Može li savremeni prodajni tim uspjeti bez efikasnog upravljanja zadacima putem CRM-a?
Iskren odgovor je – vjerovatno ne.
Praćenje zadataka, follow-upova i komunikacije s klijentima nije jednostavno. A ako ste previše zauzeti osnovnim obavezama, teško ćete ostvariti ambiciozne ciljeve.
Dobro integrisan CRM za prodajne timove ne samo da efikasno organizuje zadatke već i automatizuje ponavljajuće procese, oslobađajući vrijeme za aktivnosti koje zaista donose rezultate.
Upravljanjem zadacima putem CRM-a postajete efikasniji – znate tačno kada da kontaktirate potencijalnog klijenta, koji zadaci su prioritetni i kome šta treba dodijeliti, bez ručnih ažuriranja.
U nastavku vam donosimo praktične strategije za uspješno upravljanje zadacima putem CRM-a – od postavljanja podsjetnika, preko lakše saradnje u timu, do povećanja ukupne produktivnosti.
1. Postavite automatske podsjetnike i ne propustite nijednu obavezu
Vrhunski prodajni agent se često doživljava kao sjajan komunikator i vješt pregovarač – rijetko kao neko ko je savršen planer. Tu na scenu stupaju automatski podsjetnici koji preuzimaju administrativne zadatke i omogućavaju da se fokusirate na ono što zaista donosi prodaju.
Propustiti follow-up ili zaboraviti na klijenta može vas koštati prilike i novca. Dobra organizacija sama po sebi nije dovoljna, ali je idealna osnova za automatizaciju prodajnih zadataka.
CRM podsjetnici vašem timu dostavljaju pravu informaciju u pravo vrijeme – bilo da se radi o pripremi za sastanak ili podsjetniku da kontaktirate potencijalnog klijenta. Posebno su korisni u periodima kada je obim posla veliki i lako je zaboraviti na pojedine korake u procesu.
Automatizacijom zadataka u CRM-u, radni dan teče glatko i profesionalno, bez obzira na dužinu vaše liste obaveza.
2. Dodjeljujte i pratite aktivnosti za veću odgovornost
Upravljanje zadacima u CRM-u podrazumijeva pametnu raspodjelu i jasno praćenje napretka. Ne možete kreirati zadatke i nadati se da će ih neko sam preuzeti – niti ih dodjeljivati bez praćenja realizacije.
CRM softver pojednostavljuje proces jer algoritmi rade veliki dio posla u pozadini. Menadžeri mogu, recimo, na Kanban tabli vidjeti sve zadatke u pripremi i delegirati ih prema kompetencijama članova tima. Za ravnomjernu raspodjelu obaveza korisno je koristiti Gantt dijagram, koji prikazuje opterećenje svakog člana tima.
Kada zadaci krenu, imate cjelokupni pregled napretka, performansi, leadova i prodajnog toka. To ne samo da olakšava raspodjelu rada, već i podiže nivo odgovornosti, jer svi u timu imaju jasan uvid u svoje i tuđe zadatke.
3. Prioritizirajte zadatke prema rokovima i hitnosti
Kada se istovremeno odvija mnogo prodajnih aktivnosti, pravilna prioritizacija pomaže da zadržite fokus na onome što donosi rezultat. CRM vam omogućava da označite prioritetne zadatke i da ih dodjeljujete prema snazi i iskustvu članova tima, kako bi ključni zadaci bili završeni na vrijeme.
U prodaji je sve važno, ali ne može sve biti najvažnije. Upravo zato je korisno koristiti matricu prioriteta. Eisenhower matrica, na primjer, dijeli zadatke u četiri kategorije:
-
Hitno i važno
-
Važno, ali nije hitno
-
Hitno, ali nije važno
-
Nije hitno niti važno
U CRM okruženju, zadaci vezani za zaključenje prodaje imaju prednost nad onima u ranijim fazama procesa, a komunikacija s ključnim klijentima nad onom sa slabijim leadovima.
Kada koristite CRM za upravljanje zadacima prema hitnosti i rokovima, svakog jutra možete otvoriti svoj dashboard i odmah vidjeti šta zahtijeva vašu pažnju. Prvo rješavate ono što je i hitno i važno, a zatim prelazite na zadatke koji su važni, ali nisu urgentni.
4. Pratite napredak u stvarnom vremenu i reagujte pravovremeno
Kada su zadaci pravilno raspoređeni i prioriteti postavljeni, sljedeći korak je automatizacija praćenja CRM aktivnosti radi veće produktivnosti. Naravno, možete ručno provjeravati svaki zadatak tražeći probleme ili zastoje, ali to zahtijeva puno vremena.
