Ako se vaše preduzeće mora baviti projektima, možda biste željeli integrirati softver za upravljanje projektima u svoje tokove rada. Takva aplikacija bi vam trebala omogućiti da povećate efikasnost svog tima, osigurate da uvijek poštujete rokove, zadovoljite svoje kupce i maksimizirate prihod. Iz ovog članka ćete saznati kako odabrati najbolji softver za upravljanje projektima i koje funkcije tražiti. Osim toga, saznat ćete o optimalnim alatima za upravljanje projektima za različite tipove korisnika.
Definicije softvera za upravljanje projektima
Zamislimo da snimate film. Da biste to ostvarili, trebali biste izvršiti sljedeće zadatke:
- Obavljajte kastinge za glumce
- Unajmite kamermane, statiste, producenta zvuka i druge profesionalce
- Pobrinite se da su svi dostupni na odgovarajuće datume
- Dobijte dozvolu za rad na nekim historijskim lokacijama
- Organizujte prevoz i smještaj
- Preuzmite budžet
- Planirajte marketinšku kampanju
Sve ove zadatke trebate obavljati određenim redoslijedom. Stotine ljudi bit će uključeno u proces. Tim vašeg filma sastojat će se od različitih malih timova, od kojih će svaki imati svoje ciljeve i rokove. Softver za upravljanje projektima trebao bi vam omogućiti da shvatite ko šta treba da uradi i kada. Moći ćete racionalno rasporediti svoje resurse, optimizirati svoje rasporede i smanjiti troškove.
Softver za upravljanje projektima je vrsta online aplikacije za saradnju. Evo kako funkcioniše:
- Svi zaposlenici koji sarađuju na projektu prijavljuju se kako bi provjerili šta se od njih očekuje da urade i kada
- Zaposleni bilježe svoj napredak u izvršavanju zadataka
- Dodaju relevantne detalje, kao što su napomene o svim promjenama
- Članovi tima s odgovarajućim nivoom dozvola mogu pratiti čime su njihove kolege zauzete, koji su im rokovi i koje ciljeve trebaju ispuniti.
Nadzornici mogu jasno vidjeti hoće li svi zadaci biti završeni na vrijeme. Ako neki članovi tima ne ispune svoje rokove, menadžeri mogu brzo preraspodijeliti zadatke i dodijeliti ih drugim profesionalcima. Ako vaš softver za upravljanje projektima podržava praćenje finansija, možete provjeriti i da li se uklapate u budžet.
Funkcionalnost aplikacije za upravljanje projektima
Uz pomoć softvera za upravljanje projektima, možete upravljati i online i offline projektima, kao što su:
- Marketinška kampanja influencera
- Offline sajam
- Izgradnja online tržišta
- Rekonstrukcija stare kuće
Uz pomoć softvera možete vidjeti koliko resursa svaki projekat zahtijeva. Osim toga, možete identificirati potencijalne probleme prije nego što se dogode. Ako softver primijeti da određeni zadatak možda neće biti završen u roku, unaprijed će vas obavijestiti kako biste imali dovoljno vremena da preduzmete mjere.
Napredne aplikacije za upravljanje projektima mogu uraditi sljedeće:
- Automatski precizno podesite raspored projekta kada zaposleni ne ispoštuju rokove
- Sastavljajte izvještaje kako biste nadzornicima javili koji zaposleni imaju previše ili premalo posla
- Praćenje budžeta projekata
- Zabilježite naplative sate kako biste mogli slati fakture kupcima za odrađeno vrijeme
Da biste smanjili troškove, možda biste trebali početi sa softverom koji nudi osnovnu funkcionalnost po minimalnoj cijeni, a zatim vam omogućava nadogradnju na naprednije planove s proširenom funkcionalnošću i višim cijenama.
