Institucija javnog sektora u BiH planirala je uvesti AI alat za mali tim — šest korisnika, interni dokumenti, potreba za pretragom nad vlastitim materijalom. Postupak je zaustavljen na prvom koraku: niko u instituciji nije mogao da odgovori na tri pitanja koja služba za nabavke mora postaviti prije nego objavi nabavku. Ovo je kratak opis kako je taj korak riješen, bez imena institucije i bez podataka iz postupka.
Situacija
- Šest korisnika, interni dokumenti neklasifikovanog sadržaja,
- potreba: pretraga i sažimanje vlastitih dokumenata, pomoć pri izradi nacrta,
- rok: budžetska godina, sa zahtjevom da se trošak zna unaprijed,
- ograničenje: institucija nije smjela vezati specifikaciju za jedan proizvod.
Prvi nacrt specifikacije tražio je "rješenje sa AI modelom koji razumije bosanski jezik" — bez definicije gdje se podaci obrađuju, bez odredbe o zabrani treniranja i bez ijednog mjerljivog kriterija. Sa takvom specifikacijom ponude nisu uporedive, a postupak je izložen prigovoru.
Šta je urađeno
- Istraživanje tržišta i procjena troška. Za šest korisnika izračunat je godišnji trošak licenci po korisniku, uz dodatak za potrošnju iznad uključene kvote. Rezultat je brojka koja se mogla staviti u budžetski zahtjev — i gornja granica potrošnje, ne samo cijena licence.
- Razvrstavanje podataka. Dokumenti su podijeljeni na javne i interne neklasifikovane. Klasifikovanog sadržaja nije bilo, što je značilo da javni servis sa ugovornim garancijama zadovoljava potrebu — i da izolovana infrastruktura nije potrebna. Ovo je u startu uklonilo najveću stavku troška.
- Provjera uslova obrade. Traženi su DPA i uslovi korištenja sa navedenom regijom obrade i izričitom zabranom treniranja na podacima korisnika. Ponuđači koji nisu mogli dostaviti dokumentaciju odmah su isključeni iz razmatranja — nezavisno od cijene.
- Izrada neutralne specifikacije. Funkcionalni dio napisan je kroz ishode: odgovor na pitanje sa referencom na izvor, podrška za dokumente institucije, evidencija korištenja. Nijedan proizvod nije imenovan kao obavezan.
- Definisanje izlaza. Ugrađena je odredba da na kraju ugovora institucija dobija sve podatke i istoriju u čitljivom formatu, uz dokaz o brisanju u roku od 30 dana.
Rezultat
Specifikacija je prošla internu provjeru službe za nabavke bez vraćanja na doradu. Ključne izmjene u odnosu na prvi nacrt:
- dodata su tri obavezna zahtjeva (regija obrade, zabrana treniranja, izlaz podataka),
- cijena je proširena sa "cijena licence" na "ukupna cijena u periodu ugovora",
- izbačeno je imenovanje proizvoda kao obaveznog uslova,
- dodata je mjerljiva stavka: vrijeme do odgovora na interno pitanje prije i poslije uvođenja.
Ušteda nije došla iz niže cijene po korisniku, nego iz toga što izolovana infrastruktura nije bila potrebna, a potrošnja je ograničena unaprijed. Kod malih timova upravo te dvije stavke određuju da li projekat ostaje u budžetu.
Šta se iz ovoga može primijeniti odmah
- Popišite podatke po korpama (javni, interni, klasifikovani) prije pisanja specifikacije.
- Tražite DPA uz ponudu, ne kao obećanje.
- Računajte ukupan trošak u periodu ugovora, ne cijenu licence.
- Ostavite prostor za ekvivalentno rješenje — drugačije postupak ne prolazi.
- Definišite mjeru uspjeha prije nabavke; poslije je niko neće definirati.
Kratki odgovori
Koliko traje ovakva priprema? Od popisa podataka do gotove specifikacije 2–3 sedmice, uz rad sa korisnicima i nabavkom.
Je li potrebna izolovana infrastruktura za mali tim? Samo ako ima klasifikovanog sadržaja; bez toga je javni servis sa garancijama ispravno rješenje.
Šta je najveći rizik? Specifikacija koja imenuje proizvod — vodi u prigovor i poništenje postupka.
Može li se nabavka vezati za postojeći ugovor ili okvirni sporazum? Zavisi od domaćih pravila i vrijednosti nabavke; provjerava se sa službom za nabavke u startu.
Ako imate sličnu situaciju — mali tim, interni dokumenti i nabavka koja treba da prođe iz prve — javite se. Pregled nacrta specifikacije radimo bez naplate i bez obaveze.
Kontakt: hello@bixie.ba