Rad timova na daljinu postao je izuzetno popularan, ali mnogi menadžeri se i dalje pitaju kako pravilno uvesti novog zaposlenika u digitalno okruženje.
Pojavile su se i priče o novim zaposlenicima koji, nakon nekoliko sedmica rada, još uvijek ne znaju ko im je nadređeni – a da ne spominjemo svakodnevne zadatke i procese.
Kako bismo olakšali ovu tranziciju u online radno okruženje, pripremili smo vodič koji prikazuje najbolji način za onboarding novih zaposlenika. Uključili smo sve alate koje Bitrix24 nudi kako bi virtualni onboarding bio jednostavan i učinkovit.
1. Kreirajte workflow za proces zapošljavanja
Kada razmišljate kako izgraditi onboarding plan, odlično je početi s kreiranjem korporativnog workflow-a za nove zaposlenike. Na taj način uključujete prioritete i HR odjela i nadređenih, a sigurni ste da nećete zaboraviti ključne korake – čak i kada ste pod pritiskom.
Alati za upravljanje projektima, poput Kanban tabli, omogućavaju vam praćenje napretka onboardinga za svakog zaposlenika, a podsjetnici pomažu da ostanete organizovani tokom procesa. Zašto pamtiti sve zadatke kada to umjesto vas može raditi Bitrix24?
2. Koristite forme za efikasno prikupljanje podataka
Preopterećenost e-mailovima ne koristi nikome. Zato je korisno pristupiti onboardingu na agilniji način.
Pomoću formi možete uštedjeti vrijeme sebi, HR timu i novim zaposlenicima, a istovremeno imati urednu i ažurnu evidenciju. Bitrix24 omogućava integraciju formi s HR dokumentacijom, tako da se sve automatski ažurira.
Forme ne moraju sadržavati samo tekstualna polja – mogu uključivati i upload dokumenata (npr. kopije ličnih dokumenata). Također, možete postaviti obavezna polja kako biste bili sigurni da su svi podaci dostavljeni.
3. Održavajte ažurnu organizacijsku strukturu
Kada prikupite sve lične i profesionalne podatke o novom zaposleniku, dodajte ih u organizacijsku šemu firme. Ažurirana hijerarhijska struktura dugoročno štedi vrijeme, iako se često zanemari.
U sklopu onboarding procesa, prođite s novim zaposlenikom kroz organizacijsku šemu i objasnite ko je ko u timu. Time će zaposlenici znati kome se obratiti za određene zadatke ili informacije, čime se smanjuje broj sitnih upita i ubrzava snalaženje u radnom okruženju.
4. Pametno upravljanje dokumentima = efikasniji timovi
Slično kao i sa strukturom firme, organizacija dokumenata treba biti jasna i logična. Kreirajte glavni dokument koji objašnjava strukturu dokumenata na Drive-u. Bitrix24 omogućava da ograničite pristup određenim fajlovima, čime sprječavate neželjene izmjene.
Ako vaš tim i dalje postavlja pitanja o tome gdje se nalaze važni dokumenti, vjerovatno je vrijeme za optimizaciju strukture i redovna ažuriranja, koja možete najaviti na timskim sastancima.
5. Koristite video pozive za ličnu dobrodošlicu
Iako timovi na daljinu imaju mnoge prednosti, važno je osigurati da se novi članovi osjećaju prihvaćeno i povezano. Organizujte video poziv u kojem se novi zaposlenik može predstaviti, a tim upoznati s njegovom ulogom i obrnuto.
Ne bojte se uključiti i neformalne teme u razgovor – najbolji timovi se ne grade isključivo na poslovnim odnosima. Također, razmislite o mjesečnim virtualnim druženjima, npr. petkom poslijepodne, kako biste jačali timsku povezanost.
6. Dodijelite mentora za dodatnu podršku
U zavisnosti od veličine tima, možete novom zaposleniku dodijeliti mentora. To ne samo da vam štedi vrijeme kao menadžeru, već i ubrzava integraciju novog člana u tim.
Virtualni timovi nemaju neformalne razgovore pored aparata za kafu, a mentor može djelimično nadomjestiti taj aspekt povezivanja. Kroz kalendar možete zakazati redovne sastanke između mentora i zaposlenika, kao i omogućiti komunikaciju putem internih poruka.
7. Pošaljite fizičko iznenađenje
Podaci koje prikupite o novim zaposlenicima mogu poslužiti i za simpatične geste. Ako imate resurse, možete im poslati mali paket dobrodošlice – promotivne artikle firme, poklončiće, pa čak i buket cvijeća. Takve geste šalju jasnu poruku da su cijenjeni članovi tima.
No, važno je da ne stanete na početnom dojmu. Rođendanske čestitke ili simbolični pokloni mogu biti sjajan način da zadržite visoku motivaciju tokom cijelog angažmana.
Pripremite se za onboarding
Uspješan onboarding zahtijeva pripremu, ali većina menadžera zna koliko je teško pronaći dodatno vrijeme u prenatrpanom rasporedu.
Zato je pametna odluka postaviti sve procese odmah – uz pomoć Bitrix24. Pomoću njegovog jednostavnog sučelja možete kreirati workflow-e, forme, organizacione strukture i još mnogo toga, uz značajno smanjenje stresa i grešaka.
A što je najbolje, Bitrix24 u svojoj besplatnoj verziji nudi impresivan broj funkcija, prilagođenih i malim i velikim timovima.
Isprobajte – više od 9.000.000 firmi koje već koriste Bitrix24 dokaz su koliko svakodnevni posao može biti jednostavniji.
