Agilna saradnja na hibridnom radnom mestu: 7 ključeva za uspeh

Saradnja na hibridnom radnom mestu je blagodat za preduzeća koja žele da napreduju. Omogućava vam da unajmite najbolje talente iz cijelog svijeta dok istovremeno nadopunjujete svoje radne tokove kako biste dobili prednost u konkurenciji.

Međutim, velike promjene se ne dešavaju preko noći. Zato smo u Bitrix24 sastavili sedam ključeva za uspjeh dok usvajate agilne metodologije i prelazite na hibridnu kancelariju.

Razumijevanje agilne saradnje

Prije nego što pređemo na naših sedam ključeva, prvo moramo definirati šta je agilna suradnja i kako se primjenjuje na hibridno radno mjesto.

Jedan od kritičnih koncepata iza agilnih metoda je kontinuirano poboljšanje. Saradnja u agilnoj metodologiji nije samo jednokratan događaj već kontinuirani proces. To uključuje redovne sastanke, obično u obliku dnevnih stand-up-a, i iterativni način razmišljanja gdje se male prilagodbe vrše u redovnim intervalima kako bi se poboljšao proizvod.

Kontradiktorno, agilan rad se zasniva na krutoj strukturi. Možda najpoznatiji primjer agilnog rada je scrum metodologija, koja je podijeljena u pet ključnih faza:

• Iniciranje
• Planiranje i procjene
• Implementacija
• Pregled i retrospektiva
• Pustiti

Ova stroga, predvidljiva struktura omogućava timovima da većinu procesa postave na autopilot, oslobađajući prostor za kreativnost.

Kao završnu tačku o agilnoj saradnji, osvrnut ćemo se na filozofiju otvorenosti, transparentnosti i komunikacije. Kako bi se pojednostavio kreativni proces, agilna metodologija ima za cilj uklanjanje svih prepreka za suradnju, kao što su silosiranje, nejasni ciljevi i zbunjujuće upute. Većina timova će usvojiti agilne alate za saradnju kako bi promovirali produktivnije okruženje, kao što su:

• Softver za video konferencije za okupljanje virtuelnih timova
• Moćni alati za upravljanje zadacima za postavljanje jasnih i dosljednih instrukcija
• Kolaborativni dokumenti koji olakšavaju istovremeni rad i vode jasne evidencije

Primjena agilnih metoda u kancelarijskom prostoru je relativno jednostavna. Imate sve oko sebe za standup sastanke i lako možete okupiti ljude da pregledaju i poboljšaju vaše tokove posla.

Međutim, to je sasvim drugo pitanje za rad na daljinu , a kombiniranje to dvoje može biti još izazovnije. Dakle, sada ćemo ući u naših sedam ključeva za postizanje uspjeha agilne suradnje na hibridnom radnom mjestu.

1. Postavite očekivanja pomoću politike hibridne agilne saradnje

Da bi sistem funkcionisao efikasno, potrebno je da svi budu na istoj strani od samog početka. Ovo je još važnije u kontekstu hibridnog radnog mjesta gdje se dinamika timske interakcije i suradnje može značajno promijeniti.

Prebacivanje sa kancelarijskog posla na mešavinu kancelarijskog i rada na daljinu stvara jedinstven skup izazova i mogućnosti, a hibridna agilna politika saradnje je prvi korak u navigaciji ovim novim pejzažom.

Vaša politika bi trebala ocrtati ponašanje, procese i agilne metode potrebne za besprijekoran timski rad. Od vodiča o tome kako koristiti agilne alate za suradnju kao što su platforme za upravljanje projektima, komunikacijske aplikacije i zajednički dokumenti do rasporeda sastanaka i komunikacije, vaša politika je sveobuhvatni putokaz za vaše zaposlenike da se prilagode hibridnom formatu.

Na primjer, politike agilnog rada trebale bi postaviti jasna očekivanja kao što su:

• Uvod u prednosti hibridnih agilnih tokova rada
• Pravila o tome kako i kada vaš tim treba da komunicira
• Kako strukturirati agilan sastanak
• Vodiči za korištenje alata u oblaku
• Radno vrijeme i dostupnost
• Poštovanje navedenog radnog vremena i ličnog vremena
• Kako dati povratne informacije o politici

2. Pretvorite agilne tokove rada u oblak

Prebacivanje na hibridno radno mjesto ne znači izbaciti sve svoje tokove posla i početi iznova od nule. Uz malo kreativnog razmišljanja, moći ćete svoje najbolje tokove rada u uredu prevesti u efikasan online format.