Zato su automatske notifikacije izuzetno korisne – obavještavaju vas kada je neko “zapeo” u zadatku ili se približava krajnji rok. Kada na vrijeme uočite potencijalne zastoje ili propuštene prilike, možete preraspodijeliti obaveze i resurse kako biste održali kontinuitet u radu tima.
Ovaj način praćenja prodajnih aktivnosti smanjuje stres jer imate uvid u napredak u realnom vremenu i možete reagovati prije nego što problemi prerastu u ozbiljne prepreke.
Kao i kod prioritizacije, ažuriranja u stvarnom vremenu pomažu da fokus usmjerite na ono što trenutno zahtijeva vašu pažnju. Kada su svi bitni podaci dostupni na jednoj centralizovanoj kontrolnoj tabli (dashboardu), smanjuje se broj prekida u radu i povećava ukupna efikasnost tima.
5. Povežite upravljanje zadacima s kalendarom za lakše zakazivanje sastanaka
Integracije, poput automatizacije, predstavljaju moćan alat za povećanje produktivnosti. Omogućavaju povezivanje različitih aplikacija kako bi se podaci automatski prenosili bez potrebe za ručnim unosima, čime se štedi vrijeme i energija.
Za prodajne timove, CRM i kalendar čine savršen spoj. Sve obaveze, rokovi i sastanci se nalaze na jednom mjestu. Bilo kakva promjena u CRM zadacima automatski se ažurira u kalendaru.
Kada ste u razgovoru s potencijalnim klijentom i on predloži termin, više nema potrebe da prelistavate rokovnik. Jednostavno provjerite svoju cloud-agendu, potvrdite dostupnost i kreirajte zadatak direktno u kalendaru. Možete odmah dodati i klijenta u poziv i poslati automatski podsjetnik dan ili dva prije sastanka.
Ova vrsta povezivanja ubrzava zakazivanje i smanjuje mogućnost grešaka, što doprinosi profesionalnijem pristupu u svakodnevnom radu.
6. Kreirajte izvještaje o izvršenju zadataka i prilagodite prodajne procese
CRM nije samo alat za organizaciju i automatizaciju, već i snažan izvor podataka za analizu produktivnosti i identifikaciju prilika za poboljšanja.
Od trenutka kada lead uđe u sistem, CRM-ovi analitički alati prate različite pokazatelje performansi (KPI-jeve), uključujući brzinu zatvaranja prodaja i prosječno vrijeme čekanja klijenata.
Zahvaljujući upravljanju zadacima putem CRM-a, prodajni timovi mogu pristupiti detaljnim izvještajima o stopi izvršenja zadataka, vremenu potrebnom za zatvaranje prodaja, kao i vremenu provedenom na čekanju. Ovi podaci jasno pokazuju gdje dolazi do zastoja i otvaraju prostor za optimizaciju procesa.
Izvještaji otkrivaju obrasce koji mogu pomoći u oblikovanju budućih strategija. Menadžeri dobijaju jasniji uvid u faktore koji utiču na produktivnost – koliko vremena je potrebno za različite vrste zadataka, kada je tim najefikasniji i koje aktivnosti daju najviše rezultata.
Na osnovu tih uvida moguće je bolje planirati raspored rada, postaviti realne ciljeve i usmjeriti resurse tamo gdje su najpotrebniji, čime se poboljšava ukupna efikasnost prodajnog tima.
7. Sarađujte s timom putem zajedničkih zadataka, komunikacijskih aplikacija i dokumenata
U prodajnim procesima, saradnja je ključna. Bilo da članovi tima zajednički rade na velikom klijentu ili dijele odgovornosti za follow-up aktivnosti, CRM sistemi sa funkcijama za saradnju omogućavaju laku i efikasnu koordinaciju.
Klasični alati za saradnju koje možete koristiti u upravljanju zadacima putem CRM-a uključuju chat, e-mail i video pozive. Ove aplikacije se mogu pokrenuti direktno iz CRM-a, omogućavajući brzo povezivanje — bilo da radite iz kancelarije ili na daljinu.
Naprednije verzije CRM-ova nude i dodatne alate za saradnju kao što su zajednički dokumenti, pohrana datoteka i zadaci u obliku kartica (task cards).
Na primjer, ako tim razvija standardizirane prodajne prakse, nema potrebe da svako piše zaseban dokument koji se kasnije pokušava “spojiti”. Umjesto toga, svi mogu raditi na istom dokumentu u realnom vremenu, čime se štedi vrijeme i izbjegavaju greške. Nakon uređivanja, dokument se pohranjuje na cloud i može se zaključati za izmjene, osiguravajući da svi rade prema istoj verziji.
Kartice zadataka (task cards) posebno su korisne za dinamičan rad. Recimo da lead prepuštate kolegi specijaliziranom za određenu industriju – umjesto da sve informacije šaljete putem e-maila, možete kreirati karticu s linkom ka CRM profilu leada i preciznim uputama, čime se izbjegava gubitak podataka i nepotrebna prepiska.
