povećanje efikasnosti toka posla.
Sada kada imate osnove, možete pogledati metodologije toka posla kao što je Scrum. Ovaj agilni okvir zasnovan je na kontinuiranim povratnim informacijama i poboljšanjima, što vam omogućava da rješavate probleme i brzo se prilagođavate promjenama, poboljšavajući i kvalitet rada i zadovoljstvo članova tima.
4. Donošenje odluka zasnovano na podacima
U suštini, analiza podataka i identifikovanje uvida osiguravaju da se odluke zasnivaju na konkretnim informacijama, a ne na intuiciji, što dovodi do preciznijih, pravovremenih i efikasnijih rezultata. Stoga je znanje kako da se izmeri efikasnost toka posla apsolutno neophodno za preduzeća koja žele da povećaju efikasnost toka posla.
Prvi korak je prikupljanje relevantnih podataka. Ovisno o prioritetima vaše kompanije, to može uključivati metriku učinka, praćenje vremena, povratne informacije kupaca, finansijske podatke ili analitiku prodaje. Sa tim podacima pri ruci, možete generirati izvještaje u realnom vremenu jednim klikom na dugme, zajedno sa uvidima, preporukama i tehnikama optimizacije toka posla.
Imajte na umu da se poboljšanje efikasnosti toka posla ne zasniva samo na prikupljanju i prikazivanju podataka. Timovi koji ne uspijevaju pravilno obučiti svoje zaposlenike o tome kako implementirati donošenje odluka zasnovano na podacima često gube dragocjene sate na sastancima bez pozitivnog utjecaja na svoje radne tokove.
5. Izvođenje redovnih revizija toka posla
U uskoj vezi sa donošenjem odluka zasnovanim na podacima je umetnost vođenja redovnih revizija toka posla. U užurbanom svakodnevnom radu, ovaj važan zadatak se često stavlja u zadnji plan, ali mi bismo toplo preporučili da zakažete vrijeme za kritiku i analizu vaših tokova posla .
Razmotrite primjer procesa upravljanja projektima vašeg tima. Možete ispitati metrike kao što su vremena završetka zadataka, stope saradnje i kašnjenja projekta. Poboljšanje ovih aspekata savršeno je u skladu sa razmišljanjem o marginalnim dobicima.
Započnite rješavanjem svih primjetnih problema. Na primjer, ako primijetite da se vaš tim stalno suočava sa kašnjenjima u izvršavanju zadataka, vrijeme je da istražite. Pokrenite procjene, prikupite povratne informacije tima i implementirajte plan za pojednostavljenje toka posla.
Odvajanje vremena za ove redovne revizije ključno je za poboljšanje efikasnosti toka posla. Bilo da se radi o rješavanju kritičnog problema ili o malim poboljšanjima, čini vas produktivnijim, agilnijim i relevantnijim u vašoj industriji.
6. Optimiziranje raspodjele resursa
Svi smo bili u situaciji u kojoj smo vidjeli lošu alokaciju resursa. U trenutku kada je vaš vrhunski stručnjak za korisničku podršku najpotrebniji, oni su zauzeti prisustvovanjem sastanku za donošenje odluka na kojem ne moraju biti. Alokacija resursa pomaže u povećanju efikasnosti toka posla kroz projekte tako što osigurava da su pravo osoblje, alati i tehnologija spremni kada vam zatrebaju.
Timovi koji daju prioritet raspodjeli resursa obično ulažu vrijeme u kreiranje sveobuhvatne organizacijske sheme koja prikazuje svakog zaposlenika i njegove ključne prednosti. Stavljanje svih vaših zadataka u softver za upravljanje projektima tada vam pokazuje koja je od ovih prednosti potrebna za svaki zadatak. Vizualizacije timskih i individualnih kalendara omogućavaju vam da vidite raspored svakog zaposlenika, tako da kada znate da je zadatak najvišeg prioriteta u pripremi, možete preraspodijeliti manje važne zadatke kako biste oslobodili svoj A-tim.