Prelazak na oblak počinje identificiranjem pravih alata za vaš tim. Ovi alati bi trebali biti usklađeni s radnim tokovima vašeg tima i trebali bi biti jednostavni za korištenje kako bi se osiguralo brzo usvajanje. Nakon što odaberete svoje alate, sljedeći korak je migriranje postojećih tokova rada na ove platforme. To može uključivati ​​pokretanje projekata na platformi za upravljanje projektima, premještanje datoteka u alat za dijeljenje dokumenata baziran na oblaku ili otvaranje komunikacijskih kanala u aplikaciji za razmjenu poruka.

Najbolji alati za upravljanje projektima omogućit će vam da postavite jasne, strukturirane tokove posla i sačuvate ih kao predloške u oblaku. Kada je u pitanju pokretanje projekata koji se ponavljaju, možete preuzeti svoj predložak, izvršiti sve potrebne modifikacije, a zatim preći na posao.

3. Obučite svoj tim njihovim novim alatima

Za efikasnu timsku saradnju, nije dovoljno jednostavno uvesti nove alate za svoje radne tokove i očekivati ​​da vaš tim uči na poslu. Kao što možete očekivati, obuka je ključni dio ove tranzicije. Radite na pružanju zanimljivih sesija koje pomažu članovima vašeg tima da usvoje nove alate. Istaknite ključne karakteristike i način na koji će one olakšati život ljudima i raditi na varalici kako riješiti osnovne probleme.

Uspostavljanje ravnoteže između sveobuhvatne i privlačne obuke je od vitalnog značaja ako želite uspjeti u tranziciji u hibridnu kancelariju. Niko ne želi da se oseća preopterećeno novim alatima, zato se držite najrelevantnijih oblasti. Praktični zadaci u sigurnom okruženju treninga omogućavaju vam da provjerite da li je vaš tim u potpunosti razumio određeni koncept, nakon čega možete preći na sljedeću fazu. Drugi način da izbjegnete osjećaj preopterećenosti timova je da pokažete kako upravljati obavještenjima kako bi se izbjeglo prepuno sandučića.

Posebno efikasan pristup obuci je model „obuci trenera“, koji uključuje obuku nekoliko članova tima novim alatima i dajući im zadatak da obuče ostatak tima. Ovo ima sekundarne prednosti uštede vremena i pružanja okruženja za članove tima da se upoznaju.

4. Olakšajte i živu i asinhronu saradnju

Vaša politika hibridne agilne suradnje pokrivat će mnoga područja, ali jedan od najvažnijih odjeljaka za virtuelne timove bit će o tome kako uskladiti živu i asinkronu suradnju. Udaljeni timovi često mogu biti u različitim vremenskim zonama, tako da je zdrav spoj živog i asinhronog rada najvažniji.

Uzimajući prvo saradnju uživo, članovi tima mogu komunicirati pomoću video poziva, redovnih telefonskih poziva i trenutnih poruka. Pokušajte rezervirati bitne zadatke za koje je potrebna trenutna povratna informacija kada je vaš tim istovremeno aktivan za maksimalnu produktivnost . Zadaci razmišljanja i sastanci za ključne odluke su vrste zadataka koje najbolje funkcioniraju za suradnju uživo.

S druge strane, asinhrona suradnja je idealna za zadatke u kojima ljudi moraju raditi samostalno svojim tempom, a zatim komunicirati ažuriranja kada je to zgodno. Na primjer, menadžer društvenih medija koji kreira kalendar sadržaja obično neće trebati trenutne povratne informacije, tako da je to odličan zadatak za asinkronu suradnju.

E-poruke mogu pasti na pamet kao dobar komunikacijski alat za asinhroni rad. Međutim, preporučujemo da zadržite sva ažuriranja na relevantnoj kartici zadatka u softveru za upravljanje projektima. Na taj način svi učesnici mogu pristupiti jasnoj vremenskoj liniji napretka bez potrebe za dugotrajnim pozivom da bi u potpunosti razumjeli lanac e-pošte.

5. Promovirajte društvenu stranu rada

Jedna od opasnosti rada na daljinu je da se ljudi mogu osjećati izolirano i odvojeno od svog tima. To može dovesti do demotivacije i, na kraju, do velike fluktuacije. I dok je teško odrediti prioritete u okruženjima visokog pritiska, društvena kohezija je suštinski dio timske saradnje. Bez pauza za kafu i ručak koji su ukorijenjeni u uredskim postavkama, menadžeri moraju olakšati interakcije na mreži osim razgovora zasnovanih na zadacima.