8. Kreirajte prilagođene tokove rada i automatizujte ponavljajuće zadatke
Svaki prodajni tim ima zadatke koji se redovno ponavljaju – slanje dobrodošlica, zakazivanje follow-up poziva ili prikupljanje povratnih informacija. Upravo ovakve rutinske aktivnosti idealne su za automatizaciju pomoću prilagođenih tokova rada (custom workflows).
Ovdje se ne radi o ničemu previše tehničkom – workflow je jednostavno niz povezanih zadataka koje svaki lead mora proći.
Na primjer, kada lead postane potencijalni klijent, automatizovani workflow može automatski pokrenuti naredne korake: slanje e-maila zahvale, zakazivanje follow-up sastanka ili obavještavanje drugih članova tima. Sve radnje su već unaprijed definisane, čime se štedi vrijeme i smanjuje rizik da nešto bude zaboravljeno.
Još efikasnije upravljanje zadacima postiže se postavljanjem automatskih okidača – npr. kada lead popuni kontakt formu, workflow se aktivira automatski. Napredni CRM-ovi čak omogućavaju da se zadaci ravnomjerno raspodijele između agenata ili da se automatski dodjele onome s najmanjim opterećenjem.
9. Sinkronizujte podatke o zadacima na svim uređajima i platformama
U savremenom poslovanju, fleksibilnost pristupa podacima je ključna. Prodajni timovi moraju imati mogućnost da pristupe CRM zadacima s bilo kojeg uređaja — bilo da su u kancelariji, na terenu ili rade od kuće. Upravljanje zadacima kroz CRM uz sinhronizaciju omogućava članovima tima da ostanu povezani s obavezama i rokovima, gdje god da se nalaze.
CRM rješenja s moćnim mobilnim aplikacijama postaju sve popularnija jer omogućavaju efikasan rad čak i u pokretu. Na primjer, agent može ažurirati status follow-up poziva direktno s telefona dok je u vožnji, a ta promjena se odmah prikazuje u CRM sistemu.
Osim uštede vremena, mobilne aplikacije omogućavaju tačniji unos podataka bliže vremenu sastanka, umjesto da se informacije unose kasnije. Kada tim može raditi u pokretu, smanjuje se potreba za dodatnim radnim satima u kancelariji, što direktno doprinosi većoj produktivnosti i smanjenju rizika od burnouta.
Bitrix24: Kompletno rješenje za upravljanje zadacima i CRM u jednom
Ovladavanje upravljanjem zadacima pomoću CRM-a može biti prekretnica za svaki prodajni tim koji želi pojednostaviti rad, povećati produktivnost i dosljedno ostvarivati ciljeve.
Bitrix24 nudi sve što vam je potrebno: od organizacije i praćenja zadataka, do poboljšane saradnje u timu i analize na osnovu stvarnih podataka.
Ključne prednosti uključuju:
-
Automatski podsjetnici koji vas štite od propuštenih rokova i follow-up aktivnosti
-
Dodjela i praćenje zadataka kako bi se obaveze ravnomjerno rasporedile i pratile
-
Sinhronizacija s kalendarom za potpunu usklađenost rasporeda na svim uređajima
-
Alati za saradnju koji olakšavaju zajednički rad na zadacima
-
Izvještaji o zadacima koji pružaju uvid u učinak i produktivnost
Često postavljana pitanja (FAQ)
Kako CRM pomaže u upravljanju prodajnim zadacima?
CRM olakšava upravljanje zadacima tako što:
-
Prikuplja i povezuje podatke o klijentima
-
Automatski šalje podsjetnike za follow-up i sastanke
-
Pruža jasan pregled prioriteta i rokova
-
Omogućava analizu performansi radi optimizacije prodajnih procesa
Koje su najbolje prakse za korištenje CRM-a u svrhu povećanja produktivnosti?
Najbolje prakse uključuju:
-
Automatizaciju ponavljajućih zadataka
-
Integraciju CRM-a s kalendarima
-
Korištenje alata za timsku saradnju
-
Redovno pregledanje izvještaja o izvršenju zadataka
-
Održavanje mobilne pristupačnosti CRM-u
Koje funkcionalnosti CRM treba imati za efikasno upravljanje zadacima?
Za efikasno upravljanje zadacima, CRM treba nuditi:
-
Automatske podsjetnike
-
Dodjeljivanje i praćenje zadataka
-
Prioritizaciju prema rokovima i hitnosti
-
Praćenje napretka u stvarnom vremenu
-
Integraciju s kalendarima
-
Automatske izvještaje o učinku
-
Alate za saradnju
-
Prilagođene tokove rada
-
Sinhronizaciju na svim uređajima