Pametna alokacija resursa dobro funkcionira za povećanje efikasnosti tima jer izbjegavate pretjerano naprezanje i nedovoljno korištenje. Ovo pomaže da se izbjegne sagorijevanje zbog prevelikog oslanjanja na određene pojedince i vodi do uravnoteženijeg i zadovoljnijeg radnog mjesta.
7. Obučite svoj tim
Osposobljavanje ljudi najnovijim vještinama i znanjima koja su im potrebna da rade svoj posao jedan je od najosnovnijih, ali najefikasnijih načina za povećanje efikasnosti toka posla. Čak i ako mjesecima radite kroz iste procese, ako svako postigne poboljšanje od jedan posto na individualnom nivou, efekat na vašu produktivnost u cjelini može biti ogroman.
Započnite korištenjem podataka o učinku da biste identificirali područja koja trebaju najviše posla. Postoji beskonačan spisak oblasti za poboljšanje timske produktivnosti, kao što su obuka u alatima i softveru, najbolje prakse za pozive za korisničku podršku i kako usvojiti nove tehnologije kao što su automatizacija i veštačka inteligencija.
Dobro obučen tim je bolje opremljen za rješavanje izazova, prilagođavanje novim radnim procesima i doprinos uspjehu organizacije. Stoga biste trebali poticati obuku kao dio kulture vaše kompanije. Pobrinite se da postavite jasne ciljeve i nagradite napredak za motivaciju i sačuvajte materijale za obuku u svojoj želji da ambiciozni, samopokrenuti radnici sami pronađu.
8. Postavljanje povratnih petlji i kontinuirano poboljšanje
Kao našu konačnu strategiju za povećanje efikasnosti toka posla, pogledat ćemo kako pokrenuti procese koji osiguravaju da konstantno radite na stvaranju efikasnijih tokova posla. Petlje povratnih informacija su odličan način prikupljanja strukturiranih uvida od pojedinaca na svim nivoima o poteškoćama kojih viši menadžment možda nije uvijek svjestan.
Postoji bezbroj načina za stvaranje mogućnosti za povratne informacije u cilju poboljšanja efikasnosti radnog mjesta. Započnite sa strukturiranim sastancima jedan na jedan na kojima omogućavate zaposlenima da iznesu na vidjelo zabrinutosti i sugestije unaprijed pripremljene. Nadalje, da biste dobili više ad-hoc uvida, kreirajte formulare za povratne informacije gdje svako u kompaniji može dati prijedloge. Davanje mogućnosti odabira relevantnog odjela ili dijela procesa pojednostavljuje povratnu spregu slanjem ideje pravim ljudima.
Konačno, morate pronaći vrijeme i prostor za implementaciju novih efikasnih strategija upravljanja timom. Najjednostavnija opcija je uključivanje povratnih informacija u pripremu za sastanke za donošenje odluka. Međutim, mogli biste postati kreativniji tako što ćete odvojiti sat ili dva tjedno za sesiju u potrazi za gotovim rješenjima za povećanje efikasnosti toka posla.
Bitrix24: Pretvaranje strategija efikasnosti toka posla u uspeh
Sada smo istražili najbolje prakse za poboljšanje timske efikasnosti, završićemo kratkim pregledom kako ih implementirati.
Tokovi rada ne mogu postojati bez čvrste osnove ispod njih. Iako će nepouzdani, nepovezani alati usporiti i prekinuti vaš napredak, integrirane platforme visokih performansi omogućuju vam da napredujete.
Bitrix24 je savršen primjer postavljanja sistema kako bi vaš tim mogao ostvariti svoj potencijal. Objedinjavajući skladište na mreži, softver za upravljanje projektima, timske kalendare, analitiku performansi, automatizaciju i još mnogo toga, možete povećati efikasnost toka posla na svakom nivou vašeg poslovanja.
Vlad Kovalskiy