Ključni parametri rješenja za upravljanje projektima
Najbolji softver za upravljanje projektima treba da ispunjava sljedeće kriterije:
- Budite fokusirani na projekte, a ne na bilo koju vrstu tekućeg posla. Na primjer, Airtable, Basecamp i Trello se često mogu okarakterizirati kao alati za upravljanje projektima – ali u stvari, profesionalci ih mogu koristiti za bilo koju vrstu posla. Projekt mora imati datum početka, datum završetka i rezultat. Ako jedan od ova tri bitna elementa nedostaje, to znači da se posao koji radite ne može okarakterizirati kao projekt.
- Ponudite instrumente za praćenje, organiziranje i raspoređivanje rada na projektima. Ganttovi dijagrami su također bitni: oni pružaju vremenski prikaz koji se obično koristi u upravljanju projektima.
Softver za upravljanje projektima omogućava vašim zaposlenicima da paralelno žongliraju desetinama ili stotinama projekata i njihovim rasporedima. Ako pokušate koordinirati sve ove zadatke koristeći e-poštu, olovku i papir ili bilo koje druge manje napredne alate, vaš rad bi se mogao pretvoriti u haos.
Savjeti za odabir rješenja za upravljanje projektima
Kada upoređujete različita rješenja za upravljanje projektima, trebali biste sebi postaviti ova tri pitanja:
- Koje vrste zadataka vaši zaposleni trebaju obaviti?
- Koliko zaposlenih ima u vašoj kompaniji?
- Kako biste željeli voditi svoj posao?
Pitajte članove svog tima o njihovim potrebama i problemima. Organizujte obuku za sve svoje osoblje o korištenju novih alata. Prilagodite aplikaciju individualnim zahtjevima vaše organizacije prije nego što počnete dodavati projekte u nju.
Troškovi postavljanja rješenja za upravljanje projektima mogu biti prilično visoki – ali ova investicija bi se trebala brzo isplatiti. Olakšat će saradnju unutar svakog tima i između timova. Bit će vam lakše procijeniti učinak vaših zaposlenika i poduzeti mjere za poboljšanje njihove efikasnosti.
Najbolji besplatni softver za upravljanje projektima
Najbolji softver za upravljanje projektima ne mora koštati bogatstvo. Mnoge vrhunske aplikacije imaju besplatne verzije, čija funkcionalnost može biti ograničena na sljedeće načine:
- Moguće je da podržavaju samo mali broj korisnika i/ili projekata
- Besplatnim korisnicima mogu ponuditi samo najosnovnije funkcije
Ako je vaša kompanija mala i obično radite samo na nekoliko projekata istovremeno, možda ćete biti zadovoljni besplatnom verzijom proizvoda. Ako imate veće preduzeće, možda biste željeli koristiti besplatnu verziju kako biste stekli predstavu o proizvodu i odlučili da li ima smisla preći na plaćeni plan.
AceProject, ProofHub, TeamGantt, Teamwork, Redmine, Wrike i Zoho Projects — ovo su neka od najpopularnijih rješenja za upravljanje projektima koja nude besplatne račune. Ipak, vodeća pozicija na ovoj ljestvici pripada Bitrix24. To je veliki i svestran proizvod koji je dostupan u on-premise ili cloud formatu, kao i mobilna aplikacija za iOS i Android. Kada je u pitanju upravljanje projektima, Bitrix24 vam omogućava sljedeće:
- Kreirajte neograničen broj grupnih i privatnih zadataka
- Dodajte podzadatke i kontrolne liste
- Koristite predloške za automatizaciju ponavljajućih zadataka
- Koristite Ganttove dijagrame za planiranje i praćenje projekata
- Prebacite se na Kanban prikaz za vizualne zadatke i projekte s potpuno prilagodljivim fazama
- Koristite ekstranet kako biste osigurali komunikaciju i saradnju s vanjskim korisnicima kao što su freelanceri, partneri i kupci
- Generišite izvještaje za procjenu učinka vaših zaposlenika
Bitrix24 se lako integrira s rješenjima trećih strana. Osim upravljanja projektima, nudi i odlične alate za upravljanje zadacima i vremenom. Cijenit ćete ugrađeni kontakt centar Bitrix24, njegov besplatni alat za izradu web stranica i moćan CRM koji može pohraniti neograničen broj zapisa.