Jednostavan način za jačanje veza između članova tima je stvaranje kanala za društveni razgovor. Na primjer, nit za ljude koji vole igre može povezati segment vašeg tima, pa čak i stvoriti veze između odjela. Slično, možete stvoriti interne napore za povezivanje ljudi oko dobrog cilja, kao što je ESG komitet. Alternativno, možete kreirati online događaje kao što su kvizovi petkom popodne, četvrtkom jutarnje pauze za kafu i proslave za postizanje prekretnica.

Uz čvršće veze između vaših udaljenih radnika, postižete jedno od ključnih načela agilne metodologije: fluidnu komunikaciju. Razbićete nesigurnost posezanja za nepoznatim članom tima i stvoriti okruženje u kojem svi članovi vašeg tima imaju leđa jedni drugima.

6. Upravljajte izazovima prije vremena

Kada radite u hibridnoj kancelariji, imate jedinstven skup izazova koje ne doživljavaju ni potpuno udaljeni timovi ni timovi koji su u potpunosti u kancelariji. Kao primjer, ovdje ćemo se fokusirati na to kako postići ravnopravno učešće oba tima.

Efikasna saradnja u agilnoj metodologiji zahteva jednako učešće svih timskih igrača, i mnogo je bolje uzeti proaktivan, a ne reaktivan pristup da se to garantuje. Stoga, prije nego što pokrenete svoj hibridni format, pokrenite vježbu upravljanja rizicima kako biste identificirali gdje bi se suradnja mogla prekinuti između timova i kreirajte planove za njihovo ublažavanje.

Na primjer, timovima u kancelariji je vrlo lako da održe brzi sastanak licem u lice i donesu odluke bez da ih saopšte vašim udaljenim radnicima. Stoga, pogledajte svoju politiku hibridne agilne saradnje i insistirajte da se svi sastanci odvijaju na platformi zasnovanoj na oblaku kako biste izbjegli nedosljednu komunikaciju i osjećaj otuđenosti.

Ostala pitanja na koja treba obratiti pažnju su izgaranje među vašim udaljenim radnicima. Umjesto da se bavite problemom nakon što se već pojavio, zakažite sastanke koji se ponavljaju kako biste provjerili svoje udaljene radnike i ponudili pomoć. Potencijalna rješenja mogu uključivati ​​više društvenih interakcija ili plaćanje coworking prostora kako bi se pomoglo udaljenim radnicima da naprave razliku između svog doma i ureda.

7. Imajte politiku otvorenih vrata za povratne informacije i sugestije

Usko povezan sa našom prethodnom tačkom otvoren je za povratne informacije. Agilna saradnja uključuje promenu vaše strategije kada ne funkcioniše, pa dozvolite da vaša politika bude živi dokument. Čak i uz najbolje planiranje na svijetu, ne možete razumjeti iskustvo svojih zaposlenika ako im ne date siguran prostor da iznesu svoje ideje.

Osim praktičnih promjena koje možete napraviti da biste prihvatili prijedloge, vaša politika otvorenih vrata uvjerava vaš tim da je njihovo mišljenje važno, što će im pomoći da se osjećaju usklađenijim s ciljevima vaše kompanije.

U duhu agilnog rada, možete eksperimentirati s različitim kanalima povratnih informacija. Video sastanci jedan na jedan su idealna opcija za taj lični dodir, ali ne žele svi da se otvore pred svojim šefom. Za osjetljivije prijedloge možete kreirati anonimne obrasce za povratne informacije kako biste dobili dublji uvid u poteškoće.

Međutim, ovi kanali nisu samo za rješavanje problema. Agilna suradnja je plodno tlo za inovativna poboljšanja vašeg toka posla. Članovi tima mogu pružiti jedinstvene uvide i ideje koje mogu biti od neprocjenjive važnosti u poboljšanju vaše efikasnosti i rezultata.

Bitrix24: Najbolja agilna platforma za saradnju za hibridna radna mesta

Agilna suradnja i hibridna radna mjesta nisu samo trendovi i popularne riječi, već su neophodna u današnjem radnom okruženju. Ali da biste uspješno implementirali agilne metodologije i prešli na hibridno radno mjesto, potrebni su vam moćni alati koji rade i u uredu i u oblaku.

Bitrix24 je platforma sve u jednom na kojoj možete dobiti sve aplikacije koje su vam potrebne na jednom mjestu:

• Alati za upravljanje projektima s agilnim vizualizacijama kao što su Kanban ploče
• Potpuni paket komunikacijskih kanala za sinhronu i asinkronu saradnju
• Sistem za upravljanje dokumentima tako da su vaši interni i udaljeni radnici na istoj stranici

FAQ