Dobra tehnička specifikacija za nabavku AI alata ne opisuje proizvod — opisuje ishod i granice. Ako u specifikaciji imenujete model ili proizvođača kao obavezan uslov, postupak je izložen prigovoru i poništenju; ako ne opišete gdje se podaci obrađuju i šta se dešava na kraju ugovora, dobijate rješenje koje institucija ne smije koristiti ili koje košta više nego što je planirano. Ovaj tekst je praktičan uzorak strukture koja prolazi oba testa.
Struktura koja funkcioniše
Specifikaciju podijelite u tri cjeline: funkcionalni zahtjevi (šta rješenje radi), zahtjevi zaštite i usklađenosti (pod kojim uslovima smije raditi) i kriteriji ocjene (kako se ponude rangiraju). Prve dvije cjeline su obavezne i ocjenjuju se prolaz/ne prolaz; treća nosi bodove.
1. Funkcionalni zahtjevi — pišite ishod, ne proizvod
Loše: *"Rješenje mora biti zasnovano na modelu X."*
Dobro: *"Rješenje mora odgovarati na pitanja postavljena na bosanskom jeziku nad korpusom dokumenata institucije i uz svaki odgovor navesti izvorni dokument i stranicu."*
Zahtjevi koje vrijedi uvrstiti:
- Pretraga i odgovaranje nad vlastitim dokumentima (RAG), sa referencom na izvor za svaki odgovor.
- Podrška za bosanski/hrvatski/srpski jezik — ne samo engleski; provjerite na svom dokumentu, ne na demo snimku.
- Podrška za dokumente u formatima koje institucija stvarno koristi (PDF, DOCX, XLSX, skenirani dokumenti sa OCR-om).
- Rad sa velikim fajlovima — najmanje 100 stranica po dokumentu, bez rušenja konteksta.
- Evidencija korištenja — ko, kada, šta je pretraživao i koliko je potrošeno.
- Kontrola pristupa po ulogama — korisnik vidi samo dokumente na koje ima pravo.
2. Zahtjevi zaštite i usklađenosti — ovdje se dobija ili gubi postupak
- Obrada podataka: za neklasifikovane podatke obrada u EU regijama; za klasifikovane podatke izolovana infrastruktura unutar institucije, bez izlaska podataka.
- Zabrana treniranja: ugovorna garancija da se podaci institucije ne koriste za treniranje ili poboljšanje modela, uz DPA dokument koji se prilaže uz ponudu — ne izjava u ponudi, ne marketinška tvrdnja sa sajta.
- Izlaz i brisanje: na kraju ugovora institucija dobija sve podatke i istoriju u čitljivom formatu, a ponuđač dostavlja dokaz o brisanju u roku od 30 dana.
- Potrošnja iznad kvote: cijena po jedinici potrošnje mora biti navedena u ponudi, sa maksimalnim iznosom do kojeg institucija može da se obaveže.
- Prijenos licenci: dozvoljen između korisnika bez dodatnog troška, definisan postupak.
- Isporuka u skladu sa Zakonom o javnim nabavkama — jasno naveden pravni osnov i način na koji je predmet nabavke opisan.
3. Kriteriji ocjene
Cijena ne smije biti jedini kriterij — kod AI alata najskuplja stavka često postaje ono što nije bilo u cijeni ponude. Praktičan raspored:
- Ukupna cijena u periodu ugovora (licence + očekivana potrošnja + implementacija), 40–50%,
- Kvalitet i provjerljivost garancija (DPA, regije obrade, izlaz podataka), 25–35%,
- Iskustvo i reference na istim ili sličnim poslovima, 10–20%,
- Podrška i obuka, 10%.
Dokazi koje tražite od ponuđača
- Partnerski status kod proizvođača — provjerljiv u zvaničnom direktoriju, ne samo na papiru.
- Popunjen DPA i uslovi korištenja, sa naznačenim regijama obrade.
- Cjenovnik potrošnje iznad kvote, po jedinici.
- Plan izlaza i brisanja podataka.
- Reference — najmanje jedna na javni sektor, sa kontaktom.
Pet grešaka koje obaraju postupak
- Imenovanje modela ili brenda kao obaveznog uslova — prigovor i poništenje.
- Nedorečena potrošnja — ponuđači daju cijenu licenci, a potrošnja se pojavi kao dodatni trošak bez limita.
- Nedefinisan izlaz podataka — institucija ostaje zaključana kod ponuđača.
- Zahtjev za funkcijama koje ne postoje kao mjerljivim ("potpuno autonomno odlučivanje") — dobija se obećanje koje se ne može isporučiti.
- Testiranje demo verzijom — umjesto na vlastitim dokumentima; razlika je ogromna.
Kratki odgovori
Može li specifikacija navesti više proizvođača? Može navesti više prihvatljivih rješenja kao primjer, uz formulaciju "ili ekvivalentno" — ali obavezno mora ostaviti prostor za ekvivalent.
Je li dovoljno tražiti kopiju certifikata? Ne. Za AI alate je važniji ugovorni dio: DPA, regije obrade, zabrana treniranja i izlaz podataka.
Koliko traje izrada specifikacije? Uz postojeće interne zahtjeve, 1–2 sedmice rada sa korisnicima i nabavkom.
Treba li probni rad prije nabavke? Za kompleksnije nabavke da — pilot na jednom procesu prije višegodišnjeg ugovora.
Ako želite, pošaljite nam nacrt specifikacije na pregled — vraćamo komentare na rizične i nedorečene zahtjeve u roku od 48 sati, bez ponude i bez obaveze.
Kontakt: hello@bixie.ba